Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiế

-Một địa chỉ email sẽ gồm có 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.

+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó. Thế nhưng ngày nay người ta thường không dùng tên định dạng trong email của mình.

+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự đặc biệt.

+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền.

Ví dụ: Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com. Với "Peter Wilson" là tên định dạng, "peter_wilson" là tên email và "businessmail.com" là tên miền.

Một địa chỉ email tương ứng với một người dùng nhất định. Cấu trúc của một email bao gồm 3 phần cơ bản: [Tên email] + [@] + [Tên miền].

-Lá thư được gửi trên hệ thống bưu chính là vật liệu không cần máy nhận hay máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có các tín hiệu điện mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là được bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều này có thể rất quan trọng đối với nhiều người.

-Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện.

-Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện lợi hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư.

-Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thư gửi bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy.

Nhiều người phải giải quyết hơn cả trăm email mỗi ngày và cách duy nhất để họ phân loại tính khẩn cấp trong lượng email khổng lồ chính là tiêu đề. Tiêu đề email càng rõ, khả năng email của bạn được phản hồi sớm càng cao.

2. Đừng quên chữ ký vào cuối thư

Mọi email cần đính kèm chữ ký giúp người đọc biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn. Hãy cài đặt chữ ký được đính kèm tự động vào cuối thư, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại và chức danh của bạn.

3. Luôn xưng hô đúng mực

Dù bạn rất thân thiết với người nhận, những ngôn từ thân mật vẫn cần được loại bỏ trong ngữ cảnh chuyên nghiệp này. Nên sử dụng khuôn mẫu “Chào [ họ tên người nhận] “. Trong vài trường hợp, bạn có thể chỉ sử dụng tên người nhận, những chỉ khi được họ cho phép.

4. Loại bỏ yếu tố hài hước

Qua giao tiếp văn bản, các yếu tố hài hước khó được truyền tải và dễ bị hiểu nhầm bởi người nhận. Khi trao đổi về vấn đề nghiêm túc, hãy giữ sự hài hước hoặc các trò đùa sang một bên.

5. Đừng giả định rằng người nhận hiểu về mọi vấn đề mà bạn đề cập

Dù bạn đang trả lời lại email trong một chuỗi trao đổi, hãy chi tiết từ thông tin đến tiêu đề. Bằng cách này, người khác có thể dễ dàng hiểu được vấn đề đang được thảo luận dù họ không ở trong đoạn hội thoại này trước đó.

6. Luôn phản hồi cho tất cả email

Luôn phản hồi đúng lúc và lịch sự với mọi email bạn liên quan. Dù bạn chưa có câu trả lời vào lúc nhận được email, hãy phản hồi thông báo cho người nhận bạn đã nhận được thông tin. Trong trường hợp email được gửi nhầm đến bạn, hãy vẫn báo cho người nhận và xóa đi chúng như phép lịch sự.

7. Đừng gửi email khi đang tức giận

Đừng bao giờ trả lời khi bạn giận dữ. Tương tự vậy, những câu trả lời ngắn, cụt ngủn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Trong trường hợp này, hãy lưu lại phản hồi vào mục thư nháp và đọc lại chúng khi cơn giận của bạn qua đi.

8. Giữ bí mật những thông tin quan trọng

Dù giao tiếp điện tử khá dễ dàng và có tính bảo mật, nếu cần thảo luận những vấn đề nhạy cảm, hãy gọi điện hoặc trao đổi trực tiếp. Luôn hỏi ý kiến của người nhận trước khi thống nhất cách thức giao tiếp phù hợp.

9. Đừng lạm dụng thán từ

Dấu thang hoặc các hình thức biểu lộ cảm xúc như hình mặt cười, các từ viết tắt như LOL, haha cũng như việc sử dụng các từ VIẾT HOA không được đánh giá tốt trong giao tiếp kinh doanh. Việc sử dụng dấu chấm thang quá nhiều được xem là hợm hĩnh và thiếu chuyên nghiệp!!!!

10. Đọc lại mỗi email trước khi gửi

Đừng ngạc nhiên khi người khác đánh giá bạn qua email bạn gửi. Những lỗi cơ bản như sai chính tả hoặc ngữ pháp được cho rằng bạn thiếu học thức và cẩu thả. Luôn đọc và kiểm tra mỗi email trước khi gửi để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi cơ bản này.

Email là từ viết tắt của electronic mail , nghĩa là thư điện tử

Một địa chỉ email sẽ gồm có 3 phần:Tên định danh , tên email và tên miền

Thư điện tử sinh ra để thay thế hệ thống gửi và nhận thư bằng giấy theo cách truyền thống. So với thư giấy vốn tốn nhiều kinh phí để vận hành và tốn thời gian vận chuyển, thư điện tử giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Không chỉ có vậy, ngoài văn bản thư điện tử còn có thể chứa và gửi đi các tập tin đa phương tiện như âm thanh, hình ảnh, video và tài liệu.

Ưu điểm nổi trội nhất của thư điện tử đó là gửi và nhận cực kỳ nhanh so với cách gửi thư truyền thống

Thư điện tử có thể gửi đi được ở bất cứ thời điểm nào trong ngày và bất cứ ngày nào trong năm

Thư điện tử có thể gửi và nhận từ rất nhiều loại thiết bị có kết nối internet

Giá rẻ, hầu hết các dịch vụ thư điện tử đều miễn phí và bạn chỉ cần thanh toán cước phí internet thứ mà bạn dùng cho nhiều dịch vụ và chức năng khác

Thư điện tử có thể gửi cho một người hoặc nhiều người cùng

lúc.

Người nhận cần truy cập internet để nhận thư

Virus có thể phát tán qua các tập tin đính kèm trong thư

Rất nhiều chiến dịch lừa đảo được thực hiện qua thư điện tử nên nếu không cẩn thận bạn có thể bị đánh cắp danh tính hoặc mất tiền

Không có cách gì để đảm bảo rằng thư sẽ được đọc cho đến khi người nhận đăng nhập và check mail

Thư rác cũng là một vấn nạn khác của hệ thống thư điện tử

1. Sử dụng tiêu đề rõ ràng

Nhiều người phải giải quyết hơn cả trăm email mỗi ngày và cách duy nhất để họ phân loại tính khẩn cấp trong lượng email khổng lồ chính là tiêu đề. Tiêu đề email càng rõ, khả năng email của bạn được phản hồi sớm càng cao.

2. Đừng quên chữ ký vào cuối thư

Mọi email cần đính kèm chữ ký giúp người đọc biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn. Hãy cài đặt chữ ký được đính kèm tự động vào cuối thư, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại và chức danh của bạn.

3. Luôn xưng hô đúng mực

Dù bạn rất thân thiết với người nhận, những ngôn từ thân mật vẫn cần được loại bỏ trong ngữ cảnh chuyên nghiệp này. Nên sử dụng khuôn mẫu “Chào [ họ tên người nhận] “. Trong vài trường hợp, bạn có thể chỉ sử dụng tên người nhận, những chỉ khi được họ cho phép.

4. Loại bỏ yếu tố hài hước

Qua giao tiếp văn bản, các yếu tố hài hước khó được truyền tải và dễ bị hiểu nhầm bởi người nhận. Khi trao đổi về vấn đề nghiêm túc, hãy giữ sự hài hước hoặc các trò đùa sang một bên.

5. Đừng giả định rằng người nhận hiểu về mọi vấn đề mà bạn đề cập

Dù bạn đang trả lời lại email trong một chuỗi trao đổi, hãy chi tiết từ thông tin đến tiêu đề. Bằng cách này, người khác có thể dễ dàng hiểu được vấn đề đang được thảo luận dù họ không ở trong đoạn hội thoại này trước đó.

6. Luôn phản hồi cho tất cả email

Luôn phản hồi đúng lúc và lịch sự với mọi email bạn liên quan. Dù bạn chưa có câu trả lời vào lúc nhận được email, hãy phản hồi thông báo cho người nhận bạn đã nhận được thông tin. Trong trường hợp email được gửi nhầm đến bạn, hãy vẫn báo cho người nhận và xóa đi chúng như phép lịch sự.

7. Đừng gửi email khi đang tức giận

Đừng bao giờ trả lời khi bạn giận dữ. Tương tự vậy, những câu trả lời ngắn, cụt ngủn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Trong trường hợp này, hãy lưu lại phản hồi vào mục thư nháp và đọc lại chúng khi cơn giận của bạn qua đi.

8. Giữ bí mật những thông tin quan trọng

Dù giao tiếp điện tử khá dễ dàng và có tính bảo mật, nếu cần thảo luận những vấn đề nhạy cảm, hãy gọi điện hoặc trao đổi trực tiếp. Luôn hỏi ý kiến của người nhận trước khi thống nhất cách thức giao tiếp phù hợp.

9. Đừng lạm dụng thán từ

Dấu thang hoặc các hình thức biểu lộ cảm xúc như hình mặt cười, các từ viết tắt như LOL, haha cũng như việc sử dụng các từ VIẾT HOA không được đánh giá tốt trong giao tiếp kinh doanh. Việc sử dụng dấu chấm thang quá nhiều được xem là hợm hĩnh và thiếu chuyên nghiệp!!!!

10. Đọc lại mỗi email trước khi gửi

Đừng ngạc nhiên khi người khác đánh giá bạn qua email bạn gửi. Những lỗi cơ bản như sai chính tả hoặc ngữ pháp được cho rằng bạn thiếu học thức và cẩu thả. Luôn đọc và kiểm tra mỗi email trước khi gửi để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi cơ bản này.

2 Đừng quên chữ ký vào cuối thư ...

3 Luôn xưng hô đúng mực. ...

4 Loại bỏ yếu tố hài hước. ...

5 Đừng giả định rằng người nhận hiểu về mọi vấn đề mà bạn đề cập. ...

6 Luôn phản hồi cho tất cả email. ...

7 Đừng gửi email khi đang tức giận. ...

8 Giữ bí mật những thông tin quan trọng.

9. Đừng lạm dụng thán từ

10. Đọc lại mỗi email trước khi gửi

2 . Đừng quên chữ kí vào cuối thư

3 . Luôn xưng hô đúng mực

4 . Loại bỏ yếu tố hài hước

5 . Đừng giả định rằng người nhận hiểu về mọi vấn đề mà bạn đề cập

11. Mọi người thường ngại để deadline vào email, đặc biệt nhân viên thường không dám để deadline vào email gửi cho trưởng phòng hay sếp. Đó là vấn đề khiến việc của bạn không "chạy". Người nhận không cảm thấy mức độ cần thiết của email. Luôn có deadline là một thói quen tốt.

12. Đừng chậm trễ vì chờ mail. Có một số việc, chỉ cần một cuộc điện thoại là đã giải đáp được hết thắc mắc. Hoặc những việc đang cần gấp đừng ngồi viết mail qua lại. Gọi điện xong đừng quên viết email mô tả nội dung cuộc nói chuyện đấy nhé. Tùy cơ ứng biến nhưng vẫn cần chu đáo.

13. Đừng viết 1 email không chỉnh chu. Sau đó lại gửi thêm vài email với nội dung: "Chị ơi nãy em thiếu ý này,…". Đọc lại thật kỹ trước khi gửi. Chú ý chính tả, khoảng trắng, các ý chính đã đầy đủ chưa.

14. Cảm xúc có thể ảnh hướng đến sự quyết định của người đọc. Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy gọi 1 cuộc điện thoại "thăm dò" trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề nghị… cũng là một ý hay.

Quote: "Deal with emotions first"

15. Nếu không quản lý tốt thời gian thì có khi bạn chẳng làm được gì khác ngoài việc: nhận mail, đọc mail, trả lời mail. Hãy cài đặt thời gian nhận mail trên Outlook/ Gmail để tránh phải "dính" với email cả ngày.

Tiết kiệm chi phí

Bảo mật cao

Bao hàm mọi thứ trong thư