Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede realizarse con las herramientas de la ofimática de forma mucho mejor, más simple y rápida.

Los procesadores de texto permiten redactar todo tipo de documentos con el teclado de un ordenador o incluso desde un dispositivo móvil. Además, estos incluyen herramientas que permiten modificar varios aspectos como el tamaño o la tipografía de la letra, el color, la alineación del texto, aplicar un corrector ortográfico, etc. 

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una de las herramientas ofimáticas más utilizadas del mundo. Permiten organizar en tablas un gran volumen de datos, así como realizar todo tipo de cálculos contables. También es posible crear gráficos a partir de los datos, utilizar complejas ecuaciones, crear facturas y un sinfín de opciones más.

Presentación de diapositivas

Otra de las herramientas más utilizadas son las que permiten realizar presentaciones de diapositivas de una forma sencilla. Estas incluyen un gran número de recursos gráficos que permiten construir cualquier tipo de presentación.  

Las herramientas ofimáticas también han facilitado a los usuarios la creación de bases de datos. Estos programas permiten agrupar datos de forma lógica, así como actualizarlos, eliminarlos o modificarlos de manera fácil. Se puede decir que han democratizado el uso de bases de datos en las oficinas, ya que reduce la complejidad de su creación y gestión a su mínima expresión. 

Correo electrónico

El correo electrónico es también considerado como una herramienta ofimática. Sin duda, en la actualidad, es algo vital para las empresas. Cada usuario dispone de su propia dirección y gestor de emails, con el cual puede comunicarse con sus compañeros y clientes de forma casi instantánea. 

Calculadora

Aunque pueda parecer una herramienta menor, la calculadora es de gran utilidad en los trabajos de oficina. Sea cual sea el sector, siempre hay algún tipo de cálculo que realizar. Por ello, tener a mano una calculadora digital para realizarlos de manera rápida es de gran ayuda, ya que no solo nos ahorra mucho tiempo, sino que también evita posibles fallos humanos. 

En concreto, en los últimos años, se han popularizado las suites informáticas en la nube, con las que no es necesario instalar programas en el ordenador, sino que se trata de un servicio online al cual se accede a través de un navegador. Además, la nube guarda los archivos y hace posible que se pueda acceder a estos mismos desde cualquier dispositivo o compartirlos de manera fácil con otros usuarios.

No obstante, la ofimática no está exenta de desafíos. Algunos de ellos son la dependencia a la energía eléctrica, los problemas que genera respecto a la privacidad, así como los posibles errores en los sistemas ofimáticos o fallos en la red, que pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las empresas. En este contexto, las empresas necesitan contar con protocolos de actuación y prevención para hacer frente a estos escenarios.