Como herramienta de investigación nos  facilitan datos objetivos aportando números, porcentajes y estadísticas acerca  los factores que afectan a la productividad.
Como herramienta de escucha permite a la plantilla  expresar de forma anónima, sus percepciones, opiniones. favorables o desfavorables, las cuales  condicionan su rendimiento.
Periodicidad: Anual.
Un ambiente laboral positivo está por encima de la retribución económica y es uno de los aspectos más valorados por los trabajadores, en el momento de decidir por un trabajo, según lo revelan numerosos estudios de investigación sobre Employer Branding . Y este argumento tiene lógica ya que de las 24 horas que tiene el día,  alrededor de 8 las destinamos al sueño y 8 al trabajo y hoy las personas dan prioridad a la calidad del trabajo

Un estudio de clima laboral  puede arrojar diferentes climas en la organización. De otro lado, evalúa el estado anímico de una organización en un periodo determinado. 

Tipos de estudios de clima
Según la metodología
Estudios cuantitativos: encuestas
Estudios cualitativos: entrevistas, focus group
Estudios mixtos  combina ambas mediciones: cuestionarios y entrevistas.

La metodología más adecuada depende del tamaño y situación de la empresa. Cuando la organización supera los 200 empleados es conveniente utilizar métodos cualitativos.

Son integrales, sobre el plan de comunicación o las funciones de comunicación interna

 Abarca varios temas y aspectos. Ejemplo

·Auditoria de funciones, se examinan las 5 funciones claves de la CI: medir, planificar, comunicar, asesorar y evaluar. De cada una de estas funciones se revisan: herramientas, recursos, canales, actividades, plazos, impacto

Abarca un tema, canal o actividad. Ejemplos

·         Auditoria Cultural con el fin de revisar la cultura empresarial -elementos visibles y no visibles-, valorando si se adapta a los tiempos y al entorno.

·         Auditoria de Canales para comprobar la eficacia de los canales de comunicación interna. Se  valora si esos canales favorecen el conocimiento compartido, la gestión del cambio y la innovación.

Periodicidad  Cada 2 años una auditoria integral de CI

Se planifican y diseñan para persuadir, sensibilizar y/o promocionar.

Requieren método, planificación, estrategia y de creatividad. Es importante saber qué decir y cómo decirlo, después diseñar una estrategia creativa y finalmente, medir en base a los objetivos perseguidos.

Formular los objetivos. ¿Qué se pretende conseguir? ¿Lanzar un proyecto, notoriedad, nuevos suscriptores, fidelizar en los contenidos clientes, fidelización…? Ejemplos de objetivos cuantitativos pueden ser: alcanzar 20 suscriptores durante el primer mes.

Definir el público objetivo (target) a. Por ejemplo: mandos medios Ejemplo 70% varones de 40 años, que prefieren la documentación técnica, se informan por facebook  etc.

Seleccionar canales: según las preferencias del target   Escoger 2 o 3 canales dónde concentrar nuestros esfuerzos de comunicación, estableciendo un mix de medios. Por ejemplo: publicaciones sectoriales, un determinado evento, redes sociales concretas, etc.

Presupuesto: ¿Cuánto nos podemos gastar, cuánto nos deberíamos gastar y cuánto acabaremos gastando?

Contenido y los mensajes de la campaña. ¿Qué queremos comunicar?  ¿Qué les vamos a decir? En este punto debemos enfocarnos en nuestra propuesta de valor, beneficios, aspectos diferenciales y posicionamiento. También será imprescindible adaptar el mensaje a los medios escogidos. Por ejemplo, en Twitter es necesario concentrarlo en pocos caracteres, mientras en Facebook emplearemos  elementos visuales como el color, el tamaño, un eslogan efectivo, etc.

Plan de acción de la campaña. Detallar las distintas acciones que serán complementarias, escogiendo el momento más oportuno y definiendo su duración.Asignar responsables de la gestión de la campaña: personal de la propia empresa, colaboradores externos, una agencia, etc.

Medir.  Realizar un seguimiento de su impacto. Responder a la pregunta ¿Qué resultados hemos logrado con la campaña realizada?¿Hemos conseguido nuestros objetivos?

1.       Cuantitativa (cuestionarios)

2.       Cualitativa (entrevistas en profundidad, reuniones grupales)

3.       y Mixta.  (combina ambas)

La metodología más adecuada depende del tamaño y situación de la empresa. Cuando la organización supera los 200 empleados es conveniente utilizar métodos cualitativos.

Cuantitativa. Los cuestionarios son los más comunes, sin embargo, no es recomendable utilizar una plantilla genérica y estandarizar su medición. Cada empresa es única, por tanto cada pregunta del cuestionario, debe dar respuesta a la problemática y circunstancias de cada  negocio.

Para estudiar el clima organizacional de una empresa es necesario prestar atención a ciertos factores que influyen en el comportamiento de los individuos y que pueden ser medidos. Estos factores reciben el nombre de dimensiones.

Las dimensiones del clima organizacional son aquellas características que influyen en el comportamiento de los individuos y que pueden ser medidas y cuantificadas . Por ejemplo: la formación, las condiciones de trabajo, la equidad, el trabajo en equipo.

Una Encuesta ejemplo tipo  adecuada no debería ser tan extensa,  y podría incluir 10 preguntas

Aspectos claves en los que nos podemos centrar:

Organización: burocracia, objetivos, políticas, valores

Aportación del puesto al conjunto empresarial 

Desempeño y condiciones de trabajo adecuadas.

  Liderazgo  
Objetivos laborales.  Objetivos del puesto y desempeño. 

Realización personal, creatividad e iniciativa. 

Liderazgo: motivación y escucha 

Reconocimiento y desarrollo personal 

Comunicación: interpersonal y empresarial.  

Canales, compañerismo, Integración 

Cualitativa 

a) Los focus group son sesiones de 1 o 2 horas en grupos de entre 6 y 10 personas. Habitualmente tienen una conversación guiada por un moderador sobre uno o diferentes temas específicos. De ahí se derivan opiniones, conclusiones e incluso propuestas de los mismos participantes. Las reuniones son grabadas y transcritas, lo que resulta una fecundidad extraordinaria ya que posibilita releer varias veces algunos de los fragmentos y hacer anotaciones. 

 

b) En las entrevistas en profundidad la entrevista se realiza de manera individual a personas cuyas ideas, opiniones y valoraciones son relevantes para los objetivos de la investigación. El entrevistador y el usuario mantienen una conversación 

EL método cuantitativa es más objetiva, generalista. Se aplica a través de unos cuestionarios. Evalúa la actividad de CI  a través de  estadísticas y métricas comparativas.

Por ejemplo: comparativa de Facebook y LinkedIn, en marzo del 2019, en este mes  se analizan los mensajes e impacto de los canales: número de suscritores, visitas, likes, contenidos,etc.
LOS MODELOS
Existen tres modelos de auditoría de comunicación interna

– Uno de los primeros modelos de auditoría de comunicación interna es conocido como ICA, promovido por la Asociación de Comunicación interna de Estados Unidos.. Internal Communication Association (ICA) Este procedimiento incluye un cuestionario con 122 preguntas, entrevistas, análisis de redes de comunicación, experiencias críticas de comunicación y un diario de comunicación.

– Un segundo modelo fue desarrollado en Finlandia por el Instituto de Investigación de ese país, denominado The LTT AuditSystem, del que derivó una nueva versión denominada OCD (Organizational Communication Development), consistente en un cuestionario con una serie de preguntas cerradas y dos abiertas.

– El tercer modelo es un cuestionario denominado Cuestionario de Satisfacción de la comunicación Communication Satisfaction Questionaire, que evalúa el nivel de satisfacción de los empleados con las prácticas de comunicación, aplicado principalmente en Estados Unidos y en algunos países de Latinoamérica.

Para realizar una auditoria es necesario realizar un proyecto en el cual se delimitan los siguientes aspectos.

·         Objetivos de la auditoría y  los aspectos que  se revisarán: perfil de audiencias, mensajes claves, canales e impacto,  grado de información sobre la empresa, visión, valores, objetivos, proyectos de cambio, etc.

·         Equipo de apoyo por parte de la empresa.

·         Establecer una metodología y un calendario de trabajo

·         Concretar un sistema de recogida de datos y de análisis

·         Diseñar un informe con propuestas de mejora.

 

Las  técnicas más utilizadas son:

El análisis documental (documentación institucional escrita y digital)
Observación

El análisis de las comunicaciones ( documentación institucional: gráfica, audiovisual, comunicación digital: canales virtuales).

Las entrevistas en profundidad (posibles entrevistados:altos directivos, mandos y empleados) complementadas con encuestas.

Las reuniones  y dinámicas grupales (focus group,con públicos internos genéricos y segmentados)

El plan estratégico de comunicación interna es un documento personalizado que se proyecta a mediano y largo plazo,  único para cada organización y debe estar alineado con las áreas claves como son marketing, recursos humanos y comunicación externa, ya que la comunicación interna de una organización debe ser coherente y dar mensajes únicos a las diferentes audiencias internas.
Todas las empresas deberían dedicar un tiempo a elaborarlo. Si se diseña se gana en rapidez, efectividad. De esta manera tomarían más conciencia de sus debilidades y oportunidades.

Elementos básicos
De acuerdo con Wilcox y Cameron, todo plan de comunicación. se compone de ocho elementos básicos:

1. Situación: investigación para analizar la situación.

2. Objetivos: fines que persigue

3. Público: mapa de audiencias

4. Estrategia: líneas directrices para alcanzar los objetivos.

5. Tácticas: actividades para poner en práctica la estrategia.

6. Calendario: secuencia de actividades temporalizadas.

7.Presupuesto: el costo

8. Evaluación: comparación de los objetivos declarados con los conseguidos

1.    Escenario

2.    Proyecto futuro

3.    Análisis de la situación

4.    Planteamiento estratégico

5.     El plan

·         El punto de partida es el escenario de la empresa y del estado de la comunicación interna, En este apartado se concretan las prioridades estratégicas se definen los objetivos explicando a grandes rasgos  el plan de acción.

Uno de los mensajes centrales de este plan es contar el proyecto corporativo a las audiencias internas:

·         ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos y ofrecemos? ¿Cuál nuestra visión y orientación hacia la excelencia? ¿Qué queremos alcanzar? ¿A qué aspiramos? ¿cuáles son los valores y cómo deben vivirse en la empresa?

El plan estratégico explica los resultados del análisis realizado. Se basa en estos fundamentos que los explica. Por ello, es recomendable acudir a estudios y datos estadísticos acerca del entorno: cómo se encuentra el negocio, definiendo la actividad, las tendencias, la competencia. 

En esta fase además, hay que realizar un diagnóstico interno especificando los puntos críticos: amenazas (barreras), fortalezas (puntos fuertes), debilidades (áreas de mejora) y oportunidades (ayudas y apoyos).

Gracias al análisis PESTEL se define el entorno y las tendencias y al análisis DAFO se perfila la situación real de la organización.

En este apartado se formula una política de comunicación interna y se definen las diferentes líneas estratégicas.

Perspectiva futura: mediano y corto plazo

El plan estratégico de comunicación interna precisa que sea fruto de consenso entre los distintos departamentos participantes: Dirección General, Recursos Humanos, Comunicación

Se trata de un mapa que analiza todos los momentos claves del empleado desde el reclutamiento hasta su despedida de la empresa.

El employee experience pretende agradar al colaborador para que su estancia en la empresa sea recordada como una experiencia positiva y estimulante.

Este proyecto también conocido como Ambassadors Program, considera al personal de la organización como pilar fundamental para construir una reputación de marca externa apoyada en la marca interna.

Pueden abarcar diferentes temáticas. Con estos las empresas pretenden promover una entidad más justa que favorezca la diversidad e igualdad de oportunidades.

Algunos ejemplos: dar empleo a personas con discapacidad, dar apoyo escolar a niños emigrantes...

Antes de implantar proyectos de redes sociales internas conviene realizar un diagnóstico previo de la organización, ya que de nada sirve crear, por ejemplo, un blog de comunicación interna, si no existen empleados involucrados y participativos.

La multicanalidad se justifica debido a que los clientes acuden a la empresa desde diferentes direcciones: tienda física, teléfono inteligente, tableta, ordenador, blogs corporativos, redes sociales.

La omnicanalidad  surge ante un cliente interconectado, ávido de información e inmediatez; pretende integrar todos los canales existentes en el mercado para brindar una  experiencia de calidad al cliente con la marca.

Útil para gestionar el conocimiento de una organización, debe estar  bien diseñada y debe ser muy visual . 

Proporcionan a los empleados un lugar para conectar, aportar y compartir. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Linkedin, cada red demanda un tipo contenido y para su uso es necesario crear un protocolo que debe respetarse.

Resulta útil en organizaciones donde hay una gran circulación de gente, ascensores o salas de espera.

Sistema de cartelera digital, a través del cual se transmiten  contenidos digitales emitidos a través de pantallas, paneles o proyectores.

CANALES COLABORATIVOS

Existen numerosos gestores que permiten crear una wiki empresarial de forma sencilla, rápida

 

 Las Wikis empresariales internas tienen múltiples utilidades, como: la obtención de ideas de los empleados,  espacio de comunicación de productos entre proveedores y clientes,  órgano para mejorar la productividad…

Los grupos de trabajo también tienen a su disposición herramientas colaborativas. Las más relevantes son Trello y Slack.

Son aplicaciones Móviles conectadas a Plataformas de Comunicación Corporativa

La tecnología bot simula una conversación humana a través de una interfaz conversacional (chat). La conversación es básica en base a predicciones.

Admite, además, audios, imágenes y vídeos

Con diferentes fines permiten crear comunidad y compartir conocimiento.

Es necesario evaluar  la actividad desplegada por el responsable de comunicación interna, la calidad y efectividad de su trabajo.

Indicador

Se establece con la finalidad de aumentar nuestro nivel de control sobre las actividades que hacemos
Para poder establecer indicadores que midan el éxito de una iniciativa o proyecto de comunicación interna, es necesario contar con 3 elementos interrelacionados: el objetivo, el indicador y el criterio de éxito.
Ejemplo:
Objetivo
 Si nuestro objetivo es “Incrementar el número de colaboradores que reconocen la seguridad como un valor” debemos de saber cuántos realmente cumplen esta condición al inicio de la campaña para saber al final en cuanto logramos incrementar ese porcentaje. 

Si una primera medición indica que solo 20% reconocen la seguridad como un valor, este porcentaje es el que vamos a comparar, con el resultado final

Nuestro proyecto tendrá éxito si un 60% reconoce como la seguridad como valor en el plazo de dos meses.

En resumen:

·         Público objetivo: Personal de planta

·         Objetivo: Incrementar el número de colaboradores que reconocen la seguridad como un valor

·         Criterio de éxito: (Incremento de) 60% pasados dos meses.

Para ello empleamos el ROI, KPls y métricas
El ROI y KPls son dos indicadores indispensables para analizar la rentabilidad y los objetivos de comunicación interna

El ROI (Return On Investment) es el valor económico generado como resultado de la realización de diferentes actividades de comunicación interna. Con este dato, podemos medir el rendimiento que hemos obtenido de una inversión.

Se calcula dividiendo el beneficio obtenido o por obtener de dicha acción, menos la inversión entre la propia inversión multiplicado por cien.
Beneficio-inversión/ inversión x 100

Esa fórmula del ROI es temida porque genera expectativas respecto a la rentabilidad esperada. La presión con la que se trabaja en función del ROI  puede ser muy grande. Por ejemplo, no es lo mismo obtener un ROI de 3 que un 5 , es decir  que por cada euro invertido/gastado quieras tener un retorno de 3€ o de 5€ de beneficio.

KPI son las siglas en inglés de “Indicador clave de rendimiento”, se trata de un indicador o medidor que consideramos clave para evaluar los resultados obtenidos en una acción o campaña. Se trata por tanto de la métrica que nos indicará si vamos por buen camino y si estamos cumpliendo los objetivos que hayamos establecido.
Mide el desempeño de una acción, por ejemplo el % de trabajadores que están satisfechos con los contenidos de la intranet.

Los KPIs en este caso, son los valores medibles que te muestran qué tan efectivo eres alcanzando los objetivos en proyectos de comunicación interna. En pocas palabras, los KPIs monitorean si alcanzas los objetivos formulados ,, Se diseña para mostrar cómo se progresa en un aspecto concreto, por lo que es un indicador de rendimiento. 

Las métricas son diferentes ya que simplemente monitorean el estado de un proceso empresarial específico; las métricas monitorean los procesos
Una métrica es una unidad expresada en su mayoría por unidades o porcentajes que se obtiene de herramientas de medición. Ejemplo: el porcentaje de correos abiertos, tasa de rebote, número de nuevas visitas al sitio o de ventas como unidades desplazadas, etcétera.

EJEMPLOS DE MÉTRICAS RELACIONADAS CON LA COMUNICACIÓN

 

– % de empleados que en la última encuesta de clima/satisfacción valoran de manera positiva los ítems relacionados la calidad de la comunicación interna desarrollada por la organización.

– % de empleados que en la última encuesta de clima/satisfacción valoran de manera positiva los ítems relacionados con la atención que dedica la organización a escuchar sus demandas, expectativas, necesidades, etc.

El CEO de Ono Vodafone en España Antonio Coimbra tuvo como reto de conocer personalmente a los 3.000 empleados, algo que lo hizo a través de reuniones en grupos de 20 personas y tardó año y medio en conocerles a todos. 

El CEO de Starbucks en España, Álvaro Salafranca,  se refiere a los trabajadores como “partners”, visita al menos una vez al año a los 1.100 empleados.

 

Los directivos CEOS, directores generales o mandos deben ser conscientes que liderar es conversar. En este sentido deben favorecer los encuentros individuales y grupales, en formato reuniones o charlas, para tratar objetivos, expectativas,  corregir comportamientos y gestionar conflictos, reconocer y felicitar.

Comunicar debe ser clave para un CEO

El CEO debería poner en marcha su habilidad para comunicar. De su predisposición al diálogo, depende su capacidad de comunicar, de transmitir sensaciones y expectativas, de ilusionar a la plantilla.

Uno de los encuentros más institucionalizados por el CEO consciente de su rol, es el walking around. (Realizar un paseo por la empresa para entablar comunicaciones informales con los empleados)
En resumen, algunas acciones realizadas por el CEO son:
Tertulias,Desayunos de trabajo, comidas de trabajo, Walking around y conversaciones en la cafetería o en torno a la Máquina de  Café.


PROYECTOS
Los principales proyectos son:
Employee Journey map (mapa de ruta del empleado)

Se trata de un mapa que analiza todos los momentos claves del empleado desde el reclutamiento hasta su despedida de la empresa.

El employee experience pretende agradar al colaborador para que su estancia en la empresa sea recordada como una experiencia positiva y estimulante.

Este proyecto también conocido como Ambassadors Program, considera al personal de la organización como pilar fundamental para construir una reputación de marca externa apoyada en la marca interna.

Pueden abarcar diferentes temáticas. Con estos las empresas pretenden promover una entidad más justa que favorezca la diversidad e igualdad de oportunidades.

Algunos ejemplos: dar empleo a personas con discapacidad, dar apoyo escolar a niños emigrantes...

Antes de implantar proyectos de redes sociales internas conviene realizar un diagnóstico previo de la organización, ya que de nada sirve crear, por ejemplo, un blog de comunicación interna, si no existen empleados involucrados y participativos.

La multicanalidad se justifica debido a que los clientes acuden a la empresa desde diferentes direcciones: tienda física, teléfono inteligente, tableta, ordenador, blogs corporativos, redes sociales.

La omnicanalidad  surge ante un cliente interconectado, ávido de información e inmediatez; pretende integrar todos los canales existentes en el mercado para brindar una  experiencia de calidad al cliente con la marca.

Los primeros proyectos que se emprenden son los diagnósticos: estudios de clima y auditorias de comunicación. Después,  teniendo en cuenta los resultados de ambas investigaciones  se empieza a diseñar el plan que debe ser estratégico.

Otra de las tareas más recurrentes del comunicador interno es realizar Campañas de sensibilización en todos los proyectos,  sea un estudio de clima, una auditoria de valores o un proyecto de reconocimiento.

EL plan estratégico de comunicación es una de las tareas más determinantes ya que de su diseño depende la movilización del personal para que persiga unos objetivos. En el plan se optan  por varias estrategias y en el mismo se desarrollan diferentes  programas y proyectos que se realizarán a mediano, corto y largo plazo.a programas y proyectos. Como trabajo adicional indispensable del plan es el diseño de políticas de comunicación interna.

Finalmente,  en este modulo se tratan dos acciones decisivas para la efectividad de la comunicación interna,  el rol del CEO y  la evaluación a  través de métricas y Kpls.