Los empresarios presentarán los libros de contabilidad que obligatoriamente deben llevar el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio social, para su legalización, y obligatoriamente vía telemática, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. 

·       Diario de contabilidad

(*) voluntario en PYMES y Abreviadas.

Por su parte, los libros NO contables (libro de actas, registro de socios, registro de acciones nominativas…) también se deberán legalizar obligatoriamente vía telemática.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

 

 

Si los libros no se registran ante la autoridad competente, no surtirán efectos ante terceros sino hasta la fecha de su inscripción. Además, podrá acarrear sanciones legales, entre otras, multas impuestas por las superintendencias y por las autoridades tributarias.

Por otro lado, el Código de Comercio en su artículo 30 indica que los libros de contabilidad deben de conservarse durante un plazo de 6 años a partir del último asiento realizado.

 

Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Artículo 57. PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO. En los libros de comercio se prohíbe: Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

 Este artículo menciona lo que sucede cuando en los hallazgos de la revisión contable se evidencian valores que no tienen los soportes adecuados, tales como facturas que cumplan con requisitos de deducibilidad por causación de costos y gastos cuyo rechazo genere una corrección de la liquidación privada.

Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT.

 

Además, cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona  o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

 

Los siguientes son clasificados como libros de contabilidad principales.

Libros de contabilidad auxiliares: Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías(12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por (11) Art. 36 de la Ley 223 de 1995 modificatorio del art. 616 del E.T. (12) Art. 129 D.2649 de 1993 Carrera 10 No. 96-25 Oficinas 603 / 604 Teléfonos 6100804 Telefax 6101316 Dirección electrónica Consejotecnico@multi.net.co 9 unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.
Los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:

 

 

Errores en la aplicación de políticas contables, utilizar una NIIF con un criterio diferente al permitido en la norma, por ejemplo depreciar una propiedad de inversión medida al valor razonable.

Inadvertencia de hechos económicos ocurridos en el periodo (un cambio de una norma tributaria que cambia la tarifa del impuesto a las ganancias) 

Mala interpretación de los hechos económicos
 

Fraudes (incluye fraudes descubiertos en periodos posteriores, pero que ocurrieron en periodos diferente sobre el cual se informa).

Las utilidades del ejercicio, en el balance general, se ubican dentro del patrimonio de la empresa, ya que toda ganancia de los activos incrementa el patrimonio de la empresa.

El cierre contable.

Se trata de recopilar los importes de las diferentes partidas en un solo apunte para dar por terminada la contabilidad del ejercicio justo con esos datos.

Esas mismas cantidades serán las que formen el asiento de apertura del ejercicio siguiente para abrir de nuevo la contabilidad y poder arrastrar las cuantías de un año a otro. 

A continuación, vamos a ver cual es el procedimiento para realizar el cierre contable de principio a fin. Para ello, debemos empezar con revisar que la contabilidad de la empresa esté bien y cuadrar los datos necesarios en el caso de que falte información o no sea correcta.

Para ello, se deberán repasar los libros contables y hacer las modificaciones correspondientes. Según el artículo 28 del Código de Comercio, los libros contables obligatorios son:

Una vez se tenga en orden la información de los libros contables, se podrán realizar los asientos correspondientes al cierre fiscal y terminar el año contable de la empresa.

Básicamente, todo el proceso empieza con verificar que los datos contables son correctos y encajan con lo que se describe en el Libro Diario.

Si una vez revisadas las sumas del debe y haber de las distintas cuentas contables los saldos coinciden, tenemos mucho ganado. Si no hay ningún error, significa que la conciliación con el libro Mayor ya está hecha, que el patrimonio de la empresa real coincide con lo indicado en los libros de empresa y que, por lo tanto, podemos seguir adelante.

En el caso de que no coincidiera, se deben revisar los números registrados en las distintas cuentas para detectar dónde está el error y corregirlo. Así, se eliminan los errores de los demás libros de empresa.

 

Una vez conciliadas las sumas del debe y haber, el siguiente paso es comprobar que no haya ningún error en el Plan General Contable.

El Plan General Contable es una guía elaborada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas que sirve de referencia para los contables en cuanto a cuestiones relativas a la regulación de la contabilidad en las sociedades españolas.

En él, se establece un listado con todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa, por lo que se debe revisar que no hay ningún error en ninguno de ellos. A continuación, detallamos todos los grupos para no perder ninguno de vista:

Tras revisar el Plan General Contable, se deben comprobar las existencias para saber cuántas unidades compradas no se han consumido.

Una vez restadas las existencias no consumidas de las compradas durante todo el año, el resultado debería coincidir con el número total de existencias de las que dispone la empresa en el momento de hacer el recuento.

En este sentido, también deberían restarse las mercancías y materias primas utilizadas para fabricar productos que tampoco se han consumido.

En función de la variación que se dé después de hacer el recuento, veremos si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto. Por lo tanto, ya tendremos la información necesaria para pasar al siguiente punto: la clasificación de deudas y créditos.

 

Es importante no olvidar que las deudas que se deben indicar tanto las deudas que pertenezcan al año contable en curso como todos los créditos solicitados y que aún están pendientes de ser cobrados.

 Reclasificar las deudas y créditos implica exactamente eso: que al cerrar la contabilidad de la compañía, las deudas y créditos que se vayan a pagar y cobrar durante el próximo año contable se indiquen como deudas a corto plazo.

Así, a simple vista, podemos ver las obligaciones pendientes de pago que tiene la empresa y que debe afrontar un período de tiempo menor a 12 meses.

Después de hacer el cambio de las cuentas de deudas con entidades financieras, se utilizan las tablas de amortización de préstamos que ofrecen las propias entidades y se consultan las cuotas de los pagos, qué parte corresponde a la amortización de la deuda y qué parte corresponde a los intereses.

Lo mismo pasa con los créditos: todos aquellos créditos que estén pendientes de cobrar y se vayan a recibir durante los próximos 12 meses, deberán indicarse como créditos a corto plazo (independientemente de que el cobro sea total o parcial).

 

Antes de comprobar si la empresa ha tenido pérdidas o ganancias durante el año 2022, se deben ajustar los gastos e ingresos que se indicarán en el cierre de contabilidad.

Para ello, nos regiremos según el principio de devengo. Esta normativa contable indica que no todos los gastos e ingresos se deben tener en cuenta a la hora de hacer el cierre contable.

Aquellos gastos que se anticipan para el siguiente año o los pagos por adelantado de los clientes no se pueden incluir en el ejercicio de ese año. Deben formar parte del ejercicio contable al que se refieran.

En el caso de no haber tenido este punto en cuenta, se deben ajustar los gastos e ingresos que tendrán lugar en el ejercicio contable siguiente. A este proceso se le llama periodificar gastos e ingresos, y las cuentas a revisar deben ser las de compras y gastos y la de ventas e ingresos (cuentas contables 6 y 7 respectivamente en el Plan General Contable).

 Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias

Y por fin llegamos a la famosa cuenta de “pérdidas y ganancias”. En este punto podremos ver la diferencia real entre los ingresos y los gastos que ha tenido la empresa durante todo el año y tener información real sobre la situación en la que se encuentra la empresa actualmente.

En este paso, se deben revisar varias cuentas del Plan General Contable:

Así, se tendrán datos sobre la diferencia entre ingresos y gastos, y la diferencia entre los ingresos imputados al patrimonio neto y los gastos imputados al patrimonio neto.

Este paso es importante por varios motivos:

Por ello, aunque sea obligatorio únicamente presentar la cuenta de resultados al hacer el cierre de contabilidad, muchas empresas lo realizan de manera mensual o trimestral para poder saber a ciencia cierta el estado de salud de su empresa y poder tomar decisiones más estratégicas en función de la información de los datos.

 

 Asiento de amortizaciones e inmovilizado material

Para hacer el cierre contable correctamente, también se deben repasar las amortizaciones y del inmovilizado material de la empresa y comprobar que cumplen con los requisitos que marque el Plan General Contable para cada tipo de bien.

A modo de esquema, el director financiero debería tener una ficha para cada bien con información sobre:

Una vez hemos llegado hasta aquí, todos los pasos anteriores deben quedar reflejados en el Libro de inventarios y Cuentas Anuales, con sus respectivas modificaciones en el Libro Diario en el caso de que haya sido necesario rectificar algún dato.

Llegados a este punto, todos los ajustes que se deben realizar ya están completados. La última parte que queda pendiente es la de realizar los asientos de cierre de cierre, de apertura y de regularización.

En el asiento de regularización se calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el año. Así sabrás si se han generado pérdidas o ganancias. Luego tendrás que aplicar la cuota de impuesto de sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio.

Luego debes volver a calcular el asiento de regularización, incluyendo el gasto en impuesto de sociedades.

En el caso de tener beneficios, se debe hacer una propuesta ante la Junta de Accionistas para decidir quiénes serán los destinatarios de esos beneficios o en el caso de querer invertirlo en la empresa, guardar el margen de beneficio como reservas.

¡Y por fin llegamos al último paso! Después de todos estos puntos, solo nos queda hacer el cierre definitivo del año contable actual.

En este último paso, se deberán cancelar los saldos de todas las cuentas abiertas durante el año y cargar aquellas que tengan saldo acreedor y/o abonar las que tengan saldo deudor.

Es importante recordar que, aunque se haga el asiento de cierre de contabilidad, aún quedan tareas pendientes que hemos indicado anteriormente como la presentación de documentación e información necesaria a Hacienda. 

 

 

 

En caso de liquidación del ente económico se cancelarán las cuentas correspondientes.

La Reserva Legal forma parte de los fondos propios de una empresa, además, servirán para afrontar pagos que puedan surgirnos de forma inmediata.

Forman parte del balance de situación y están reflejadas en el grupo 11 del Plan General Contable.

 

El estado de situación financiera se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.

 

2. Estado de resultado integral

 

Está formado por los siguientes elementos: ventas netas, costos, Marge  bruto, gastos de administración y ventas, ebit, gastos no operacionales, y utilidad neta.

 

Estado de cambio en el patrimonio

 

Una entidad presentará un estado de cambios en el patrimonio que muestre: 

 

(a) El resultado integral total del periodo, mostrando de forma separada los importes totales atribuibles a los propietarios de la controladora y a las participaciones no controladoras.

(b) Para cada componente de patrimonio, los efectos de la aplicación retroactiva o la Re expresión retroactiva reconocidos según la Sección 10 Políticas Contables, Estimaciones y Errores

 

(c) Para cada componente del patrimonio, una conciliación entre los importes en libros, al comienzo y al final del periodo, revelando por separado los cambios procedentes de: 

 (i) El resultado del periodo.

 (ii) Cada partida de otro resultado integral.

 (iii) Los importes de las inversiones por los propietarios y de los dividendos y otras distribuciones hechas a éstos, mostrando por separado las emisiones de acciones, las transacciones de acciones propias en cartera, los dividendos y otras distribuciones a los propietarios, y los cambios en las participaciones en la propiedad en subsidiarias que no den lugar a una pérdida de control.

 
Estado de flujo de efectivo:

El estado de flujo de efectivo tiene una estructura compuesta por tres elementos a saber: