Definición del cargo: para que la persona que desempeña el cargo tenga un punto de referencia del nivel de sus funciones y de sus responsabilidades necesarias, sobre todo al momento de la evaluación o cuando se considera una promoción.

Referencia a la administración: especialmente para que un nuevo jefe entienda el alcance y nivel de responsabilidad que se espera en el rol. 

La evaluación de desempeño servía en el pasado para comprobar el grado de cumplimiento de las expectativas y los objetivos propuestos a nivel individual.

Sirve para organizar y asegurar la producción, evitar la acumulación de ausencias o, incluso, avisar a trabajadores que no han comunicado sus vacaciones. Además, con la carta de vacaciones la empresa deja constancia de que ha cumplido con la ley y ha avisado al empleado del derecho a sus vacaciones.

En países europeos un acta administrativa es directamente una sanción disciplinaria que pone al trabajador sobre aviso acerca de su próximo despido en caso de no mejorar su trabajo o actitud.

En Latinoamérica se puede tener más de una, dependiendo el nivel de gravedad de cada una.

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Un acta administrativa documenta una mala práctica realizada por el empleado (ya sea menor o grave).

En ocasiones, las actas sirven para que el empleador justifique la rescisión en caso de denuncias por despido injustificado.

Las sanciones que pueden establecerse en un acta administrativa son:

Una empresa tiene 30 días para hacer válida un acta administrativa como motivo de despido.

Durante un juicio laboral, estas actas son ratificadas para que las autoridades tomen por válidos los hechos descritos en el documento elaborado por el empleador.

Las actas de administrativas son un factor decisivo al momento de la rescisión de un empleado con antigüedad superior a los 20 años, ya que el tiempo laborado respalda al trabajador y convierte al delito denunciado en un “asunto subjetivo”.