¿De qué forma se debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones de emergencia la alcaldía municipal?

Se identificaron los aspectos e impactos ambientales asociados con las actividades, productos y servicios de la Alcaldía municipal de Ciénaga, los cuales afectan al medio ambiente de la parte administrativa.

Se aplicó una lista de chequeo a la Alcaldía Municipal de Ciénaga, donde se identificó las necesidades presentes en la administración en cuanto a su situación ambiental, con el fin de mejorar los planes que se están desarrollando y darles sostenibilidad a los procesos, así como cumplir con los requisitos que se puedan tener a nivel local y nacional en el ámbito ambiental.

Siguiente a esto se realizó un diagrama de flujo donde se describen las actividades/etapas de los proceso que se llevan a cabo en el edificio administrativo, luego se continuo con el desarrollo de una Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales (Tabla 1) y se determinó que actividades son las que están generando un impacto hacia el medio ambiente, se encontraron las áreas más afectadas y se identificó el tipo de impacto según correspondan a las actividades descritas, se formularon 2 preguntas basadas en la norma y el estudio de caso.

Así como se describe en la actividad, el proceso de gestión administrativa municipal comprende las actividades realizadas por funcionarios públicos en sus puestos de trabajo, principalmente creación de documentos, ordenamiento territorial, participación ciudadana, tareas de oficina, desarrollo de programas y proyectos, recaudación de impuestos, atención a usuarios entro otras de índole constitucional. En este proceso administrativo vemos un gran componente de consumo de materias primas, energía y agua, gran cantidad de insumos son utilizados para el buen funcionamiento de los procesos productivos de cada oficina que compete a la administración pública, se cuenta con 40 impresoras multifuncionales, 10 fotocopiadoras y un plotter, que a su vez consumen anualmente una cifra de más cuatro mil (4000) resmas de papel,  la alcaldía cuenta con más de 37 aires acondicionados, teniendo como consecuencia una alta suma de consumo energético, hay zonas donde al ser áreas cerradas y con poca luz natural pueden haber de 2 a 3 bombillos encendidos, con un total aproximado de 340-380 bombillos. A su vez la alcaldía cuenta con más de 120 equipos de cómputo, unas 25 cafeteras eléctricas y otros equipos electrónicos de uso administrativo según fuentes de activos de la secretaria administrativa.

En la parte de almacenamiento de insumos y materia prima se cuenta con materiales de oficina como computadores, lapiceros, papel, ganchos, A-Z, tóner, impresoras, sillas, bombillos, insumos de jardinería y de aseo general, dado que en este punto se almacenan las compras anuales de insumos tales como detergentes, traperos, escobas, entro otros, sumando a esto se tiene un área de archivo documental donde reposan la documentación en físico de los contratos, procesos, hojas de vida, entre otros de toda la alcaldía municipal.

El siguiente sector es el de la cocina, donde se preparan algunos alimentos como refrigerios, meriendas, bebidas frías o calientes y almuerzos para una parte de la planta de servicio general de la Alcaldía, consta de algunos muebles y electrodomésticos de cocina como nevera, cafetera, microondas y utensilios. Se realizan compras constantes para suplir las necesidades diarias de la planta administrativa dado que los alimentos son no perecederos y deben realizar mensualmente con recursos administrativos.

En la parte de aseo se cuenta con un grupo de ocho (8) empleados que realizan las labores de limpieza de las distintas áreas como los son baños, áreas comunes y oficinas, dentro del uso de algunos insumos tenemos detergentes, cloro, desinfectantes, escobas, traperos, baldes, bolsas, trapos, papeles higiénicos, entre otros. También incluimos a dos (2) jardineros, que se encargan de mantener las zonas verdes de la alcaldía municipal.

Por último, en la oficina de medio ambiente tenemos los recolectores de material de posconsumo electrónico, pilas, baterías y de recipientes de veneno y aerosoles de fumigación, se encuentran a simple vista y son llevados por control de la oficina de medio ambiente. La recolección de plástico se realiza en conjunto con las empleadas de aseo general, dado que son el personal que constantemente ingresan a las oficinas y pueden realizar la labor, la oficina de medio ambiente realiza la entrega de este material a un grupo de recicladores del municipio de manera gratuita, los demás contenedores de posconsumo se les entrega respectivamente a empresas especializadas en su tratamiento, Eco Computo, Pilas con el Ambiente y Cierra el ciclo, estas hacen el préstamo de los tres contenedores de reciclaje.

En la municipalidad según el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS, 2018) el municipio solo logra reciclar el 2% del total del plástico que se produce, dejando un gran margen de posibilidades de aprovechamiento que no se está realizando. Los programas y proyectos que se encuentran en el PGIRS están siendo reevaluados por parte de la administración con el fin de comenzar a dar respuesta a los posibles deterioros y problemas ambientales que se presentan con las basuras, la recolección y el aprovechamiento tanto dentro como fuera de la administración local. 

Por tal motivo y dando concordancia a lo estipulado en el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS), se propone un instrumento que brinde una solución acorde a las actividades desarrolladas como lo son este proyecto y que son necesarias en la alcaldía del municipio de Ciénaga en cuanto a las problemáticas ambientales encontradas.

Poco a poco se ha ido generado una conciencia ambientalista en la comunidad municipal, “Una de las grandes preocupaciones sobre el futuro del medio ambiente es la sostenibilidad de los procesos productivos y de servicios. El dilema principal radica en cómo desarrollar una actividad económica que sea redituable y al mismo tiempo amigable con el medio ambiente. Desde el punto de vista empresarial, la protección del medio ambiente se percibe como una actividad forzada por la legislación local y que supone un consumo importante de recursos económicos. Por otro lado, la sociedad ha comenzado a condenar el deterioro del medio ambiente causado por las organizaciones” (Lombana y Vásquez, 2012). 

La alcaldía municipal dado al mal manejo ambiental ha contribuido también a la degradación del ecosistema en el cual reside, tanto por causas antrópicas, mal tratamiento de residuos sólidos, aguas residuales, entre otros, contribuyendo al aumento de los gases de efecto invernadero, consumo de materias primas, consumos excesivos de energía y recurso hídrico.

Es aquí donde radica la problemática de las organizaciones creadoras de bienes o prestación de servicios, por lo tanto, se les debe otorgar importancia y planificar el proceso productivo como algo necesario para la sociedad, pero con ciertos parámetros que fomenten el desarrollo sostenible. Las organizaciones han sido participes en el agotamiento de dichos recursos, la Alcaldía municipal de Ciénaga es una organización que aporta al consumo de recursos naturales y servicios ambientales de su entorno, pero cree que no basta solo con cumplir con la normatividad actual, sino que tiene puesto los ojos hacia el desarrollo de políticas públicas ambientales sostenibles, para lograr el cometido de instalar un Sistema de Gestión Ambiental que actúe y solucione los problemas que se puedan presentar.

Estas razones son las que acrecientan las problemáticas ambientales presentadas por la alcaldía del municipio, el bajo manejo ambiental local identificado, producto de que en toda la planta hay pocas personas comprometidas hacia los problemas ambientales municipales y dentro de la administración, las faltas de conocimiento o interés por parte del gobierno local en realizar inversiones que logren un cambio es otro motivo que acrecienta este problema, el descuido a los ecosistemas estratégicos presentes, a la fauna y a la flora local, son situaciones que han llevado que los procesos de control sean tan ineficaces y logren, por falta de una mejor planificación, resolver de forma veraz los impactos generados.

La Alcaldía de Ciénaga, en su parte central administrativa tiene un total de 370 trabajadores entre personal de planta, contratistas y de mantenimiento, que genera una gran cantidad de residuos sólidos aprovechables y no aprovechables producto de las actividades diarias, muchos de los aprovechables no son reciclados y los no aprovechables no son separados, generando grandes impactos hacia el suelo y en general a la salud de sus trabajadores y su comunidad.

Es de importancia entender que la alcaldía municipal y por la gran variedad de procesos y la generación de diferentes tipos de impactos hacia el medio ambiente, muchos de estos mismo pueden ser tratados de forma conjunta, transversal o individual según sea la problemática a resolver, pero siempre teniendo en cuenta la participación y compromiso de todos en la planta. 

Dado a todo lo aquí expresado se analiza los procesos de la alcaldía municipal de Ciénaga con el fin de que cumpla con las normas ambientales nacionales, que logre unificar procesos de cuidado y recuperación del medio laboral ambiental, y proteja los ecosistemas tanto naturales como social, cultural y medioambiental.

·         Una mejora en el desempeño ambiental de la alcaldía municipal en cuanto recolección, separación, aprovechamiento, pos consumo y disposición final de la materia prima y los recursos aprovechados en la planta administrativa.

·         Disminuir los niveles de consumo de materias primas, así como tambien energía y agua por medio de políticas y controles mensuales.

·         Una recolección de todos los residuos aprovechables y posconsumo que puedan generarse dentro de la administración municipal.

·         Conseguir que la planta administrativa aplique la separación de los residuos sólidos generados, así como educación ambiental para que se logre alcanzar las metas medio ambientales. 

·         Cumplir con las obligaciones de cumplimiento de las normas, decretos, resoluciones y políticas ambientales locales y nacionales.

·         Conseguir todos los objetivos ambientales que se presentaron para hacer un SGA productivo, eficiente, sostenible y aplicable.

·         “Para lograr un ambiente sano y digno para nuestra gente, es necesario que tanto las actividades productivas, como las sociales siempre apunten a principio de sostenibilidad de manera integral”. (PDT Ciénaga, 2016-2019 pág. 187).

·         Desarrollar una estrategia para el monitoreo y disminución de la huella de carbono de la planta administrativa completa en la alcaldía municipal de Ciénaga.

·          Formar vigías ambientales para vigilar el cuidado ambiental en la alcaldía.

·         Cumplir con los principios del desarrollo sostenible.

 

Las principales causas de esta situación, es la falta de concientización y conocimiento frente a la utilización de los puntos ecológicos en las instalaciones de la Alcaldía. 

 

·         Capacitar al personal sobre los tipos de residuos que se generan en las actividades propias de cada dependencia

·         Ubicar puntos ecológicos en los sitios estratégicos y de mayor concurrencia por el personal y visitantes de la Alcaldía de Ciénega, con un tipo de aviso/poster que indique de manera concreta su debido uso.

·         Generar incentivos mensuales a la dependencia con mejor separación de residuos en la fuente y a su vez menor generación de los mismos.

 

·         La Oficina de Ambiente en conjunto con su equipo de trabajo formulara un cronograma de trabajo dirigido a las dependencias de la Alcaldía con el fin de capacitarlas en un 100% en todo lo relacionados a residuos y su correcta disposición.

·         Realizar una búsqueda de proveedores especializados en la línea de canecas y demás utensilios referentes a puntos ecológicos, escoger la mejor cotización y realizar orden de pedido.

·         Cotizar un incentivo (bono, almuerzo, desayuno, actividad recreativa…etc.), hacer la oportuna adquisición y entrega a la dependencia que hay obtenido los mejores resultados e indicadores en el respectivo mes.

·         Realizar verificación a través de las planillas de participación a las capacitaciones de las personas que asistieron vs la cantidad de funcionarios; las observaciones e inquietudes de mejora por parte de los grupos de interés.

·         Realizar un informe de entrega a las personas correspondientes (cada punto debe tener un líder responsable del mismo, este informe estará respaldado por evidencia fotográfica de cada punto ecológico.

·         Realizar un informe de entrega de incentivos (bono, almuerzo, desayuno, actividad recreativa…etc.), respaldado por evidencia fotográfica de la misma. Estos informes se realizarán de manera mensual y se publicara en carteleras.

·         Se realizará memorando a las personas que no asistan a las capacitaciones o actividades programadas por la Oficina de Ambiente o incumplan con el reglamento aplicable.

·         Seguimiento al uso adecuado y mantenimiento de los puntos ecológicos, tener comunicación periódica con los encargados del mismo.

·         Llegar a conformar un comité para la compra y entrega de incentivos, así como la publicación de las fotos y ganadores mensualmente.

 

2.      Disminución del consumo de agua y energía en la Alcaldía de Ciénaga.

·         Identificación de los puntos que generan ineficiencia a nivel hídrico y energético.

·         Desarrollar planes de uso y ahorro eficiente del agua, así como también de la energía.

·         Educación ambiental en temas de consumo racional de agua y energías en zonas administrativas y operativas de la Alcaldía de Ciénaga.

·         Generar un ECO-MAPA ubicando los puntos de ineficiencia en el edificio, principalmente a nivel energético y consumo de agua.

·         Elaborar el plan de uso y ahorro eficiente de agua en conjunto con el energético por parte de la Oficina de Ambiente.

·         Realizar capacitaciones y talleres de concientización dirigidas al personal de la Alcaldía enfocados a consumo de agua y energía.

·           Poseer ECO-MAPA y análisis del mismo, identificando claramente las dependencias con mayor consumo de agua y energía de la mano con las cifras de los mismos en los últimos meses.

·           Iniciar la ejecución, divulgación a los grupos de interés del plan de Uso Racional y eficiente del agua al igual que de energía para posterior seguimiento.

·           Tener registros, formatos y demás documentación de las capacitaciones y talleres debidamente diligenciados y firmados.

·         Publicar y actualizar periódicamente este ECO-MAPA por parte de los profesionales capacitados; desarrollar estratégicas de disminución de consumo de energía y agua en las zonas que registra mayores consumos.

·         Tomar medidas de ahorro y uso eficiente del agua de acuerdo al plan establecido y divulgado.

·        Fomentar la concientización, dinámicas en las zonas de mayor afluencia y consumos registrados. 

 

o   Se requiere un comité o equipo de trabajo encargado de divulgar y publicar la misión, visión y política de la Alcaldía, realizando actividades y programaciones específicas de estos temas para que realmente lleguen a los funcionarios de cada dependencia y a su vez ellos la repliquen.

 

o   Se recomienda fortalecer el SGA apoyado en el cumplimento de la ISO 14001:2015, generando un cronograma de control y seguimiento en cada área apoyados en una mejora continua de los procesos.

 

o   Es importante realizar capacitación periódica, realizar actividades con alto nivel de dinámica, evaluaciones a los participantes de los mismos, continuando con los incentivos de buenos resultados.

 

o   Considerar los propuesto del ciclo PHVA, con el propósito de generar una mejora continua, aplicándolo también a futuras situaciones que así lo ameriten.

o   Como medidas de corrección al análisis desarrollado para este sector productivo, se diseñó un ciclo PHVA para realizar seguimiento y control a los procesos ya definidos y lograr una mejora continua hacia la disminución de la contaminación ambiental en la alcaldía de Ciénaga.

o   Se busca dentro de lo posible que el SGA y la implementación de la norma ISO 14001:2015, junto a la alta gerencia compromisos de mejora, para controlar y hacer cumplir la norma, así de esta forma mejorar cada proceso y el actuar de los trabajadores de en cuanto a educación y cultura ambiental.

o   Se debe fortalecer la capacitación y concientización en los funcionarios de la Alcaldía de Ciénaga, en temas referentes a residuos y su correcta disposición. 

Alcaldía de Ciénaga. (2016). Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos de Ciénaga, Magdalena (2016-2018). Ciénaga, Magdalena.

Alcaldía de Ciénaga. (2016). PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL 2016-2019. Recuperadode:http://www.cienagamagdalena.gov.co/Transparencia/PlaneacionGestionyControl/Plan%20de%20desarrollo%20municipal%202016-2019.pdf

GIRALDO S. (2018). Formulación de un sistema de gestión ambiental basado en la NTC ISO 14001-2015 para la alcaldía de Yotoco en el municipio de Yotoco. Recuperado de: https://red.uao.edu.co/bitstream/10614/10496/5/T08162.pdf

Lombana, V. y Vásquez, M. (2012). Diseño de un sistema de gestión ambiental para la empresa REMAPLAST (Tesis de grado para optar por el título de Ingeniera química). Universidad de Cartagena, Cartagena.

Ministerio del Medio Ambiente (1997). Política Nacional de Producción más Limpia. Bogotá.Recuperadode:https://www.minambiente.gov.co/images/BosquesBiodiversidadyServiciosEcosistemicos/pdf/Normativa/Politicas/polit_produccion_mas_limpia.pdf

Organización de Naciones Unidas (s.f.). Depósito de documentos de la FAO. Recuperado el Marzo de 2017: http://www.fao.org/docrep/007/ad818s/ad818s08.htm