MANEJO DE DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA SGD DE GESTIÓN DOCUMENTAL by Tifany Ramos https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh en-us 2022-10-21 16:20:54 UTC 2026-01-26 15:09:11 UTC hello@padlet.com Escuela Las Mañanitas ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2350983964 El Buen Pastor

Nombre:
Tifany Ramos

Nivel:
12° AC

Profesora:
Llenie De Serrano

Materia:
Ofimática

Tema:
Gestión documental

Fecha:
21/10/2022]]> 2022-10-21 16:37:57 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2350983964 CONCEPTO ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2351050059 La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. ]]> 2022-10-21 17:30:55 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2351050059 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2351069140 IMPRESOS DIGITALIZADOS: Conformados por los resultados del procesamiento con un “scanner” de un documento que originalmente se encuentra impreso, y que luego volverán a ser procesados por un programa cuyo fin es transformar el código en forma de imagen a un código que electrónicamente represente letras y palabras, éstos programas reciben el nombre de “Reconocimiento Óptico de caracteres”. De esto resultará una copia digital del documento impreso.

DIGITALES PARA IMPRIMIR: Un documento digital puede ser elaborado de forma directa en un medio electrónico, con programa como los “procesadores de palabras” tales como “Word” de Microsoft, con el objetivo de imprimirlo posteriormente; a su vez, este tipo de documento cumple con las características de un documento electrónico y podría además ser consultado en línea. Aunque históricamente estos programas hayan sido creados para sustituir las máquinas de escribir y facilitar la producción de documentos impresos.

DIGITALES MULTIMEDIATICOS: Estos documentos están concebidos con el fin de ser consultados en una computadora u ordenador, donde se aprovechan características como el “hipertexto” y la “multimedia” que les da su condición electrónica para dar forma a una nueva manera de comunicación, dentro de éstos se encuentran los contratos, pagos y firmas electrónicas. Este tipo de documentos son especialmente importantes porque dan origen o forman parte de las “Páginas Web” que componen el Internet.
]]> 2022-10-21 17:46:35 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2351069140 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2351074117
  • Establecer protocolos para almacenar información digital
  • Almacenar todos los documentos digitales en una misma carpeta
  • El uso de nombres de archivos que sean descriptivos
  • Utilizar más subcarpetas según aumente el volumen de archivos
  • Codificación de archivos con fecha invertida
  • Guardar cada documento en la capeta correspondiente en todo momento
  • No borrar nunca nada
  • Prestar atención a la elaboración de las copias de seguridad
  • Acostumbrar al personal de la empresa a revisar sus carpetas locales de documentos

    • ]]>     2022-10-21 17:50:39 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2351074117     VENTAJAS DE SGD ELECTRÓNICO ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2354446522
  • Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
  • Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
  • Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
  • Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
  • Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
  • Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
  • Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
  • Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.

    • ]]>     2022-10-24 23:13:23 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2354446522     OBJETIVOS ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2354454521
  • Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
  • Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
  • Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

    • ]]>     2022-10-24 23:23:57 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2354454521     BIBLIOGRAFÍA ramostifanyy https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2354471851 References
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    Gestión Documental ¿Qué es y cuáles son sus ventajas? (2022, January 20). Softwariza3. Retrieved October 24, 2022, from https://softwariza3.es/blog/que-es-la-gestion-documental-y-cuales-son-sus-ventajas/
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    Qué es un sistema de gestión documental (SGD) - Archivo -. (n.d.). UOC. Retrieved October 24, 2022, from https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html


    ]]>     2022-10-24 23:46:52 UTC https://padlet.com/ramostifanyy/ib9kf4m38aadsqrh/wish/2354471851