Un système d’information est défini comme un ensemble de méthodes et de ressources (équipements informatiques), immatérielles (logiciels) et humaines, dont l’objectif est de faciliter les fonctions de l’organisation et lui fournir l’information utile au moment opportun pour atteindre ses objectifs. Cet ensemble structuré de ressources recueille, créé, stocke, traite, transforme et diffuse de l’information dans une entreprise par exemple. 
Le SI est ainsi le centre nerveux de l’organisation et permet la gestion de l’information 

Le système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources qui permet de collecter, stocker, traiter et distribuer de l'information, en général grâce à un réseau d'ordinateurs, de plus pour être efficace, le système d’information devra notamment assurer plusieurs points tel que la rapidité et la facilité d’accès aux informations. Ensuite la fiabilité, c’est-à-dire la pertinence et l’intégrité des informations et pour finir la sécurité et la confidentialité des informations ce qui est une étape très importante. 

Maïmouna, Sara, Antony : 

Un SI est un ensemble de méthodes et ressources (matérielles, immatérielles, humaines) qui contient des données et des traitements. Il permet alors de collecter, stocker, traiter des informations et d’en produire de nouvelles. En entreprise, on différencie 3 systèmes : un système de pilotage (SP), un système opérationnel (SO) et un système opérant (SOP). Le SP prend des décisions, le SO décide des actions à mener, et le SOP met en place, effectue ces actions. Le SI, ici aura le rôle d’intermédiaire entre ces systèmes, en faisant circuler l’Information traitée. C’est ce qui permet de coordonner des échanges pour atteindre des objectifs stratégiques. 

La structure des organisations est globalement fondée sur la symbiose de 2 systèmes :

Le système de pilotage (SP) qui regroupe les instances décisionnelles et managériales qui intègre la direction de l’organisation. Et grâce à la prise de décisions elles peuvent réaliser les objectifs fixés. 

Alors que le système opérationnel (SO) comprenant les ressources opérationnelles de l'organisation. Il correspond  à l’activité de l’entreprise (transformation de flux).

    

Le système de pilotage procède à la régulation et au contrôle du système opérant en décidant du comportement de celui-ci

Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l’activité propre de l’entreprise facturer les clients, régler les salariés, gérer les stocks.

Le système de décision appelé également système de pilotage décide des actions à conduire sur le système opérant en fonction des objectifs des politiques de l'entreprise.

Avec l’augmentation en quantité et en complexité des informations échangées entre ces deux systèmes, on a besoin d’avoir un autre système qui stocke et traite de façon plus efficace ces informations

⇒ c’est ce système qui est appelé système d’information (SI).

Un système d'information est défini comme un ensemble de méthode et de ressources, immatérielles et humaines, dont l’objectif est de “faciliter les fonction de l’organisation et de lui fournir l’information au moment opportun pour atteindre ses objectifs”

“cet ensemble structuré de ressources recueille, transforme et diffuse de l’information dans une entreprise”

Le SI est le centre nerveux de l’organisation.

L'intérêt d'un PGI est la centralisation des données. Les fichiers clients, fournisseurs, des stocks, de la production : tout est regroupé dans un même logiciel puissant qui traite les données de manière homogène.

Il permet aussi de conserver l'intégrité et l'unicité du système d'information, le partage du même système d'information facilitant la communication interne et externe et  la réduction des coûts (pas de ressaisie des informations). Elmi khare Léo t Florentin Guittet

Bien que la certification et l’accréditation soient complémentaires et utilisent la même méthode, leurs buts ou objectifs ne sont pas les mêmes. Par conséquent, il est important de les distinguer. 

L’accréditation est une attestation délivrée par une tierce partie à un organisme d’évaluation de la conformité. Elle se concentre sur la reconnaissance formelle de la compétence pour réaliser des activités spécifiques à l’évaluation de la conformité, qui nécessite des connaissances techniques approfondies. En outre L’accréditation concerne uniquement les entreprises qui fournissent des services de contrôle si elles souhaitent faire reconnaître leurs compétences techniques sur la matière. (La mission est de contrôler les organismes de contrôle). 

Donnons un exemple avec l’accréditation institutionnelle, il s’agit d’une procédure d’évaluation des universités qui consiste à évaluer l’architecture, la solidité et la fiabilité du système institutionnelle. En effet cette accréditation garantit aux étudiants que leur diplôme sera reconnu aux yeux des entreprises et de l’état car le système d’évaluation et d’éducation de l’université aura été contrôlé et reconnu par des organismes d’accréditation. 

La certification est une procédure par laquelle un tiers atteste par écrit, qu’un produit, un procédé, un service ou une organisation est conforme à des exigences qui sont précisée, elle prouve qu'elle répond aux exigences spécifiées. La certification a surtout pour objet d'attester qu'une activité est conforme à une norme ou à des bases normatives. 

Prenons l’exemple de L’ISO (Organisation internationale de normalisation), c’est une fédération mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). Elle consiste à l’élaboration des normes internationales. 

Une entreprise qui souhaite obtenir une certification ISO sur la fabrication d’un produit par exemple devra mettre en place une organisation pour répondre aux normes exigées par cette certification. Cela lui permettra de se démarquer des concurrents. 

Mais derrière cette distinction se cache une réelle complémentarité, prenons l’exemple d’un laboratoire : en effet, le système de gestion du laboratoire peut être certifié selon la norme ISO 9001, mais cette certification garantit seulement l’amélioration constante du système. L’accréditation elle va permettre non seulement de reconnaître que le laboratoire est organisé, mais aussi de mener des activités conformément aux règles morales et artistiques internationalement reconnues. 

La certification permet la reconnaissance de la conformité. 

C’est une reconnaissance des efforts entrepris en terme de qualité qui est valorisable au niveau de l’image de l’entreprise (avantage concurrentiel et notoriété). Mais c’est également un outil de mobilisation du personnel autour de la démarche qualité avec un but et une échéance précise. Et cela facilite également les relations BtoB car cela est un gage de qualité. 

Il va prouver que le système s’améliore de façon continue. 

Il existe différente certifications: 

Les certifications peuvent porter sur la conformité du produit: normes françaises (NF) ou normes européennes (NE). Et elles peuvent inclure des dimensions environnementales (NF Environnement).

Les labels apportent une reconnaissance sur le produit ou le service. Ils sont multiples et s’obtiennent par des démarches de certifications spécifiques. 

La certification peut venir valider la mise en place d’un management de qualité dans l’entreprise (par exemple la certification ISO 9001). 

Alors qu’une accréditation est une procédure par laquelle un organisme faisant autorité reconnaît officiellement qu’un autre organisme est compétent pour se livrer, par exemple, à des activités d’analyses. Elle permet la reconnaissance de compétences. L'accréditation vise, quant à elle, à faire reconnaître non seulement que le postulant est organisé, mais aussi qu'il exerce son activité selon une déontologie et des règles de l'art internationalement acceptées.

C'est d'ailleurs pour cette raison que l'accréditation nécessite de recourir à la fois à des évaluateurs qualiticiens et à des experts dans leur domaine technique.

L’accréditation ne s’applique pas aux produits, personnes, ou installations. Alors qu’à contrario c’est ce que fait la certification

Et c’est le COFRAC qui s’occupe de délivrer cette attestation. 

Il est vrai que ces deux activités présentent certaines similitudes, mais les différences entre elles sont les suivantes: l'action de l’accréditation se concentre sur la reconnaissance formelle des compétences, ce qui nécessite des connaissances techniques approfondies, il est donc nécessaire d'embaucher des experts pour chaque service reconnu alors que le principal objectif de la certification est de prouver qu'une activité est conforme à une base standard ou normative.

Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatique permettant de piloter une entreprise. Il s'appuie sur une base de données commune à tous les services de l'entreprise et permet de gérer l'ensemble de son processus. Ce système informatique peut choisir d’utiliser un ou plusieurs modules : gestion des stocks, gestion de production, CRM, comptabilité, SAV ou encore gestion des compétences. Autrement dit, le PGI recouvre l’ensemble des besoins de gestion et d’organisation d’une entreprise. 

AVANTAGES : 

·       Unicité du système d’information : le PGI supprime les risques de doublons et donc le risque d’erreur, la base de données étant commune à tous les modules 

·       Partage du même système d’information dans l’entreprise : cohérence et homogénéité des informations ; 

·       Outil de productivité : les PGI permettent un gain de temps considérable (les écritures comptables peuvent être créées et gérées de manière automatique, les données sont mises à jour en temps réel), communication interne et externe facilitée par le partage du même système d’information, meilleure coordination des services et donc meilleur suivi des processus (meilleur suivi de commande, meilleure maîtrise des stocks) ; 

·       Optimisation des processus : le PGI jouant un rôle structurant ; 

·       Meilleure maîtrise des coûts : l’information financière et de gestion sont produites de manière plus efficace ; mise à disposition d'un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multinationales) 

INCONVÉNIENTS : 

·       Complexité : avant d’utiliser un PGI, l’entreprise doit avoir connaissance de l’ensemble de ses processus et de leur fonctionnement 

·       Coût : le coût lié au déploiement du PGI et à sa maintenance est très important 

·       Centralisation des données donc forte dépendance technique 

·       Sentiment de « dépossession » pour certains acteurs 

En outre, le premier avantage du PGI pour une PME est la centralisation des données. Qu'il s'agisse de fichiers de clients, de fournisseurs, de stocks ou de production : tout est intégré dans un logiciel puissant qui traite les données de manière cohérente. De cette façon, l'entreprise ne prendra pas le risque de doublon, d'erreur ou d'approximation. Non seulement, les informations peuvent être interagies les unes avec les autres pour fournir des résultats fiables pour reporting, et elles peuvent également être segmentées en fonction des besoins. 

De plus, le PGI participe activement à la transformation numérique de l'entreprise. Par conséquent, au lieu de choisir des solutions différentes pour chaque département de l'organisation, ils fournissent une solution complète et standardisée qui la rend entièrement numérique et interconnectée. Quelle que soit la taille de l'entreprise, le logiciel permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité. 

Mais les PME peuvent avoir des difficultés à assumer un PGI au sein de l’entreprise, car cela leur demandera d’énorme coûts liés à l’entretient, le déploiement, les dépenses techniques. De plus la complexité de ce système demande énormément de temps pour le mettre en place et le faire adopter par les collaborateurs de l’entreprise 

Avantages:

* Communication facilitée du fait du partage des données

* Mise à jour en temps réel pour tous les acteurs

* Cohérence et homogénéité des données, réduction des redondances

* Suivi/action sur les flux d’information (workflow)

* Ergonomie commune aux différentes applications

* Gestion des droits d’accès facilitée

* Réduction du poids des tâches comptables

* Suppression de « l’effet spaghetti  » lié aux applications entremêlées

Inconvénients:

* Infrastructure technique importante

* Centralisation des données donc forte dépendance technique

* Remise à plat préalable des processus, temps de mise en place et paramétrage donc coût élevé

* Rigidité

* Captivité vis-à-vis de l’éditeur du progiciel

* Moindre visibilité des traitements

* Sentiment de « dépossession » pour certains acteurs