Recrutement

Parfois un formulaire à remplir par l’ESH.

L’ASA peut tenir une liste à jour des étudiants intéressés des dernières sessions. Peuvent vouloir répéter l’expérience.

Peut aussi contacter tous les étudiants du groupe (sauf l’ESH) et voit les notes en cours de français/littérature. Avec les notes, voit si les étudiants sont à leur affaire. Donne une idée du sérieux. Demander un exemple de notes, ensuite l’ESH dit si le style lui convient. Ensuite, on signe le contrat.

Peut être intéressant aussi d’avoir plusieurs ESH d’un même cours qui se partagent les mêmes notes.

On remarque que l’engagement diminue avec les semaines.

À distance

Communication à distance – difficile aussi où on ne croise pas les étudiants. Beaucoup de messages MIO, mais pas beaucoup de réponse.

Difficile pour les professeurs de référer des étudiants en début de session, ne les connait pas nécessairement. Ensuite, appel à tous les étudiants – beaucoup de relances.

Cas particulier

Finalement, pas de preneur de notes, mais informellement, des étudiants ont créé un groupe Messenger où tout le monde se partageait leurs notes. Avait l’air de convenir à l’étudiante.

Création de la DTI d’un formulaire électronique où les étudiants déposent de façon anonyme leurs notes. Le formulaire doit être facile à utiliser. Pas tout le temps le cas.

Compensation et rémunération

En début de session, contrat signé où l’on précise les attentes (ex. notes claires, 48 heures pour remettre sur la plateforme, etc.).

Possibilité de mettre une (1) mention spéciale au bulletin (bénévolat) ou de (2) rémunérer à la page, à la séance ou à la session. Peut combiner les 2 options. Les montants varient d’un collège à un autre.

Chèque à la fin de la session ; dépôt direct pour un paiement à la mi-session et à la fin de session.

Possibilité d’une carte-cadeau de la COOP de l’école aussi.

Gestion des notes réalisées

Un MIO peut être envoyé à la mi-session pour voir avec l’ESH comment se passe la prise de notes. Possible que ça ne marche pas du tout. Dans ce cas, on revoit la rémunération pour la session.

Questions générales de Vicky

Est-ce qu’on a une conservation de notes ? 

Non – trop gros roulement des profs, roulement dans la matière. Parfois, les notes deviennent caduques. Certaines notes sont gardées, mais plus pour avoir un modèle d’une prise de notes parfaite.  

Suggestion de Vicky AMANOTE (https://amanote.com/fr/)

Est-ce qu’on devrait aller vers les prises de notes électroniques ? Les ASA aimeraient faire des essais elles-mêmes avant de le proposer aux ESHÉ

Avis juridique sur l’enregistrement vocal des cours 

Ce n’est pas un bon accommodement, prend le double du temps pour réécouter le cours.

Est-ce que les professeurs collaborent bien pour donner leurs notes avant ?

Si c’est dans le PI, normalement le professeur le sait.

Organisation de l’accueil des ESH dans les SA

Courriel ou MIO – dès l’inscription au cégep. Demande de rdv en incluant toute information pertinente :  PIO du secondaire + diagnostic + documents pour appuyer sa demander au SAIDE, etc.

Admission envoie à l’orthopédagogue (ou autre professionnelle responsable de l'évaluation) : vérifie les documents et ensuite, contacte l’ESH pour rdv.

Peut être fait via CLARA aussi.

Peut aussi être disponible via le site du collège. Ensuite, on contacte l’ESH pour commencer les démarches.

Certains dossiers sont encore papier, mais la majorité des dossiers sont en format électronique.

Certaines ASA centralisent les documents grâce à SharePoint, par exemple. Permet ensuite qu’une personne responsable de redistribuer aux autres membres du SA

Gestion de la documentation

On se questionne sur la gestion des signatures des différents documents

Plaque de signature au comptoir du SA. Ensuite, signature sur tous les documents, puis transmission des documents à l’ESH par MIO. Aussi, possibilité d’une signature électronique par Adobe PDF.

Est-ce que l’ESH doit être présent en même temps que les CSA pour les signatures ?

Dépend des établissements.

Si papier – le SAIDE garde la copie originale. Pour l’ESH : possible de faire signer 2 copies ou on fait une copie pour l’ESH

Formulaires à faire signer 

Anti-plagiat, règlements des SA ; formulaire de consentement, formulaire d’engagement ; plan et fiche de consentement pour divulgation du diagnostic aux professeurs.

Généralement, dépend du volume du collège et des enseignants (Clara ou MIO ou en main propre), papier ou version électronique. Peut venir chercher les copies au SA ou dans son pigeonnier. Courriel interne aussi possible

Questions aux enseignants 

MIO, courriel ou Teams. Teams générique des SA pour rejoindre directement les enseignants. Selon le cadre de référence du collège, obligation de l’enseignant d’être sur Teams et de répondre aux questions.

Si l’enseignant ne répond pas après plusieurs minutes, on ajoute du temps à l’examen de l’ESH et l’ESH va voir l’enseignant directement. Impact sur la compréhension de l’ESH sur le reste de son examen.  

Interactions dans la salle d’examen : possibilité de copier la réponse du prof directement dans IMPERO (logiciel de surveillance d’examens – envoi de message, surveiller les écrans – « chat intégré »). Apparait directement sur l’écran de l’ESH.

Gestion des pauses 

4 heures et plus – pause de 10 minutes et ajouter à leur temps d’examen. Pause accompagnée. On ne propose pas, mais ils y ont droit. Si accommodement dans leur PI – doivent rester à la vue de la salle.

Le 10 minutes n’est pas ajouter si ne fait pas 4 heures.

Si crise : boîte d’objets pour moments de crise, on peut contacter un intervenant de corridor aussi.

Intérêt pour les dépôts dans CLARA

Si vous avez CLARA, SkyTech est là pour répondre à vos questions. N’hésitez pas à les contacter.

Clara – assignation des locaux ? Comment on gère les débordements ?

Utilisation de la fonction horaire seulement, les autres options sont complexes à appliquer. On continue d’assigner à la main. CLARA ne reconnait pas certaines particularités.

Assignation automatique : places spécifiques selon les accommodements (exemple : chien d’assistance), sauf si ne peut pas être à une place précise (ex : place 10), là, c’est un changement manuel.

Ajout de Vicky 

Pour éviter la circulation dans les SA des documents, pourraient aller récupérer leurs copies d’examen à la repro du collège.

Local dédié avec caméras et surveillants. Mais les débordements arrivent en cas de grande affluence. Logiciel : Net Support

Logiciel de surveillance Netop Vision. Mais les cubicules légèrement isolés. Difficile pour faire de la surveillance.

Avant Net Vision, maintenant ClassRoom Quelques failles dans le logiciel de surveillance. Classe Room permet de voir l’écran des participants pour la tricherie. Caméras de surveillance.

Logiciel ClassRoom. Prof faisait la surveillance physique en classe.

ClassRoom : appli Web, permet de créer différentes classes, permet de restreindre les accès.

Demande de caméras dans les salles, mais la direction a mentionné que c’était interdit.

Édouard Montpetit : caméras autorisées.

Plusieurs cégeps ont des caméras.

Une caméra en haut de chaque poste. Logiciel Impero

Enseignants avisés, les étudiants ne peuvent entrer avec une clé USB.

Les notes de cours doivent être autorisées par l’enseignant.

Feuilles mobiles non autorisées

ClassRoom peut bloquer les clés USB.

On peut accorder un accès restreint à Internet.

Quels sont les documents remis avec les consignes?

« Contrat signé » , affiches mobiles avec les règles (CSA)

La direction envoie un mémo aux enseignants avec les consignes en début et en cours de session.

Système de réservation par Clara

Vidéo explicative pour la réservation d’examens, avec consignes. Même casquettes et chapeaux interdits!

Question : est-ce que vous surveillez les montres intelligentes, cellulaires, lunettes?

On leur mentionne que ces objets sont interdits

On fait une ronde des salles, on bouge les objets sur les bureaux pour s’assurer

Terrebonne : on a un petit local, avec vitres miroirs pour surveiller. Ils sont au courant qu’ils sont surveillés.

Question : est-ce que vous êtes pris à l’intérieur de vos limites?

On essaie de ne pas placer les étudiants qui ont le même examen côte à côte

Des profs vérifient la connexion sur Léa.

Des profs demandent quand l’étudiant s’est connecté et quand il a terminé pour vérifier s’il ne s’est pas connecté sur Léa pendant ce temps.

Question : Si vous avez déjà pris des étudiants à tricher; qu’avez-vous fait?

Rapport d’incident. L’enseignant va prendre la décision si l’étudiant poursuite l’examen ou non

Comment faites-vous pour vérifier si les consignes sont respectées?

Généralement permis : crayon, efface, instruments (matériel accepté selon les consignes de l’enseignant), déposé dans un petit bac ou non.

Généralement pas accepté : étuis à crayon, sac à dos, montre intelligente, chapeau, manteau, cellulaire.

Selon l’établissement, le SAIDE fournit les dictionnaires, ou non en raison des risques de plagiat. Avec Antidote, il n’y a pas de plagiat possible. Les ESH font du plagiat en glissant des notes sur les examens dans le dictionnaire.

Ce qui n’est pas accepté est placé dans une case spéciale ou cube spécial. Habituellement, il y a un bac pour le matériel et un 2^e bac pour le matériel électronique comme cellulaire et montre intelligente.

Salle de bain : les ESH sont invités à aller aux SDB avant l’examen pour ne pas y aller au moins dans la première demi-heure. Les ESH font parfois leur examen plus tôt pour ne pas croiser un autre ESH des SA aux SDB. Les ESH y vont un à la fois.

Certains ESH pourraient avoir droit à leur musique sur des écouteurs. C’est la musique que l’ESH a choisie sur Spotify. Dans un autre établissement, le SAIDE a mis de la musique directement sur les ordinateurs, des demandes spéciales des ESH, qui sont accessibles à tous les ESH en examen.

Connexion

Certains établissements ont une centrale qui bloque ou débloque les logiciels ou internet. Dans d’autres établissements, les ESH utilisent leur propre usager parfois à double authentification pour se connecter aux examens; les cellulaires sont donc autorisés jusqu’à la fin de l’authentification.

Impero, Adax.

Demandes et retards

Les paramètres de réservation de local et d’envoi de matériel sont différents mais semblables d’un établissement à l’autre selon la grosseur dudit établissement. Voici quelques exemples :

• Réservation 7 jours d’avance, aucun retard possible, documents déposés 48 heures d’avance.

• Réservation 3 jours d’avance, 24 heures pour le dépôt. Les ESH ont droit à 3 retards de demande, après quoi ils se font refuser leur demande de réservation. Il y a une rencontre avec la TES à chaque retard pour s’assurer que ça n’arrive plus

• 2 chances pour le retard à la session d’automne seulement les 1ere année. À l’hiver, il n’y a plus de retard possible, sans exception pour aucune année.

• Le SAIDE envoie un MIO pour annoncer à l’ESH, la TES et l’enseignant qu’après 1 retard, l’ESH sera refusé les fois suivantes (certains enseignants vont plaider pour leurs étudiants, sans succès).

• Les retards ne sont pas permis : on considère les ESH comme des adultes responsables qui vont apprendre de leur erreur.

Les ESH ont souvent de la difficulté à considérer que la réservation doit être fait dans un certain temps d’heures OUVRABLES, donc il faut considérer les fins de semaine et les fériés, ce qu’ils oublient souvent.

Certains cas de figure permettent l’exception au retard dans la demande, par exemple si l’ESH vient de se casser un bras.

Le personnel répond généralement de façon positive aux exigences des SAIDEs par rapport au dépôt des documents à l'avance.

Un établissement envoie systématiquement à tous les ESH un guide au début de session pour expliquer comment faire une demande de réservation.

Il arrive que les enseignants contactés par Teams ou message texte par les SAIDE descendent pour répondre aux questions des ESH.

Local

Ce n’est pas mieux d’avoir plus de surveillants parce qu’on se pile sur les pieds.

Dans une occurrence, le 2^e local d’examen était frisquet, les ESH avaient donc leur manteau à l’intérieur de la salle, ce qui est difficile à surveiller.

Enjeu de local quand les dissertations sont de 5 heures : le temps supplémentaire est reporté à un autre moment, ce qui libère des places dans les salles. Les ESH doivent cependant réserver pour leur examen ET pour leur temps supplémentaire.

Habituellement ouverture d’un autre local en fin de session.

Hors sujet

Un chargé de projet a été nommé pour trouver des locaux pour les examens. Beaucoup d’ESH dans une petite entrée. Jusqu’à 1000 ESH en une semaine.

Règles et guides

• Rencontre avec tous les ESH pour avoir un tutoriel sur la réservation de sa place en salle d’examen, et des règles.

• Les CSA font la formation aux ESH et font une tournée des étudiants des locaux des SA.

• L’enjeu est de faire circuler les informations, alors le SAIDE a fait imprimer un aide-mémoire. Il y a aussi de l’information distribuée aux enseignants pour qu’ils comprennent les besoins des ESH et des SAIDEs.

• Un cadre de référence a été mis en place, ce qui permet de structurer les examens. Par exemple, l’heure de début des examens quand il y a 1 heure supplémentaire, ne doit pas être à l’extérieur de la convention collective.

• Horaire de la salle d’examen : 12 heures d’ouverture tous les jours.

Réservation

• 7 jours (5 jours ouvrables) pour la réservation. Il n’y a aucun retard (!!!) en raison de la rencontre avec les ESH. Plusieurs MIOs de rappel de réservation. L’établissement est petit, ce qui peut aussi aider à l’absence de retard.

• (petit établissement) Les ESH sont partout au Québec, donc les demandes étaient à la pièce (enjeu de surveillants). Maintenant c’est 3 jours d’avance. Si l’enseignant n’est pas à l’établissement pendant l’examen, il ne peut pas être appelé pour répondre à des questions.

• (gros établissement) 3 jours ouvrables pour la réservation. Les enseignants sont généralement sur place pendant les examens. 48 heures ouvrables pour envoyer le matériel. Le travail est préparé plusieurs jours d’avance, dès que le matériel est disponible. Les enseignants ne sont pas au courant qu’il y a de nombreuses demandes. Les enseignants ne comprennent pas toujours les accommodements des ESH.

• Demandes en 48 heures ouvrables. Environ 20 demandes en retard par session.

• 5 jours ouvrables. Le SAIDE envoie un MIO pour informer les ESH. 1 seul droit à l’oubli par session. Les enseignants ont jusqu’à midi la veille pour envoyer les documents, sinon la direction envoie un courriel à l’enseignant pour lui dire de s’arranger avec les ESH (Avis de non-prise en charge).

  
  

Logiciel, accès

• CLARA

• IMPERO

• 90 comptes examens, à chaque étudiant est attribué un compte par examen avec certains accès

Dictionnaire

• (gros établissement) L’enseignant décide si le dictionnaire est permis ou non, même dans les autres langues. Quand l’enseignant refuse de permettre les dictionnaires mais que l’ESH a droit à Antidote, le SAIDE ajoute un collant sur l’examen pour mentionner que l’ESH n’a pas eu droit à sa mesure d’accommodement.  

• Le dictionnaire est autorisé quand il n’y a pas de définition mais seulement une traduction. Avec IMPERO, Antidote est bloqué ou débloqué selon les besoins de l’ESH. Leur DTI a fait un superbe travail d’accès pour bloquer ou débloquer les dictionnaires, internet, les logiciels.

• (petit établissement) Les ESH sont presque toujours en langue seconde. À cet effet, les dictionnaires sont toujours acceptés pour ne pas augmenter le préjudice. Le tech en informatique s’assure que WordQ ou Antidote est accessible selon les besoins des ESH.

Mettre les tech en informatique en lien pour expliquer comment ils permettent ou bloquent certaines options de Word ou des logiciels?

Organisation de l'accueil:

-L'étudiant dépose son diagnostic, il peut déposer son plan d'intervention aussi dans un document Forms;

-Diagnostics validés par une psychologue de l'équipe (CSA)

Cela permet de diriger la PESH à la bonne place

-PESH qui fait une demande est dirigée (Effet entonnoir

-CSA dispo 2 jours/semaine; rdv pris par Omnivox -Booking

-CSA prend la décision pour le suivi. La PESH DOIT venir au collège;

-Forms aussi, mais organisation scolaire qui répond;

On procède par courriel ensuite.

Contenu du Forms:

-Coordonnées, si a déjà eu un services, un DX, forces/faiblesse, etc.

-Projet pilote, on acceptait les étudiants sans Dx, à condition qu'ils ils nous prouvent qu'ils avaient des difficultés.

-Les étudiants peuvent faire une demande par agente, courriel ou personne.

• Les documents sont numérisés et papiers non conservés.

• Il y a un dossier interne (Oriel O) pour conserver les fichiers.

Comment sont recrutés le preneur de notes ?

Certains cégeps ont une banque de tuteurs. Simplement les écrire s'il sont intéressés à prendre des notes.

Par la suite, les notes sont numérisées, on les mets dans une chemise indentifiés au nom de l'étudiant pour qu'il puisse venir chercher ses notes.

D'autres Cégeps garde une banque de noms de session en session pour les preneurs de noms. Aussi, les enseignants accompagnent le service pour leur suggérer des preneurs de notes au cas ou il y en aurait pas.

Le preneur de note signe une entente comme quoi il doit être présent. et aussi d'aviser son absence au cas ou., Le contrat du preneur de note de est détaillé.

Si l'étudiant est absent, il avise son absence preneur de note.Si l'étudiant est tout le temps absent, le contrat est brisé, mais le preneur sera remunéré.

Est-ce que l'étudiant qui a besoin de la prise de note est identifié dans le groupe ?

Est-ce que l'étudiant et le preneur de note se connaissent.

Souvent l'étudiant et le preneur de note ne se connaissent pas. Des fois, on envoie la photo du preneur au étudiant par teams par exemple

Un système centralisé pour la prise de notes implantée au collège Abott, Les preneurs de note dépose leurs note dans un dossier réservé pour cela.

Certains étudiants sont récompensés pour leur participation durant leur parcours, soit des cartes cadeaux, bulletin scolaire.

Ce n'est pas tous les cégeps qui ont des preneurs de notes, comme cégep trois-rivières. Certains cégep vérifient la pertinence de ce service (prise de note) pour tel cours avec l'enseignant.

Des fois, les notes de cours sont déjà déposées à l'avance (par le prof), les étudiant ont déjà accès avant que le cours commence.

Présentement, c'est toujours en manuscrites pour les prise de notes.

Technologie: Crayon qui avec un cahier particulier qui enregistre ce qui est dit dans la classe et envoyé aux étudiants sous une forme d'enregistrement.

Dans cet atelier, peu de cégeps a recours à cette technologie, car les profs sont un peu réticent.

La prise de note en manuscrit sont toujours la préférée.

Est-ce que pour les nouveaux étudiants il y a des ateliers sur la prises de notes ?

Oui, sous la forme d'une inscription volontaire avec les éducateurs, des travailleurs social, avec quelqu'un qui les apprend comment accéder au plateforme informatique (moddle, word, ect.) les étudiants peuvent venir les voir quand ils le souhaitent. Au départs les étudiants n'étaient pas motivés à venir, maintenant, ils en viennent de plus en plus.

Q: GESTION DES SALLES D'EXAMEN ET ENJEUX:

-Gestion de la feuille de réservation, envoie par Colnet

-Gestion des examens : note l'heure de fin.

-Enseignants vont chercher l'examen a l'accueil.

-Reçoivent l'examen en personne par les enseignant.

-l'examen peut être transmis par Colnet OU l'étudiant va en classe récupérer son examen.

-Pour le retour cela dépend des demandes de l'enseignant.

-L'examen peut être déposé dans le pigeonnier avec note.

-Discussion autour de la récupération de l'examen par l'étudiant AVEC ou SANS surveillance entre le temps de récupération du document et l'arrivée au SAIDE. (plagiat possible ?)

-Utilisateur de Clara, ce qui facilite la tache

-La PESH doit faire la demande directement dans Omnivox. 1 sem. Avant la date de l'examen. Sinon ils sont bloqués.

-Les demandes en retard ne sont plus acceptées.

-Une fois reçu la enseignant.e dépose l'examen dans Omnivox OU envoie le tout au SAIDE.

-Demande de déposé examen 48 heures < l'avance dans Omnivox

-Si l'examen n'a pas été déposé accompagnement avec l'étudiant pour récupérer l'examen.

-MAIS avis répéter aux enseignants pour

-Pour Retour d'examen, 1 enveloppe par ENSEIGNANT. Indique les absents sur l'enveloppe;

-Dans Clara, toutes les informations concernant les mesure (ex. temps) sont gérées par Clara.

- L'Enseignant récupère: Il y a un étage au SAIDE pour récupérer leurs enveloppes. Classées par date et par groupe.

- Réserve les locaux en début de session, beaucoup de demandes, c'est un enjeu.

- Ils ont une voute, avec laptop maître pour le contrôle.

- Encourage les Enseignant de faire des examen inclusifs. Aide pour les période achalandés.

- Réflexions actuelles pour l'accès de l'ordi ou non en classe.

- Selon les campus : même façon de faire, mais des réalités différentes

- Utilise Clara

- Organise la demande d'examen par date.

- Favorise les examen inclusif.

- Examen déposé sur les portable directement

- L'enseignant récupère les portables pour les apporter dans son local.

- Pour le dépt: retourne dans la demande d'examen directement SI copie papier, elle est numérisé et déposé. La copie papier est remise directement < l'enseignant.

- un autre collège: Clara + clé USB

- Ont des charriots de portables

- Salles avec ordi fixes. Permet d'installer parfois des groupe dans la classe avec enseignant.

- Une pause peut être gérée de manière inclusive pour tous, ex pour examen de 4 heures.

- Chaque campus fonctionnent différemment.

-3 jours ouvrables pour faire de demandées possibilité de 3 écart, (mémo, rencontre directrice, ne peut pas faire son examen)

-retard, qq minutes ok sinon doit vérifier avec enseignant.

-Les retards sont 'gérés' par enveloppe scellée.

-Si PESH doit sortir, surveillance

-Pour le dépôt de l'examen du pro

Remise de l'examen au prof on inscrit: Heures arrivée heure de départ + situation particulière.

Q: On parle d'inclusion, Comment faire pour inclure les enseignants ?

-Un collège a commencé avec les profs de français. Savoir comment faire un examen inclusif.

-À la bibliothèque, il y a des coquilles ou autres objets pour contribuer au service adaptés

Dans le clavardage: Mettre des procédures en place et mettre les Cp et les directions dans le coup.

Pas d'autres commentaires ajoutés à la fin.

Manipulation des examens + arrivée des ESH

• 2 nouvelles procédures mise en place la session passée

  • 1er procédure : liste de consignes a été établies d'emblée par les SA (dans le logiciel SkyTech), maintenant à voir si les profs utiliseront ce questionnaire (il manquait beaucoup de consignes de la part des enseignants sur la façon de poser des questions, possibilité d'aller à la salle de bain, garder le matériel ou le remettre à l'étudiant, etc.).

  • 2e procédure : reporter le temps supplémentaire à une 3e période

  • enseignants ont bien participés!

• Ailleurs, cette 3e période pour reporter le temps supplémentaire n'est pas acceptée par les profs. Les profs déterminent en avance les séances, ESH doit communiquer avec prof si le temps supp n'a pas pu être pris

• Dans certains collèges, il y a un bloc pour toutes les personnes étudiantes à l'examen final de littérature (tout le monde peut prendre son temps supp sans avoir recours aux séances supplémentaires) - philo même chose et ça vient de la direction et des départements (durant la semaine des examens communs), c'est une décision institutionnelle afin d'éviter la gestion des examens sur les 3 séances

• Colnet (Koba) pour les demandes d'examens (prof peut y déposer son examen)

• Pour français et philo, d'emblée, ESH peut réserver son temps supplémentaire sur la période de son choix (2 séance durant la période de cours régulière et 1h20 dans une 3e période)

• Tous les documents sont gardés dans la salle d'examens

• Problématique avec examens de français et de philo (+ de 2000 examens)

• Comment les autres font la gestion des documents/livres à garder? (département de français a refusé d'avoir une journée institutionnelle pour l'examen commun) alors les SA doivent garder tous les romans avec eux

• Ailleurs, on en garde pas de romans, c'est très rare si ça arrive. Cependant, on garde tous les documents que ESH a utilisé.

• On ne numérise pas l'examen à moins que le prof le demande (avant c'était automatique, mais maintenant, c'est trop lourd considérant le nombre)

• À la fin de la dernière séance, on garde et on les numérise les examens et les notes et on les remet à l'enseignant

• Très grosse responsabilité pour les SA

• Certains collèges veulent tenter de faire une journée pour les examens de français finaux (certains campus sont capables, pour d'autres c'est plus complexes) + un bloc pour philo. La direction doit analyser la faisabilité

• Pas beaucoup d'ouverture pour utilisation du portable en classe, à part pour les ESH qui ont droit au portable pour la prise de notes (à cause de IA)

• Une prof en littérature est très ouverte à l'utilisation des portables en classe, elle gère elle-même la surveillance avec Classroom!

• Desa (Altilogix) : plateforme de réservations en ligne par ESH - envoyé aux prof afin qu'il puisse l'accepter et le prof donne les consignes pour la suite

• CLARA

• 10 jours ouvrables pour Skytech pour faire changement du nom de la section pour les consignes à cocher

• Les consignes peuvent être modifiées par les ASA, mais pas le nom de la section (il faut s'assurer d'avoir les accès préalablement)

• Le ''chemin'' à utiliser dans Omnivox pour modifier les cases :

  • Accueil, Locaux et espaces physiques, puis Particularités des locaux. (Il faut un accès autorisé par la DTI par contre)

• On peut aussi utiliser le guide (manuel d'utilisation) de CLARA pour ce genre de fonctionnalités

  
  

Questions aux profs

• Pour les questions, la surveillante envoie les questions via MIO des SA

• Les profs doivent rafraîchir la page aux 15 minutes (pas de notifications)

• L'utilisation d'un compte SA sert à regrouper les questions et les réponses, car l'équipe est connectée sur un même compte (évite les courriels, Teams pour réduire les notifications et la perte des informations) sauf pour l'heure de temps supp (qui est souvent avant), parce que les profs ne sont p-e pas disponibles

• Si pas de réponse du prof, qqun de l'équipe va voir le prof pour dire de regarder les questions

• Pour les nouveaux profs, la gestionnaire rappelle les consignes vs utilisation de MIO SA

• Surveillante communique via Teams avec ASA et ASA vers profs

• Si les profs ne sont pas connectés sur Teams, on utilise MIO (mais les profs ont la consigne d'être branchés durant examens)

• Logiciel de réservation : le prof décide s'il accepte ou non les questions et aussi le moyen qu'il choisi pour le joindre (cellulaire, Teams, courriel, etc.) + qqun en accompagnement qui gère la question

• On utilise Teams pour la plupart des profs, l'info ne se perd pas tant que ça considérant le nombre d'employés (3) aux SA

• Pour la remise des consignes, c'est des cases à cocher par le prof

• TES peuvent accompagnés les ESH, un à la fois, Teams ou MIO par la suite

• Quand la surveillante est seule : automatiquement Teams ou MIO

• Réservation via CLARA 5 jours ouvrables ou dès qu’il y a le plan de cours.

• Plusieurs ESH ne s’inscrivent pas, mais ils sont acceptés quand même. À partir de la prochaine session, il y aura des règles plus strictes.

• (petit établissement) Enseignants envoient les examens 1 semaine d’avance ou 1 minute avant. Il n’y a actuellement pas de règle.

• Les enseignants ont jusqu’à midi la veille pour envoyer les examens

• Visite d’accueil avec l’intervenante au début, les règles sont alors énoncées.

Matériel

• Les règles du département sont sur une affiche avec des pictogrammes.

• Il est possible de prêter un portable pour faire l’examen en classe au besoin. Ces portables sont surveillés à distance par les SA et on peut prendre le contrôle du portable à distance.

• Les ESH ont droit aux documents acceptés par les enseignants.

• Aucun cellulaire, montre intelligente, écouteurs sans fil dans la majorité des établissements.

• Le matériel est rangé dans des casiers pour le matériel illégal, ou dans un support avec un coupon en consigne.

• Si les ESH sont pris avec du matériel illégal, c’est un constat de plagiat automatique. Le but est de responsabiliser l’ESH.

• Le matériel illégal est énoncé dès l’arrivée de l’ESH et ils doivent signer un Engagement contre le plagiat.

• (petit établissement) Maximum de 9 ESH à la salle d’examen en même temps, alors le matériel autorisé est plus large.

Dictionnaire

• (petit établissement) Droit au dictionnaire (qu’ils doivent apporter de la bibliothèque), et c’est libellé par l’enseignant à la main ou inscrit à leur plan d’intervention

• Comme on ne peut pas enlever la mesure d’accommodation, les ESH qui ont droit à Antidote y ont droit, mais les ESH doivent imprimer l’examen avant d’utiliser Antidote puis après l’utilisation, surtout lors des cours où on demande des définitions.

• Dans un autre établissement, il y a une surveillance des écrans lors de l’utilisation d’Antidote.

Logiciels

CLARA

IMPERO

LanSchool

Classroom

Hors sujet

Quelles sont les conséquences de plagiat? On ne peut pas refuser aux ESH l’accès aux SA.

• Rapport de plagiat. Habituellement pas de récidive. Les ESH sont flaggés dans CLARA s’ils font du plagiat.

• Plainte au Comité de plagiat par l’enseignant

• L’intervenante de l’ESH est avisée, note au dossier.

• Note de 0 pour une partie ou la totalité de l’activité. Récidive dans un même cours ou non, l’ESH pourrait être envoyé de l’établissement.

On autorise plus les étudiants à aller dans la toilette durant les examens.

Autre chose est de fouiller les toilettes.

Anecdote: Pendant un examen final, tous les documents étaient dans la salle, un étudiant a apporté une autre clé usb pour copier

Un autre anecdote: Un étudiant qui dit qu'il est malade durant les examens, il s'en va aux toilettes pendant longtemps, dans les miroirs grossissants qui est ouvert au fond de la salle d'examen, il y avait des papiers cachés sur lui. Le surveillant voit les gestes des étudiants. C'était suspect.

il y a un étudiant qui a mis toutes des notes dans les toilettes avec son nom sur ses papiers.

Normalement, le surveillant surveille tous les documents des étudiants avant l'examen

Logiel impero, qui barre les clés usb et accès internet.

Y a t il d'autres système pour surveiller l'examen de l'étudiant ?

1-Logiciel d'impero qui offre un système de communication avec les enseignants, et aussi aux étudiants qui dit combien qui reste pour finir l'examen.

2-Le miroir grossissant

3-Logiciel Landschool avec caméra: parler a l'étudiant. texter l'étudiant, on peut voir sur quoi l'étudiant navigue. On peut voir toutes les activités de l'étudiant pendant l'examen. On peut bloquer l'étudiant, on peut voir l'historique de la navigation de l'étudiant.(Soit toutes les comptes que l'étudiant étaient sont branché.)

3-supprimer tous les données sur chaque poste après les examens. L'internet est toujours bloqué.

Est-ce que vous avez des procédures lorsqu'un un plagiat arrive dans un examen ?

On fait un rapport et on l'envoi au prof, mais on laisse l'étudiant termine l'examen. On avertit l'étudiant que rapport sera fourni.

On fait toujours une vérification avant l'examen. (vérifier livre numérique avec des commentaires; notes)

On a un panier pour déposer les cellulaires, montres intelligents, etc.

On ne fait pas de fouilles physiques sur l'étudiant.

Est-ce que vous comptabilisez les plagiats ? (par exemple pour installer des caméras)

Un dossier (une fiche) qu'on conserve tous les plagiats des étudiants.

Les surveillant conviennent avec les proff. ce qui sont permis par l'étudiant durant l'examen.

Les prof fait une validation. Ils apportent leurs notes pour spécifier les notes qui sont acceptés durant cet examen.

L'enseignant mentionne que l'étudiant a droit à tel livre, tel document pour cet examen.

À quelle fréquence que vous répondez aux questions dans les examens?

Les surveillants envoient les questions aux prof par courriel, les étudiants ne posent pas beaucoup de questions d'habitude, car les examens sont assez détaillés et assez clairs.

On demande aux étudiants de faire le tour de toutes les questions pour communiquer au prof par courriel ou teams.

Les surveillants ne répondent pas aux questions des étudiants. C'est seulement la réponse de l'enseignant.

-a accès au calendrier de la CSA et TES et la gestionnaire met directement dans le Outlook ;

- Si une PESH écrit sur Teams, on envoie le lien Booking pour que la PESH prenne le rdv elle-même.

-Les PESH sont attitrés par l'agente.

- Si nouveaux étudiants, on passe par la CSA

- On met les mesures uniquement un fois le PLAN SIGNÉ par les PESH.

- Chaque RDV durent 60 minutes.

- On regarde le rapport ou billet médical, il faut analyse un peu la situation pour diriger à la bonne personne.

-On demande souvent que la PESH vienne en personne pour avoir un rendez-vous. Le dossier est créé à la demande, et les documents déposés mais pour le reste on préfère en personne.

-En personne ça crée un bon premier contact, un lien de confiance.

Questions de l'animatrice: quel genre de question sont posées pour clarifier le besoin ?

-Ou est-il moins à l'aise ?

-Ce qui l'empêche de faire ceci ou cela

-Attention à la confidentialité (lieu physique)

-Essaie de connaitre quels sont les enjeux. Cela pour filtrer et mieux savoir à qui j'envoie le dossier (trouver la bonne personne intervenante)

-Tous les étudiants sont rencontrés. (20 minutes)

- Tout se fait par Mio via une adresse GÉNÉRIQUE

- Les CSA va trier la demande et fixe un RDV

- Rencontre 1 heure

- Il y a aussi la boite courriel.

- Les PESH peuvent aussi se présenter au bureau.

- Toute personne sera rencontrée.

- Formulaire Forms + documents et diagnostics

- Si pas de diagnostic rdv de 20 minutes via Omnivox.

- Travaille beaucoup avec l'horaire de l'étudiant

2 formats de rencontre, c'est pas forcément un plan d'intervention (plan de soutien, plan d'aide)

Groupe TSA la psycho éducatrice convoque en réunion…

1-Pas de cellulaire et montres intelligentes (cellulaire dans un panier et éteints)

2-Imposer des règles avant les examens

Deux surveillants dans une salle d'examen, installer un logiciel Impero qui peut voir tout ce que les étudiants font sur leur ordinateur.

Ordinateur personnel interdit, seulement les ordinateurs du cégep.

Les surveillants ont leur yeux sur leur écran avec les logiciels (word, pdf) partagés. Ils restent devant leur écran sans se déplacer.

3-Mettre des panneaux ou cubicules pour séparer les étudiants.

Casquettes interdites. Logiciel Impero, qui permet de vérifier tout ce que les étudiants font à distance. Les surveillants peuvent voir ce qui font à distance.

écran avec le logiciel Lanschool qui permet de se relier directement à la salle d'examen pour surveiller les étudiants.

Le surveillant fournit aux étudiants un code d'accès pour accéder aux examens. Ils auront accès seulement à l'examen. les sacs, les manteaux sont laissés dans leur casier et cellulaire, montre intelligents sont dans un panier.

C'est quoi les types de plagiats qui vous ont échappés ?

Un étudiant qui avait droit à son document numérique, il a ajouté des notes à ses documents. Il sort des papiers pendant que le surveillant n'est pas là. L'étudiant ne s'est pas rendu compte qu'il est aussi surveillé sur un logiciel. Il a copié toutes tes notes sur une clé.

Quand l'étudiant a droit à ses notes de cours pendant, des fois c'est difficile à cerner. La solution est que l'enseignant valide la note de l'étudiant avec sa signature.

Autre chose, le surveillant appelle l'enseignant pour faire valider la note de l'étudiant, mais cela reste difficile à cerner puisque les surveillants ne sont pas des prof.

Avant les examens, les élèves des services adaptés sont regroupés en groupe pour savoir de quoi ils ont droit (antidote, notes, internet, etc.)

Tout ce qui est permis, tout ce qui est interdit, il y aussi une fiche de passation pour les étudiants afin de savoir de quoi ils ont droit.

Pour les toilettes, si les toilettes sont loin, l'étudiant est accompagné par quelqu'un.

Si les toilettes sont a proximité, le surveillant fait une gestion et aussi de la vigilance. si l'étudiant n'a pas un cellulaire sur lui. Le surveillant fait aussi une petite visite rapide dans la toilette.

Dans Clara aussi, les surveillants met des notes des sorties et de rentrées durant la pause des étudiant pour faire des suivis si la pause est trop longue.

Qu'est ce que vous faites quand il y a un plagiat ?

Remplir un constat de plagiat. Faire une capture d'écran des documents de plagiats

Confisquer le matériel de l'étudiant et faire la photo de matériel de tricherie et envoyer cela à la conseillère ou enseignant pour prendre une décision.

Informer la conseillère du service adaptés et les enseignants. Le surveillant informe aussi l'étudiant toutes ce qui va être faites auprès du surveillant et du conseiller.

On arrête l'étudiant pour l'accompagner et le mettre en relation avec le professeur.

Il y a des installations des miroirs dans la salle d'examen qui permet de voir les étudiants. s'il y a des situations d'anormales avec les étudiants, le surveillant intervient. Le surveillant doit faire aussi des tournées, des petites promenades ponctuelles dans la salle de temps en temps.

• réception des examens dans CLARA

• version numérique sur un BPX attitré à ESH selon les accommodements

• Demande d'examens 7 jours à l'avance / 48h ou 24h avant pour les profs

• Questionnaire sur CLARA et Omnivox

• DESA (par les ESH) et après les profs évaluent comment ils doivent faire l'envoi de l'examen (Toilettes : prof peut refuser, doivent l'inscrire) - permet aussi de sélectionner les questions que les ESH peuvent poser aux profs

• gestion des demandes d'examens par CLARA

• comptes génériques pour le moment (pour déposer les examens)

• Classroom pour logiciel de surveillance

• Enjeux au niveau du volume

Pendant

• Le plus de circulation possible dans la salle d'examens pour éviter le plagiat

• Logiciel de surveillance AB Tutor (façon de faire bien à eux, peuvent modifier les questions)

• salle de bain directement dans les locaux des SA

• IMPERO pour la surveillance + surveillance physique

• 28 places dans la salle d'examens

• Toilettes : ESH supervisé et 1 à la fois

• surveillance par caméra + surveillants dans la salle (accueil/départ et surveillance proprement dite + ASA)

• surveillance n'est pas enregistrée, c'est LIVE (affiche sur la porte et sur chacune des locaux isolés et à l'intérieur de la salle, on leur mentionne aussi qu'ils sont filmés lorsqu'ils s'inscrivent)

• Même les bureaux individuels ont leur caméra et possiblement que les deux campus seront branchés ensemble pour que les ASA et surveillants puissent surveiller les examens de l'autre campus

• Lanschool (surveillance et système de caméras dans les bureaux isolés) - on peut consulter l'historique, compte Adax pour identifier les ESH

• Ne fonctionne pas avec CLARA pour les examens (Forms pour l'instant, mais ça demande beaucoup de manipulations) - aimerait connaître les autres façons de faire

• Difficulté d'avoir des consignes claires des profs (par exemple : dans quels contextes l'ESH peut poser ses questions. Peut se faire avec Classroom, mais prof ne sont pas toujours disponible sur Teams ou autre logiciel) on peut accompagner aussi les ESH

• en soins infirmiers, les profs viennent au local pour répondre aux questions, ils se remplacent entre eux (viennent à 2 reprises pendant les examens)

• difficulté de gérer les allées et venues de tous

• chariot de portables disponibles pour les examens en classe

• pas de caméra dans la salle d'examens

  
  

Après

• doivent passer au comptoir d'accueil pour valider que tous les bons documents sont remis

• service de reprise d'examens au niveau des profs

  
  

Questions aux profs

• par Teams : surveillant, ASA et prof sont branchés

• ASA va remplacer le prof pour que le prof réponde «en vrai» aux questions des ESH dans la salle des services adaptés

• ASA remplace directement dans la salle quand besoins divers

• fonctionnement bien accueilli par l'équipe (d'aller remplacer les profs)

• ESH peut avoir le droit d'aller poser ses questions au prof de façon autonome (certains n'ont pas ce droit) - à cause du logiciel utilisé

• Si beaucoup de questions pour le prof, ESH peut avoir un portable pour faire examens en classe et temps supp dans la salle d'examens

• tous les profs nécessaires sont branchés sur Teams à même un canal pour l'examen en cours

• si le prof n'a pas donné de réponse après 25-30 minutes, l'ESH a le droit de circuler seul pour aller poser sa question (existe un cadre de référence au niveau de la salle d'examens et il est accepté par la direction et les différents départements du collège) - outils qui pourrait être intéressant de diffuser, monsieur verra avec le reste de son équipe)

• profs peuvent dire comment ils sont disponibles pour l'examen (à leur choix)

• Si question trop complexe par ESH, les ESH sont accompagnés pour aller poser leurs questions (par les surveillants)

• Fait par les TES (1 surveillante seulement) - demande faite par Teams, tous les déplacements sont supervisés (pas le droit d'aller à la toilette tant que l'examen en classe n'est pas commencé)

• tournée des départements et capsules pour les enseignants pour qu'ils puissent indiquer des consignes plus claires lors des questions (feront ça dès la mi-session), mais les profs ne sont pas obligé de le remplir cette partie du formulaire

Rappel du sujet et but du groupe de discussion.

- Avec augmentation de clientèle, on a 2 campus. 1 local par campus.

- Pour les PESH qui sont à la main :classe sèche.

-Ont des locaux avec ordinateurs;

-On 'gère' le débordement avec nos portables supplémentaires dans un autre laboratoire.

-Un collège a réservé un amphithéâtre.

-La disponibilité des autres locaux est gérée par un fichier Excel.

-En début de session, le maximum de locaux possibles sont réservés. On réserve Plus que pas assez.

-La demande de réservation par PESH doit être fait une semaine d'avance.

-Une semaine à l'avance on peut réviser et associer les locaux.

-Les demandes tardives ne sont plus acceptées. Sinon cela sera en classe.

-Les salles régulières ne comblent pas les demandes en fin de session.

-Enjeux soulevés concernant le nombres requis de surveillants.

QUESTION PAR ANIMATEUR:

Est-ce que lorsque vous faite l'assignation des places, vous le faite 1 à la fois ou par Clara et vous déplacez lorsque conflit.

• 1 à la fois de manière manuelle.

• Discussions avec Skytech en cours pour l'automatisation … éventuellement

• À la main , même si on a un centaine et plus.

• On essaie à l'avance pour éviter les conflit et assurer les places. Pour éviter les ennuis techniques .

• Problème soulevé: l'Enseignant peut défaire les informations qui avaient été modifiées pour la logistique.

• Il est parfois IMPOSSIBLE de mettre un délai entre deux étudiants. Il devient très difficile de coordonner tout cela.

• Une demande a été faite aux enseignants de ne pas modifier.

• Il est possible que la demande ou modification d'un enseignant soit annulé.

• Par clavardage : En fin de session, nous réservons plusieurs locaux d'avance quand le « Tetris » n'est plus suffisant. Nous avons 16 places dans notre local.

• La clé: Collaboration entre les directions est essentielle. La semaine 14 ça déborde.

• Dans une autre établissement on faisait à la main, ici on utilise le rapport Clara.

• Un établissement a eu des enjeux avec l'assignation automatique. Ils revoient le tout avec Skytech.

• Essaie de revoir les pratiques, pour maintenir les PESH en classe (inclusion)

• Parfois il y a la moitié de étudiant qui ont des accommodements.

• Le temps supplémentaire est un enjeu important

Dans clavardage:

Ce serait de trouver un truc avec Skytech (pour Clara) nous aussi c'est des enjeux de copier que ça modifie les heures et écrase les autres.

Ça commencerait par le ministère avec EUL.. 6h00 et plus de rédaction…

• Plus difficile à l'automne qu'à l'hiver, parce que nos surveillants d'examens sont souvent des étudiants à l'université.

• Dans période achalandée : table d'accueil

• Pour désengorger : pédagogique inclusive. chariot inclusif aussi avec petits objets.

• Idée: faire un plus petit examen en sciences humaines ; plus de travaux de fin de session plutôt que dans les sessions d'examen;

Par clavardage: ils ne font plus de travaux icar ils ont peur de l'intelligence artificiel. les examens ont augmenter !