The process begins with collecting perceptions from various stakeholders regarding:

Productivity Problem: Issues of productivity (e.g., employees seem less efficient).

Quality Improvement Initiative: Initiatives for quality improvement (possibly a list of ideas to enhance the quality of products/services).

Business Opportunity: Business opportunities (new chances that can be utilized to improve processes).

From here, a picture will be created regarding the difference between desired performance and actual performance. This gap or void indicates the presence of problems that need improvement

2. Strategic Alignment with Organizational Mission, Goals, and Objectives

After identifying the performance gap, this stage ensures whether performance improvements truly align with the organization’s mission, goals, and objectives. This is very important so that improvement efforts are on target and support the company’s vision and mission.

If the results are Not Aligned, the process is stopped because the improvement effort is irrelevant or not a priority.

If Aligned, the process continues to the performance analysis stage.

3. Performance Analysis

This is an important stage that analyzes various organizational systems that affect performance. The analysis is carried out thoroughly on:

Organizational Systems: structure, culture, organizational policies.

Management Systems: resource management, supervision, work procedures.

Physical and Technical Systems: facilities, tools, technology that support work.

Human and Social Systems: human factors such as capability, motivation, and social interaction.

The purpose of this analysis is to identify the root causes of performance gaps across these aspects.

4. Intervention Selection

Based on the analysis results, this stage selects the most appropriate solutions or interventions to solve the problems. Solutions may take the form of training, changes in work processes, technology improvements, or strengthening motivation and work culture.

5. Feasibility Analysis

Before implementing the solutions, a feasibility analysis is conducted:

Can the solution be carried out with the available resources?

Is the required time aligned with the schedule?

Are there significant risks associated with the solution?

If feasible, the solution proceeds to the next stage.

6. Design, Development, and Implementation

At this stage, the selected intervention is designed in detail, developed if necessary (e.g., creating training materials, improving work tools), and then implemented in the organization.

7. Evaluation and Feedback

After the intervention is implemented, evaluation is conducted to measure its effectiveness. The evaluation results are used as feedback to improve or adjust the program, ensuring continuous performance improvement and optimal outcomes.

Jacquelyn Merry Pontoh - 2702331813

Keisha Laylamonique Mutmainnah - 2702335622 

Maria Grantnadia Greenwich - 2702355675

Michelle Jilian Harimans - 2702330514

Syarifah Sabrina - 2702355523

Perception Analysis, untuk mengidentifikasi masalah atau peluang dari perusahaan /organisasi. 

Bisa berupa: Masalah produktivitas, Inisiatif peningkatan kualitas, dan peluang baru. 

Setelah dilakukan perception analysis tergantung kebutuhan organisasi maka tahap selanjutnya adalah identifikasi desired performance dan actual performance untuk menemukan apakah terdapat gap atau void. Hal ini bisa didapatkan dari profile organisasi terkait  misi, tujuan dan objectives dimana ini juga saling berkaitan dan mempengaruhi pembentukan strategi yang menilai pentingnya suatu kebutuhan organisasi. Jika suatu performance improvement initiative tidak selaras secara strategis dan menyebabkan perilaku tidak optimal oleh individu atau kelompok (sebagaimana digambarkan dalam skema), maka proses performance analysis sebaiknya dihentikan  dan dilanjutkan ke proyek lain. Tetapi, jika strategic alignment sudah selaras dan berjalan dengan baik maka dapat dilanjutkan ke performance analysis. Ketika semua skema sudah dilakukan, penting untuk dilakukan evaluasi proses dan mendapatkan feedback.

Performance Analysis : Apabila strategi dapat dijalankan, maka kita dapat menganalisa faktor penyebab kinerja yang kurang optimal, hal ini mencakup:

1. Organizational System:

Hal-hal yang dianalisis disini adalah aturan, kebijakan, serta budaya yang ada di organisasi tersebut.

• Aturan dan Kebijakan: Apakah sudah jelas, konsisten, dan mendukung tujuan organisasi.

• Budaya Organisasi: Nilai, norma, dan perilaku yang dianut. Contoh: apakah budaya kolaborasi atau lebih individualis, apakah terbuka terhadap inovasi atau cenderung birokratis.

• Misi, Visi, dan Tujuan: Apakah anggota organisasi memahami dan sejalan dengan misi-visi organisasi.

Tujuan: memastikan bahwa hambatan kinerja bukan berasal dari aturan atau budaya organisasi yang salah arah.

2. Management System:

Sifatnya lebih operasional dan sehari-hari dibanding organizational system. Hal-hal yang dianalisis berupa cara manajemen memimpin, mengawasi, memberikan intensif.

• Kepemimpinan/Gaya memimpin: apakah memberdayakan, otoriter, partisipatif, atau transaksional.

• Pengawasan (Supervision): Apakah manajer memberikan arahan yang jelas, mendukung, dan melakukan monitoring yang efektif.

• Sistem Insentif dan Motivasi: Apakah karyawan mendapat penghargaan, bonus, atau pengakuan yang sesuai dengan kontribusi mereka. Jika tidak ada insentif, motivasi bisa turun.

• Komunikasi Manajemen: Seberapa lancar komunikasi antara atasan dan bawahan, termasuk dalam memberi feedback.

Tujuan: melihat apakah masalah kinerja datang dari cara manajemen mengelola sumber daya manusia dan teknis sehari-hari.

3. Physical and Technical Systems

• Berhubungan dengan sarana, prasarana, teknologi dan alat kerja yang mendukung kinerja

• Hal yang dianalisis:

• Peralatan kerja -> apakah memadai, up to date, dan tidak menghambat produktivitas 

• Sistem teknologi informasi –> apakah mendukung misalnya seperti software, aplikasi dll

• Lingkungan fisik kerja –> seperti ruang kerja dan keamanan

4. Human and Social Systems 

• Berhubungan dengan SDM (sumber daya manusia) dan hubungan sosial dalam organisasi 

• Hal yang dianalisis

• Keterampilan dan kompetensi karyawan –> apakah sesuai kebutuhan pekerjaan

• Motivasi dan kepuasan kerja –> apakah karyawan merasa dihargai dan bersemangat

• Hubungan antar individu dan tim -> apakah ada kerjasama yang baik atau ada konflik yang menjadi penghambat

• Nilai, norma dan komunikasi –> apakah komunikasi berjalan efektif

Feasibility Analysis 

Setelah melakukan pemilihan intervensi yang tepat setelah melewati evaluasi dan feedback, maka intervensi tersebut perlu dilanjutkan ke feasibility analysis yaitu dengan menganalisis apakah intervensi ini layak dan dapat dijalankan dari segi sumber daya, biaya, dan manfaat yang diberikan. 

Design, Development, and Implementation 

Jika intervensi layak untuk dijalankan, maka tahap selanjutnya yaitu merancang design yang dilakukan, development, dan implementasi untuk diterapkan dan tetap melakukan evaluasi dan feedback selama proses melakukan design, development, dan implementasi.

Khansa Zharifa Nai ma - 2702346821

Aliya Najwa Kamini - 2702380166

Silvani Dara Ayustin - 2702385766

Kesya Najla Azalia - 2702393535

Ari Sukma Wulan

Alur Bagan Perception Analysis

1. Perception Analysis (Deteksi Awal)

Ini adalah gerbang pertama.
Organisasi memeriksa apakah ada:

• Masalah produktivitas (productivity problem)

• Kebutuhan peningkatan kualitas (quality improvement initiative)

• Peluang bisnis baru (business opportunity)

  
  

Di tahap ini organisasi juga membandingkan:

• Desired Performance (kinerja ideal/yang diharapkan)

• Actual Performance (kinerja nyata/sekarang)

Selisih keduanya disebut gap. Gap inilah yang jadi dasar analisis lebih lanjut.

2. Strategic Alignment (Penyaring)

Setelah gap ditemukan, organisasi harus bertanya:

“Apakah masalah atau peluang ini sesuai dengan misi, tujuan, dan sasaran organisasi?”

• Kalau sesuai → lanjut ke tahap Performance Analysis (analisis penyebab mendalam).

• Kalau tidak sesuai → proses STOP (tidak diteruskan supaya tidak membuang sumber daya).

Strategic Alignment berfungsi sebagai filter agar organisasi hanya fokus pada hal-hal yang penting, relevan, dan strategis.

Hubungan penting:
Bagian ini bersifat dua arah:
Desired Performance vs Actual Performance ↔ Strategic Alignment ↔ Organizational Mission, Goals, and Objectives.
Artinya kalau tidak selaras, bisa kembali disesuaikan; kalau sudah selaras, baru dilanjutkan.

3. Performance Analysis (Analisis Penyebab)

Kalau masalah/peluang sudah lolos filter, barulah organisasi melakukan analisis lebih mendalam.
Analisis ini dilihat dari empat sistem utama:

• Management Systems

• Physical & Technical Systems

• Human & Social Systems

• Organizational Systems secara keseluruhan

Tujuannya: menemukan akar penyebab dari gap kinerja yang terjadi.

4. Intervention Solution (Pemilihan Solusi)

Setelah tahu akar masalah, organisasi memilih solusi atau intervensi yang paling tepat untuk menutup gap.

5. Feasibility Analysis (Analisis Kelayakan)

Sebelum dijalankan, solusi diuji dulu:

• Apakah realistis?

• Apakah bisa diterapkan dengan sumber daya yang ada?

• Apakah berpotensi efektif?

  
  

6. Design, Development, and Implementation (Desain dan Pelaksanaan)

Jika solusi dinilai layak, organisasi masuk ke tahap:

• Design → merancang solusi

• Development → mengembangkan sistem/alat/strategi yang dibutuhkan

• Implementation → menjalankan solusi dalam praktik nyata

  
  

7. Evaluation & Feedback (Evaluasi dan Umpan Balik)

Setelah implementasi, dilakukan evaluasi untuk mengukur hasil:

• Apakah masalah teratasi?

• Apakah kinerja meningkat sesuai harapan?

• Apa yang masih perlu diperbaiki

  Feedback di tahap ini digunakan untuk continuous improvement (perbaikan berkelanjutan).

Ilustrasi Ringkas

• Perception Analysis: “Penjualan turun 15%. Apakah ini masalah produktivitas?”

• Strategic Alignment: “Apakah memperbaiki produktivitas penting untuk misi kita meningkatkan pangsa pasar dalam 3 tahun?”

  • Kalau ya → lanjut analisis penyebab.

  • Kalau tidak → berhenti, cari isu lain yang lebih strategis.

Dimulai dari melihat persepsi tentang produktivitas, kualitas, biaya, masalah, dan kebutuhan bisnis.

Di tahap ini organisasi mengidentifikasi apakah ada gap antara kinerja yang diinginkan (desired performance) dengan kinerja aktual (actual performance).

2. Strategic Alignment

- Hasil analisis dibandingkan dengan misi, tujuan, dan sasaran organisasi.

Kalau ternyata tidak relevan dengan tujuan strategis organisasi, proses dihentikan (STOP).

- Kalau selaras, lanjut ke analisis lebih dalam.

3. Performance Analysis -Menyelidiki faktor apa saja yang memengaruhi kinerja.

-Dibagi ke dalam tiga sistem:

a.Organizational Systems

b.Management Systems c.Physical and Technical Systems

d. Human and Social Systems

4. Intervention Selection

Dari hasil analisis, dipilih intervensi yang paling tepat untuk menutup gap kinerja.

5. Feasibility Analysis

Mengecek apakah intervensi yang dipilih layak dilakukan (dari segi biaya, SDM, teknologi, dll).

6. Design, Development, and Implementation

Membuat solusi, mengembangkan, dan menerapkannya ke dalam organisasi.

7. Evaluation and Feedback -Mengevaluasi apakah intervensi tadi berhasil meningkatkan kinerja.

-Memberikan feedback supaya bisa dilakukan perbaikan terus-menerus.

Tahap berikutnya adalah Strategic Alignment yaitu tahap penyaringan untuk melihat apakah masalah yang ada benar-benar penting dan sejalan dengan tujuan organisasi. Pada tahap ini, masalah dibandingkan dari dua sisi:

pertama, apakah sesuai dengan misi dan sasaran organisasi, dan

kedua, apakah memang ada perbedaan nyata antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja yang terjadi sekarang. Kalau hasilnya menunjukkan bahwa masalah relevan dan ada gap yang jelas, maka proses dilanjutkan (Yes). Tetapi kalau masalah tidak sesuai dengan tujuan organisasi atau sebenarnya tidak ada gap yang berarti, maka proses dihentikan (No/Stop) supaya organisasi tidak membuang waktu dan tenaga pada hal yang kurang penting.

Selanjutnya masuk ke Performance Analysis, yaitu menganalisis penyebab adanya gap. Analisis ini melihat berbagai aspek, seperti sistem organisasi, sistem manajemen, teknologi dan prosedur kerja, serta faktor manusia seperti keterampilan, motivasi, dan hubungan sosial. Dari sini akan diketahui akar masalah yang sebenarnya.

Setelah penyebab jelas, masuk ke Intervention Selection. Di tahap ini dipilih intervensi atau solusi yang paling tepat untuk mengatasi masalah sesuai informasi yang sudah ditemukan, sambil memastikan solusi tersebut mendapat komitmen dari pihak terkait.

Tahap berikutnya adalah Feasibility Analysis, yaitu menilai kelayakan solusi yang dipilih. Solusi dievaluasi apakah realistis untuk dijalankan dengan waktu, biaya, budaya organisasi, dan sumber daya yang ada, serta apakah peluang keberhasilannya cukup besar.

Jika dinilai layak, proses lanjut ke Design, Development, and Implementation. Pada tahap ini, intervensi dirancang lebih detail, dikembangkan, lalu diimplementasikan dalam skala nyata agar bisa memberikan dampak yang diharapkan.

Terakhir, Evaluation and Feedback. Evaluasi dilakukan untuk menilai sejauh mana solusi berhasil menutup gap yang ada. Hasil evaluasi ini bisa digunakan untuk memperbaiki proses yang sedang berjalan atau menjadi masukan untuk siklus perbaikan berikutnya, sehingga proses ini berlangsung secara berkelanjutan.

- Salwa Najwa - 2702331864

- Illiyina Zahraseva Salas - 2702331920

- Kalisha Raniahylmi - 2702335591

- Carol Rienette Wiharja - 2702336120

- M. Gani Putra Nugraha - 2702346701

1. perception analysis

di gajap ini organisasi bakal melihat apakah ada masalah atau peluang dk dlmnya (productivity prob, quality-improvement inigiative, business opportunities)

dr sini baru keliatan adanya gap dr kinerja yg diinginkan dan kinerja aslinya

2. strategic alignment

sblm organisasinya ngapa ngapain dicek dulu, masalah sm peluang yg ditemui ini sesuai ga sm mision, goals, dan objectives organisasinya

kalau no > stop

kalau yes > lanjut

3. performance analysis

disini ofganisasi cari manfaatnya tuh darimana (bisa dari sistem orgasisasi, management, teknis, atau sdm)

4. intervention selection

abis tau penyebab masalahnya baru deh pilih intervensi atau solusi yg tepat

5. feasibilty analysis

tp sblm dilakukan, liat dulu solusi ini realistis ga di lakukan di organisasinya?

6. design, development, implementation

kalo emg feasible, baru organisasinya bnrn merancang, ngembangin, dan jalanin solusinya

7. eval n feedback

di setiap tahap bakal dilaksanakan ini supaya bisa keliatan improvemengnya bnrn dilaksanakan dan emg kepake

In Performance Analysis, we analyze the performance on each of the sectors, which are Organizational Systems, Management Systems, Physical and Technical Systems, and Human and Social Systems, and decide which sector needs improvement based on the needs of the company, while also evaluating and giving feedback. We would then proceed to the next step which is the Intervention Selection where we discuss and evaluate potential interventions that would be able to efficiently and effectively improve the performance of that sector. After doing a Feasibility Analysis, to see if the intervention could be realistically implemented, we move on to the last step, which is Designing, Developing, and Implementing the intervention. After the intervention, we evaluate once more if the results are expected or do not meet the criteria, as well as get more feedback for further improvements.

Fadliana Camilla - 2702331145

Jovanka Patricia - 2702244271

Shakilla Putri - 2702360183

Shakilla Nafisa Aidrin - 2702365404

1. Perception Analysis (Analisis Persepsi)

Mencari tahu masalah atau peluang. Bandingkan kinerja yang diharapkan vs kinerja nyata → ketemu gap.

Contoh: Sebuah tokon online yang melakukan pengiriman lambat (gap antara target 2 hari → realisasi 5 hari).

2. Strategic Alignment (Keselarasan Strategis)

Mengecek dulu, apakah masalah/perbaikan ini sesuai dengan tujuan perusahaan. Kalau tidak sesuai, jangan dilanjutkan.

Contoh : Cek apakah penting untuk diperbaiki → iya, karena pelanggan jadi kecewa.

3. Performance Analysis (Analisis Kinerja)

Mencari penyebab masalah dengan melihat:

• Organisasi → budaya, aturan, struktur.

• Manajemen → cara memimpin, komunikasi.

• Teknologi/alat → mesin, software, fasilitas.

• Manusia & sosial → skill, motivasi, teamwork.

4. Intervention Selection (Pilih Solusi)

Memilih solusi yang paling pas untuk masalahnya.

Contoh : Solusi dengan menambah staf, training kurir, upgrade sistem.

5. Feasibility Analysis (Analisis Kelayakan)

Apakah solusi bisa dilakukan? (dari sisi biaya, waktu, tenaga).

Contoh : Kelayakan seperti dana ada, waktu 1 bulan.

6. Design, Development, Implementation (Rancang & Jalankan)

Membuat program perbaikan, lalu terapkan.

Contoh :

- design : Buat SOP baru → barang harus diproses max 6 jam setelah order.

- development : Modul pelatihan kurir + upgrade sistem tracking.

- implementation : Terapkan SOP di gudang, training 1 minggu, update aplikasi.

7. Evaluation & Feedback (Evaluasi & Umpan Balik)

Mengecek apakah solusi berhasil. Kalau belum maksimal → perbaiki lagi.

Contoh : setelah 1 bulan, pengiriman rata-rata 2-3 hari. Masih ada yang telat → perlu evaluasi lagi.