Formation - Organisation apprenante 4-8 by Vincent Garneau

Questions - Par rapport au défi identifié

vincentgarneau — 2020-09-14 17:45:03 UTC

1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
- Capacité d'adaptation rapide.
- Continuité de travailler à distance.
Pas de coupure dans nos service de soutien aux usagers.
- Mise en place des mesures de sécurité.
- Le soutien informatique disponible et rapide.
2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
- Le risque d'être contaminé et fermer encore nos bureau.
- Le fait de ne pas pouvoir atteindre nos objectifs avec la situation actuelle.

3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
- rester vigilant.
- Garder le contact avec nos usagers.
- Rester prêt si jamais nous devons retourner au télétravail.
-être responsable est engagée.

Parmi ces pistes de solutions

vincentgarneau — 2020-09-14 17:45:18 UTC

1- La plus réaliste pour l'organisation ?

respecter les consignes mises en place et de se responsabiliser. veiller à garder une bonne communication entre employés, employés et direction

2- La plus prometteuse pour les usagers ?

Assurer notre présence même sur les réseaux sociaux.
Faire des suivi.
3- La plus stimulantes pour l'équipe?
travailler en équipe et rester uni

Besoins émergents

vincentgarneau — 2020-09-14 17:45:25 UTC

Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?
apprendre et appliquer ce que nous avons appris.
ne pas hésiter de demander de l'aide aux collègues de travail (travail en équipe et coopérer).
Continuer à s'adapter aux changements.
prioriser les taches.
Rester positif et utiliser nos forces.
être proactif.
ouverture et respect de la diversité.
sortir de sa zone de confort.

Questions - Par rapport au défi identifié

vincentgarneau — 2020-09-14 17:45:39 UTC

1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
-L'utilisation des nouvelles applications. Ça été utile pour l'adaptation à au travail à distance
-Préparer la rencontre afin d'avoir tous les éléments nécessaires à lors de la rencontre
-L'utilisation des 2 moniteurs de l'ordi bien considérée par les usagers
-Utilisation du masque, faire attention pour ne pas emmener le virus à la maison...
-Mettre en place une nouvelle routine à la maison avec les enfants (travail à la maison & famille )
-Partager les tâches ménagères entre tous les membres de la famille

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
-Séparations des tâches ménagères et celles du bureau
-La difficulté des usagers à utiliser les outils informatiques (imprimantes, ordi, scanner)
-La difficulté à faire du démarchage d'entreprise à distance
-L' adaptation des employés à l'utilisation des outils informatique
-Difficulté à rejoindre virtuellement les usagers qui ne sont pas à l'aise avec les outils technologiques...
-Sensibilisation des usagers à respecter les mesures mises en place

3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
-Un temps d'adaptation
-Ouverture à chaque nouvelles façon de faire
-Collaboration de la direction

Questions - Par rapport au défi identifié

vincentgarneau — 2020-09-14 17:45:56 UTC

1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?

Pb 1 : qté de personnes à la fois (pers arrivant à la même heure). Impossible que les pers restent sur la même surface en même temps
Solution 1 : Respect de la distanciation sociale (réception)
+ Calendrier instauré qui limite le nombre d'arrivées

Pb 2 :
Gestion des demandes (diverses canaux de transmission : papier, oral, courriel...)

Pb 3 : plusieurs choses en même tps / comment s'adapter à tous les outils

Pb 4 : Multiplication d'outils (Teams, canal employés, courriels...) : on ne voit pas l'information

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?

Obstacle 1 : Quand ils se présentent avec les enfants, la gestion est très compliquée.

Obstacle 2 : nombre des demandes

Obstacle 3 : compréhension des outils (à qui servent-ils?)

Obstacle 4 : appel sans réponse. Difficulté à joindre certaines personnes + obstacle de la langue

3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?

Solution 1 : Recherche de l'aide auprès d'autres intervenants/collègues + Respect de la distanciation sociale (réception)
+ Calendrier instauré qui limite le nombre d'arrivées

Solution 2 : Mise en place de procédure + utilisation outils gestion des tâches + reprise par courriel pour faciliter la transmission de l'info + aucun oubli

Solution 3 : Toutes les fenêtres ouvertes + prise de notes dans carnet papier : permet de ne pas oublier les taches essentielles.

Solution 4 : Maintien du lien et du contact avec les familles (appels)
Besoin des activités pour conserver le contact avec les gens et rencontrer d'autres personnes (surtout en tps de pandémie).

Questions - Par rapport au défi identifié

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:01 UTC

1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
- Dépannage alimentaire, contacter les familles, cibler les familles en difficultés et les contacter.
exigences de travailler en équipe d'autres départements afin de
répondre aux différentes situations problématiques en équipe.
rester en contact avec la famille
travailler à partir de la maison, faire de rapports hebdomadaires
mettre en place tableau excel pour écrire les tâches faites de la journée. Respecter les mesure sanitaires une fois en place et de retour

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
faire notre travail à partir le téléphone, n'est pas évident car le lien avec les familles ne se fait pas de la même façon, on ne garde pas la même qualité, la communication est difficile lorsqu'une famille ne trouve pas les mots pour exprimer ses besoins, sa situation.
- trop de temps à échanger de courriels, ne permet pas d'être plus productif ou efficace sur d'autres tâches.
C'est difficil de travailler à la maison, lorsque les autres membres de ma famille sont présents, c'est difficil de gérer et placer un mind-set travail-famille. nos enfants ne font pas la différence.
Répondre à toutes les différentes demandes qu'on nous attribué en même temps, c'était exigent car nous manquons du temps.
3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
Flexibilité dans le temps lorsque nous sommes à la maison
Trouver une stratégie pour bien planifier et distribuer les tâches en ordre de prioriorité. Qu'est qui va nous guider lorsque on fait, la prioritation, quels sont les critères pour faire ce choix, en tenant compte la direction et les usagers en même temps.
Continuer à échanger avec la direction, afin de bien repondre au différents besoins des familles.

Parmi ces pistes de solutions

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:09 UTC

1- La plus réaliste pour l'organisation ?

Y : Continuer de conserver les mesures de sécurité mises en place actuellement
Solution 1 : Respect de la distanciation sociale (réception)
+ Calendrier instauré qui limite le nombre d'arrivées

2- La plus prometteuse pour les usagers ?
Retour à la normale.
Garder le contact (activités)

3- La plus stimulantes pour l'équipe?

Création de procédure pour fluidifier et faciliter la transmission de l'information

Un encadrement pour les nouveaux employés : expliquer les outils, comprendre à quoi ils servent, quel document type... Créer des modèles avec logos (ppt, word...)

Parmi ces pistes de solutions

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:14 UTC

1- La plus réaliste pour l'organisation ?
Mettre en place des activités hybride (présentielle & hybride) afin de limiter le nombre de personne dans l'organisation.

2- La plus prometteuse pour les usagers ?

3- La plus stimulantes pour l'équipe?

Parmi ces pistes de solutions

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:19 UTC

1- La plus réaliste pour l'organisation ?
planifier de réunions afin de mettre en place un plan d'action pour répondre de façon rapide et efficace lors d'une situation d'urgence.
2- La plus prometteuse pour les usagers ?
L'AIEM a une forte visibilité dans le milieu, alors nous avons reçu bcp d'aide d'autres organismes et concertations. Garder ce contact avec ces ressources, afin de continuer à mieux répondre aux besoins des usagers.
Continuer à garder ce partenariat divers.
3- La plus stimulantes pour l'équipe?
De se sentir écouté et de sentir que nos besoins sont répondus.
Garder la disponibilité en ligne de façon hebdomadaire avec l'équipe de direction.
Garder la communication avec le reste de l'équipe afin d'échanger pour se sentir moins isolés lors qu'on tombe en quarantaine.

Besoins émergents

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:25 UTC

Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

Être bien organiser et pro-actif. Nous donner aussi limites pour savoir quand arrêter.

Besoins émergents

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:30 UTC

Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

-Bonne communication, travail en équipe, les nomes de sécurité, la proactivité, l'autonomie, la formation continue, l'auto formation, continuer à offrir du service à distance & physiquement (à la discrétion de l'usager)
-Mettre en place un plan d'action pour les activités collectives dans le respect des normes mises en place (l'aménagement des salles, respect des mesures mises en place...)
-Désinfection des lieux...
-Partage des toilettes entre les usagers (proposition de désinfecter les poignées interne & externe des toilettes après chaque utilisation)
-Mettre à jour le message tel
-Sensibiliser les usagers sur les nouvelles normes mises en place

Besoins émergents

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:35 UTC

Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

Compétences informatiques et techniques. S'assurer que les employés ont les outis techniques nécessaires en cas de confinement. Ainsi, mettre en place les ateliers nécessaires pour améliorer nos compétences informatiques. Continuer à être autonomes et auto didactes au besoin.
Atelier sur la gestion de temps, afin d'améliorer cette habilité (ceux qui en ont besoin). Faire de notre mieux pour y arriver.
S'assurer de communiquer bien nos besoins, d'être clair et précis dans nos demandes, afin de faciliter la tâche à la direction pour nous y répondre.
Competences socio-affectifs / emotionelles. Alors de continuer le partenariat avec les organisations qui peuvent nous aider à gérer le stress ou anxiété.
Continuer à apprendre sur les reseaux sociaux, pour mieux communiquer avec les familles et l'équipe.
Continuer à se pratiquer les notions apprisses récemment lors des différents ateliers, les apprivoiser pour être mieux outillés au cas d'un 2ème vague, et cela avec tous les membres et acteurs de l'AIEM.
Continuer à développer le reflet de travailller en équipe avec ou sans pandémie. Garder l'esprit de collaboration et d'empathie.
Continuer à travailler notre fléxibilité face aux éxigences de la direction. Rester dans le mode d'adaptabilité. Si on reste ouverts ça va mieux.

Besoins émergents

vincentgarneau — 2020-09-14 17:46:45 UTC

Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

Etre proactif : S'organiser en interne entre les différents services pour s'assurer que tout fonctionne
Renforcer la communication interne
Améliorer l'écoute
S'entraider
Renforcer l'esprit d'équipe
Améliorer le gestion du stress

Moyens?
- Guide, procédure, réunions en amont pour que tout le monde soit au courant?
- Encadrement des employés (surtout les nouveaux employés)
- Revoir les outils internes
- Rappels de réunion (la masse de courriels fait que l'information passe à la trappe. Un rappel un jour avant permettrait de ne pas oublier les événements à venir)
- Les canaux Employés (Outlook + Général (Teams) ne sont pas vus : p-e intégrer Employés dans la boite courriel directement ??

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2020-09-15 14:41:47 UTC