É comum incluir nome e endereço do destinatário em um único bloco, no topo ou no final do documento, indicando aos cuidados de quem (A/C) se destina o pedido ou comunicado. Assim como memorandos ou avisos, essa prática é especialmente útil para ofício destinado a uma instituição, onde há muitas pessoas trabalhando e um grande volume de cartas sendo recebidas. A área de protocolo de uma organização assim precisa saber, da forma mais clara e direta possível, como direcionar cada um dos documentos.

Então, para evitar extravios, certifique-se de que o nome do destinatário, departamento ou setor estejam corretamente descritos antes de enviar o documento. 
 

Os tipos de ofício mais comuns são:

Para que o advogado possa representar o seu cliente no processo judicial, é necessário que a ele sejam concedidos poderes para atuar em seu nome. Ou seja, a procuração – no âmbito jurídico – é uma autorização que o cliente dá ao seu advogado para que ele possa praticar todos os atos necessários dentro do processo. É somente com a procuração assinada pelo cliente que o advogado pode iniciar e dar continuidade ao processo.

A procuração é, portanto, um documento formal e legal, que pode ser realizada por instrumento público  (em cartório) ou particular. Nesse último caso (particular), a assinatura de quem confere os poderes (o cliente, no caso dos processos judiciais) é essencial, sendo em alguns casos necessário também o reconhecimento de firma. 

O relatório aborda um tema do início ao fim, caracterizando-se por ter uma linguagem mais formal, sendo necessário ter em mente que ele trata de um assunto sério e que precisa ser compreendido com clareza por quem irá estudá-lo.

Sendo assim, este documento deve ser sempre objetivo, claro e informativo, 

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede: 

Exemplos: 

 

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: 

c) assunto: resumo do teor do documento 

Exemplos: 

 

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço. 

 e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a
seguinte estrutura:
introdução
desenvolvimento
conclusão

f) fecho
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário 
 

Os documentos do Padrão Ofício  devem obedecer à seguinte forma de apresentação: 

Ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembleia. A ata se configura como uma modalidade textual da linguagem escrita, utilizada principalmente no contexto profissional para manter o registro de decisões e argumentos que foram previamente apresentados durante as reuniões. 

Por ter uma utilização formal, as atas apresentam um conjunto de normas de produção, que constituem a chamada “redação técnica”. 

Algumas das regras básicas para a produção de uma ata de reunião, por exemplo, são: 

·         ausência de abreviaturas 

·         sem parágrafos 

·         todos os números devem ser escritos por extenso 

·         não usar corretivos 

·         sem rasuras ou emendas no texto 

·         verbos no pretérito perfeito do indicativo. 

Caso o redator da ata cometa algum erro durante a produção da mesma, este deverá utilizar uma partícula retificativa no texto, como por exemplo: “Aos vinte dias do mês de junho, digo, de agosto, de dois mil e dezesseis…”. 

 

No entanto, caso o erro só seja percebido depois de lavrada a ata, a correção deve ser feita em forma de errata. Por exemplo: “Onde se lê junho, leia-se agosto”. 

 

Escrito que se envia a outrem com cumprimentos, pedido, ordens, notícias. O conteúdo dessa mensagem, normalmente inserido num envelope selado. 

A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas. 

Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários. 

Este documento oficial deve ter: 

1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);
2. Título e número (circular nº 02/2009);
3. Data (sem a localidade, nome da cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. Texto (bem explicado e claro);
 7. Despedida breve
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina)