Llamar a la persona adecuada para la visita y determinar que organismo estatal se visitará.

Enviar una propuesta formal que incluya todo lo que se va a realizar en el recorrido, con fecha y hora.

Si el organismo estatal confirma la visita, es bueno coordinar los detalles logísticos.

Decir al participante las normas de conducta del evento, los requisitos de identificación y algún material que deba llevar.

Tener un punto de encuentro para el participante, y asegurarse que llegue puntual al recorrido.

Hacer que el participante complete cualquier registro y pase por el control de seguridad, dependiendo en qué organismo estatal esté.

El representante del organismo estatal le guiará por todo el lugar aportando información de este.

El representante puede enfocarse más en destacar lugares claves del recorrido como laboratorios, oficinas administrativas, etc.

Ir a un lugar adecuado y cómodo para que el participante haga las preguntas, y el representante pueda responderlas.

Escoger un moderador para que pueda manejar las preguntas y mantenga el orden.

Gestionar el tiempo, para que se pueda hacer el mayor número de preguntas dentro de un tiempo asignado.

El anfitrión de este evento debe agradecer al representante y participante por su colaboración y tiempo.

Escuchar las sugerencias del participante sobre el recorrido, para mejorar los próximos eventos.

Debe tomar notas o fotos del recorrido, para después documentar el evento.

También debe preparar un informe completo sobre el evento.

Estar seguros que las instalaciones sean accesibles para todo público.

Cumplir con las normas de seguridad del organismo estatal.

Mantener comunicación con todos y todas, antes y después del evento.

En pocas palabras, un recorrido por las instalaciones de un organismo estatal en vivo con un representante, necesita tener coordinación efectiva y eficaz.