A metodologia 5's, se compreendida por toda a empresa como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode ajudar sua empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total. 

Comecemos pelo Seiri (senso de utilização). Esse primeiro S exige que perguntemos: isso ainda é necessário? É a hora de fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da empresa, para separar e descartar aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar entulhando o espaço. O mesmo vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral.

Já o Seiton (senso de organização) traz consigo a palavra-chave organização. É, portanto, hora de colocar tudo em seus devidos lugares! Pense bem em como não é nada raro vermos por aí mesas desorganizadas, salas que parecem ter sido reviradas por um furacão e estoques onde ninguém encontra nada, não é mesmo? Então entenda desde já: organização é crucial para o sucesso de qualquer empreitada! Nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil, de modo que se possa deixar à mão o que é de uso diário e em locais mais reservados o que só é requisitado em determinados momentos, por exemplo.

Aí pulamos para o Seiso (senso de limpeza). No terceiro S é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns. Esse S também diz respeito à aparência pessoal, afirmando que a pessoa deve se apresentar adequadamente, sempre muito limpa e asseada.

Você deve ter percebido que os três primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto a seus diversos públicos, tanto externos como internos. Aí chegamos ao Seiketsu (senso de normalização), que nos traz o conceito de normalização, de tornar cotidiano e sistematizado os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão.

A ideia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa. É importante, também, estabelecer avaliações periódicas, de forma a monitorar constantemente se os 5S continuam a ser aplicados e quais pontos devem ser aperfeiçoados