Covid 19 ảnh hưởng như thế nào đến Digital Transformation của các trường ĐH nói chung?

Sự bùng phát Covid -19 đã có những tác động lớn cho nhân loại và nền kinh tế suốt 3 tháng. Nó phá vỡ gần như tất cả các khía cạnh của cuộc sống, và gây không ít những xáo trộn và khiến cho việc học tập của sinh viên và sự tương tác giữa nhà trường và sinh viên trong môi trường Đại học bị hạn chế.

 Covid -19 hứa hẹn sẽ kéo dài trong dài hạn, điều này sẽ tác động mạnh mẽ đến hầu hết mọi lĩnh vực trong nhiều tháng, có thể là nhiều năm nên các trường Đại học cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, về lâu về dài . Mặt khác, đại dịch Covid-19 cũng đã cho thấy giá trị to lớn cho việc chuyển đổi Công nghệ thông tin và kỹ thuật số (IT and digital transformation) và các trường ĐH nên tận dụng thời gian này để cải thiện và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số của mình.

Qua đó, nhận thấy những tác động tiêu cực của Covid-19 đối với ĐH:

Nhà trường và giảng viên không thể gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với sinh viên ( sự tương tác bị hạn chế, nhà trường không thể nắm bắt được tình hình học tập của sinh viên 1 cách bao quát).

Hoạt động giảng dạy của giảng viên và việc học của sinh viên trở nên kém hiệu quả ( học qua online, không thể chia sẻ đầy đủ tài liệu giấy, sách giáo trình cho sinh viên, thời gian giảng dạy bị hạn chế, sự tương tác trong quá trình học giảm đáng kể, những yếu tố tác động bên ngoài như kết nối mạng, những âm thanh gây  tiếng ồn cản trở quá trình  nghe và tiếp thu...).

* Những tác động tích cực của Covid-19 đối với ĐH:

Cải thiện khả năng giảng dạy từ xa cho giảng viên và khả năng học tập online cho sinh viên.(Theo truyền thống, việc dạy và học trong các cơ sở giáo dục đại học diễn ra trong bốn bức tường lớp học và trong khuôn viên trường đại học. Nhưng với sự hỗ trợ của công nghệ Web 2.0, công nghệ di động và nội dung số, môi trường học tập sẽ không giới hạn ở không gian vật lý mà mở rộng ở một không gian ảo. Với tình hình COVID-19 hiện tại, các trường ĐH nên xây dựng và thiết kế lại nền tảng LMS như 1 oni channel tích hợp đầy đủ các tính năng cho việc học, tra cứu tài liệu và phục vụ cho thi trực tuyến trong mùa dịch)

Nâng cao nhận thức sâu rộng về giá trị của chuyển đổi kỹ thuật số, cải thiện và nâng cao trình độ công nghệ thông tin, năng lực kỹ thuật số của giảng viên. ( Đòi hỏi mỗi cá nhân giảng viên trong trường ĐH phải trau dồi kỹ năng làm việc trong môi trường công nghệ số).

Tình huống cụ thể xảy ra tại UEH 

       Đáp ứng được nhu cầu các đối tượng khách hàng hiệu quả hơn

Tài chính:
        Giảm khoảng 20 - 30% chi phí bằng cách cắt giảm các quy trình truyền thống Quy trình tổ chức:

       Giảm 40% những công việc không cần thiết trong các thủ tục và quy trình.
Chất lượng dịch vụ : 

       Đạt  80% độ hài lòng từ sinh viên đang theo học và nhân viên qua các phiếu khảo sát online.

Mục tiêu 
Tăng nhận diện thương hiệu ( KPIs: Đứng top 3 trường ĐH tốt nhất TPHCM)
Giảm bớt các chi phí từ các quy trình và nhân sự dư thừa, thay thế bằng các quy trình online ( KPIs :20-30%)
Giảm bớt những công việc không cần thiết trong các thủ tục và quy trình.(KPIs: 40%)
Nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng trong việc giảng dạy và học tập (KPIs: 20%) 
Tăng độ hài lòng của sinh viên (KPIs: 80%)

Thời gian thực hiện: Trong vòng 1 năm tới.

Đối tượng áp dụng: Học sinh, sinh viên, cán bộ nhà trường.

Bối cảnh: Bối cảnh Covid- 19 diễn biến phức tạp, trường cần tuyển sinh khóa 
Chia giai đoạn theo học kỳ gồm học kì hiện tại, học kì hè (2020), học kì cuối (2020) và học kì đầu (2021)

* HK hiện tại
Mục tiêu chung: Giải quyết vấn đề về Covid 19, đáp ứng nhu cầu học và làm việc của các đối tượng
Mục tiêu cụ thể:
+ Duy trì các hoạt động dạy và học trong thời điểm dịch bệnh
+ Tiếp tục hoàn thiện quá trình chuyển đổi số.
Quy trình: Gồm 4 bước trọng tâm:
1. Xác định lại mục tiêu
2. Đầu tư vào nguồn nhân lực.
3. Thay đổi phong cách làm việc, quy trình làm việc của từng phòng ban.
4. Đánh giá rủi ro
Hoạt động chi tiết cần phải thực hiện:
1. Xác định mục tiêu  trọng tâm của trường là duy trì các hoạt động dạy và học trong thời điểm dịch bệnh.
2. Mở các buổi training kỹ năng công nghệ cho cán bộ, giảng viên và nhân viên nhà trường , giao tiếp đa kênh( áp dụng cho việc dạy học và thi trực tuyến).
3. Thường xuyên thực hiện khảo sát, đánh giá thông qua bằng việc thu thập ý kiến sinh viên qua khảo sát online.
4. Đăng ký mua phần mềm Microsoft Teams phục vụ cho việc học online, hoàn chỉnh và cải thiện hệ thống LMS.
5. Số hoá, chuẩn hoá các quy trình ( đăng ký, thanh tra, đánh giá…)
Dự phòng:
Kế hoạch dự phòng cho trường hợp thi online gặp trục trặc : thuê 1 hệ thống thi online như Des.vn, 789.vn…

* HK hè (giữa) 2020
Mục tiêu chung: Tuyển sinh khóa mới cho hệ ĐHCQ trước những ảnh hưởng của Covid-19.
Mục tiêu cụ thể: Tuyển sinh K46, chỉ tiêu 5.800 sinh viên.
Quy trình:
1 .Xác định cụ chất lượng và chỉ tiêu tuyển sinh khóa mới (với số lượng cụ thể ngành/ chuyên ngành).
2.Xây dựng kho dữ liệu về thông tin tuyển sinh.Điều hướng phòng ban chức năng tập trung vào giai đoạn tuyển sinh, quy trình tuyển sinh trước tình hình dịch bệnh.
3.Kiểm tra - giám sát và quản lý rủi ro.
Hoạt động chi tiết cần thực hiện :
1. K46 - 5.800 sinh viên.
2. Kho dữ liệu cập nhật nhanh chóng và đầy đủ thông tin về các hệ đào tạo, chương trình học, các buổi tư vấn nghề nghiệp, cổng tuyển sinh trực tuyến CRM... dành cho các em học sinh truy cập.
3. Các phòng ban làm theo quy trình đã được thống nhất dựa trên nền tảng công nghệ sẵn có và mới được tích hợp trên cơ sở dữ liệu của trường.
4. Đơn giản hóa/ tinh giản một số quy trình dư thừa trong công tác tuyển sinh ĐHCQ trong thời điểm hiện tại.
5. Bộ phận quản lý kiểm tra tình hình hoạt để đảm bảo mọi quy trình đúng theo mục tiêu đặt ra; bộ phận công nghệ thông tin - kỹ thuật chịu trách nhiệm giám sát quá trình chuyển đổi số trong tuyển sinh được thực hiện đồng nhất và hiệu quả giữa các phòng ban nói chung và các cá nhân người lao động nói chung.
6. Đảm bảo sự tương tác tốt với các học sinh có nguyện vọng vào trường.
Dự phòng:
1. Khi hạ tầng kỹ thuật gặp vấn đề thì yêu cầu gia tăng băng thông của bên thứ 3.
2. Gửi tin SMS để nhắc sinh viên khóa mới nếu hệ thống online gặp vấn đề.
3. Data online và offline không khớp thì mở hộp thoại để rà soát thông tin sinh viên phản ánh không khớp → Hoàn thiện data chính xác hơn.

* HK cuối 2020
Mục tiêu chung: Tập trung nâng cao chất lượng dạy và học và cơ sở vật chất
Mục tiêu cụ thể:
1. Nỗ lực phát triển cơ sở hệ thống thông tin của trường
2. Đáp ứng nhu cầu của các bên, dần dần chuyển qua ứng dụng chuyển đổi số vào quá trình dạy và học
Quy trình:
1. Xác định rõ mình đang ở đâu trong quá trình chuyển đổi số
2.Tiến hành tối ưu các ứng dụng đã được phát triển trước đó
3. Áp dụng và Đánh giá các lỗi trong cài đặt (Trong trường hợp có các lỗi thì tiến hành)   
Hoạt động chi tiết cần thực hiện:
1. Cải thiện lại các trang web của trường đặc biệt là cơ sở học LMS mà học sinh hay sử dụng.
2. Thống nhất các trang web của trường để học sinh có thể dễ dàng truy cập
3. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho sinh viên các khóa.
Dự phòng:
Trong trường hợp các ứng dụng, trang web không thể hiện được tốt thì mua lại các phần mềm của bên thứ 3 (Microsoft Team).

* HK đầu 2021
Mục tiêu chung: Tối ưu  vào cơ sở quản lý dữ liệu
Mục tiêu cụ thể:
1. Phát triển mạng lưới thông tin liên lạc.
2. Tập trung vào hệ thống quản lý dữ liệu.
3. Tận dụng cơ sở dữ liệu để đưa ra các chiến lược cho năm sau
Quy trình:
1.Tối ưu từ cơ sở dữ liệu nội bộ và các mạng lưới truyền thông tin
2.Tiếp theo là tối ưu mạng lưới truyền thông tin của khách hàng
3.Quản lý dữ liệu có quy trình cụ thể bằng chuyển đổi số
4. Sử dụng dữ liệu đã có để dự đoán và đề ra chiến lược cho năm sau.
Hoạt động chi tiết cần thực hiện:
1. Kiểm tra và liên kết các ứng dụng bằng BPM.
2. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá các quy trình.
3. Các phòng ban cần có sự liên kết với nhau.

Chủ doanh nghiệp phải có tầm nhìn, tư duy mở sẵn sàng tiếp nhận những thay đổi trong thời đại số; bên cạnh đó, nhà lãnh đạo cần phải hiểu rõ năng lực và khả năng của đội ngũ nhân lực cùng các nguồn lực của công ty để thực hiện một chiến lược chuyển đổi số. Một thách thức khác mà nhà lãnh đạo phải đối mặt đó chính là việc có quá nhiều lựa chọn về phương thức chuyển đổi số cho doanh nghiệp nên họ khó xác định mô hình nào phù hợp cho công ty, tổ chức của mình.

Giám đốc kỹ thuật phải có nền tảng tốt về công nghệ để có thể tư vấn và tham mưu cho nhà lãnh đạo hoạch định chiến lược Digital Transformation đúng đắn ngay từ những nước đầu.

Chuyển đổi số là một  quy trình đòi hỏi sự phối hợp của toàn thể công ty. Do đó bộ phận nhân sự cần có thái độ hợp tác, cởi mở để tiếp thu những “chuyển dịch” mới trong quy trình vận hành.

Bên cạnh đó, bộ phận kỹ thuật - công nghệ thông tin của công ty cũng phải đảm bảo khả năng truyền đạt tinh thần, ý tưởng của chiến lược Digital Transformation của công ty đến từng bộ phận nhân viên sao cho các tactics đề ra đều được các cấp, bộ phận hiểu rõ để tiến hành thực thi đúng đắn.

Các quản lý cấp trung của bộ phận kỹ thuật- công nghệ thông tin có vai trò kiểm soát, giám sát để đảm bảo chất lượng và tiến độ hoàn thành đúng thời gian và mục tiêu trong quá trình chuyển đổi số.

Đảm bảo khách hàng hiểu rõ và tiếp cận dễ dàng đối với những điểm mới mẻ của quy trình chuyển đổi số của công ty để độ hài lòng luôn được duy trì và cải thiện cũng như ngày càng nâng cao.

Chuyển đổi lẻ tẻ : Doanh nghiệp đôi khi chỉ chuyển đổi một (một vài) phần nên không nhất quán và hiệu quả; 

Xác định công việc/ phần việc dư thừa làm lũng đoạn quy trình mới trong chiến lược chuyển đổi số.

Rủi ro cũng như khả năng chi phí, cơ sở hạ tầng, công nghệ.

Xây dựng chiến lược Digital Marketing chưa thật sự phù hợp với ngành hàng đang kinh doanh.

Vấn đề Data và bảo mật,...

- Những tổn thất về chi phí như chi phí mua phần mềm, chi phí cải thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật và chi phí về con người: 
 + Tất nhiên chi phí là thứ đầu tiên mà các trường phải trả giá. Sự tổn thất này sẽ làm nhà trường phải suy nghĩ hướng đi để bù đắp cho khoảng lỗ

- Chậm trễ vè chiến lược, tầm nhìn dài hạn:
+Đương nhiên quá tình chuyển đổi số luôn nằm trong chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Chính vì điều đó nếu như quá trình này thất bài thì nhà trường phải thực sự nhìn nhận lại từ đầu. Từ đó thay đổi quy trình phù hợp cho doanh nghiệp. Đương nhiên là việc này sẽ tiêu tốn thời gian rất nhiều.

- Nhân sự: 
+ Các nhân sự cấp thấp cần thời gian để học hỏi khi quy tình digital transformation diễn ra và nếu nó thất bại đồng nghĩa với việc học của họ bị ảnh hưởng. Ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc của từng nhân viên đóng góp vào quy trình của bộ phận
- Sự không hài lòng của khách hàng:
+ Bản thân học sinh khi đã được cơ hội trao đổi và học trên mạng mà gặp trục trặc và điều đó sẽ làm cho bản thân sinh viên không hài lòng và có thể gây ra những suy nghĩ không tốt về hình ảnh nhà trường. Từ đó gây ra những review không tốt cho các khách hàng tương lai cũng như sự quay lại học của học sinh trong trường.

- Quy trình từng phòng ban, quy trình chung:
Mỗi quy trình thường có những nguyên tắc riêng và khi thay đổi nó cần rất nhiều thời gian để nhà quản trị suy xét về các mặt khác nhau của quy trình.

- Thua kém đối thủ → Bị đối thủ giành khách hàng - thị phần:
+ Nếu các đối thủ thay đổi quy trình kịp thì họ sẽ có cơ hội đáp ứng nhu cầu kịp thời thì họ sẽ dễ lôi kéo khách hàng dễ hơn. Từ đó, ta sẽ mất đi thị phần vốn có. 
Thay đổi để thích nghi để tăng trưởng và nó đang quan trọng hơn bao giờ hết trong cuộc cách mạng 4.0.