Dados representam uma série de fatos, conceitos ou estatísticas que podem ser analisados para produzir informações.

Alguns exemplos dessa definição são o ano de fundação de uma empresa, o peso de uma pessoa ou o número de habitantes de uma cidade.

Informações, por sua vez, são os dados agregados de maneira a produzir propósito e significado para a organização.

Um exemplo é a coleção das estatísticas de venda de um determinado produto durante os meses do ano, organizada para o planejamento da produção e previsão de cobertura de estoque.

O conhecimento é derivado da informação, baseado no entendimento da importância percebida de um problema e pode ser utilizado para se obter conclusões significativas.

A gestão do conhecimento pode ser definida em seu sentido mais amplo como o processo de criar, compartilhar, usar e gerenciar o conhecimento de uma organização.

Esse conceito se refere a uma abordagem multidisciplinar para alcançar os objetivos organizacionais por meio das melhores práticas do uso do conhecimento.

Deve haver facilidade na transferência do conhecimento da mente dos geradores para as pessoas que o utilizam na execução da estratégia da empresa.

Para atender a esse propósito, a gestão do conhecimento necessita cumprir quatro objetivos:

A gestão do conhecimento habilita as empresas em última instância para a geração de valor e aumento da competitividade.

O atentado de 11 de setembro de 2001 demonstra de maneira clara que a existência de sistemas de troca de conhecimento entre os departamentos de inteligência (CIA) e investigações (FBI) poderia ter frustrado os planos dos terroristas da al-Qaeda.

De acordo com os dados levantados em inquéritos posteriores, as agências ignoraram as evidências do plano de ataque que estava em gestação desde 1994.

Uma pesquisa do International Data Corp. (IDC), estima que a gestão deficiente do conhecimento seja responsável pela perda de US$ 31,5 bilhões anualmente, somente considerando as empresas listadas na Fortune 500.

Entretanto, se pela falha ou inexistência de sistemas de gestão do conhecimento é possível perceber a importância do tema, existem também dados que comprovam os benefícios da sua implantação.

Um estudo publicado por pesquisadores da Universidade de Ciências Aplicadas de Wiesbaden, na Alemanha, identificou que a utilização de sistemas de gestão do conhecimento permite a aceleração dos processos internos, a redução de redundâncias, a valorização do conhecimento interno e o aumento da transparência.

Outra pesquisa da TSIA detectou que a implantação de sistemas de gestão do conhecimento nas empresas eleva a produtividade geral das organizações entre 10 e 40%.

Para a realização do levantamento inicial da situação devem realizadas as seguintes perguntas:

Realizada a avaliação conforme os pontos citados acima, define-se a visão, objetivos e estratégias para a gestão do conhecimento.

Após essas definições, as ações necessárias devem ser listadas para a identificação e priorização de fases da implantação.

Também devem ser definidos os responsáveis pela administração desse processo e quais as atividades que deverão ser realizadas para colocar a gestão do conhecimento em prática.

É importante observar que o planejamento das ações deve estar alinhado com o levantamento das informações do diagnóstico inicial.

Com a avaliação realizada e o plano formulado, é necessário executar um projeto piloto.

O propósito é testar a eficácia do que foi planejado e buscar informações importantes sobre os detalhes do projeto.

É uma etapa exploratória para entender os elementos que melhor se aplicam e os elementos que eventualmente necessitam de uma melhor preparação para implantação.

Serve como aprendizado para avaliar o resultado, definir quais medidas podem ser mantidas e quais precisam ser reavaliadas para minimizar os erros e ampliar o uso do sistema de gerenciamento do conhecimento.

Esta etapa é realizada conforme os seguintes passos: