Una factura es un documento comercial que detalla bienes o servicios prestados y exige el pago de los mismos. 

• Cobro y venta: Es el documento que el vendedor presenta al comprador para solicitar el pago por los bienes o servicios recibidos. 

• Registro contable: Sirve como documento fuente para registrar todas las transacciones comerciales en los libros contables de la empresa. 

• Prueba legal: Acredita la realización de una operación entre dos partes, ofreciendo validez al acuerdo y sirviendo como prueba en caso de disputas o problemas de pago. 

• Base para impuestos: Permite a las empresas registrar sus ingresos y gastos para realizar la declaración de impuestos correcta y deducir el IVA correspondiente. 

• Seguimiento de inventario: Las empresas que venden productos usan las facturas para llevar un control del inventario y planificar futuras compras. 

• Análisis de negocios: El análisis de las facturas a lo largo del tiempo ayuda a identificar patrones de compra, identificar los productos más demandados y pronosticar ventas futuras, facilitando la creación de estrategias de marketing efectivas. 

• Control y seguimiento: Facilita a las empresas el seguimiento de sus ventas, el estado de sus cobros y la gestión de las cuentas por cobrar. 

• Mejora de relaciones comerciales: La facturación eficiente agiliza los pagos y ayuda a mantener una comunicación clara y organizada con los clientes y proveedores. 

Entre los principales responsables de la emisión de factura electrónica, se encuentran:

• Empresas y personas jurídicas.

• Negocios o personas responsables de IVA y del Impuesto Nacional al Consumo

• Personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT o que cumplan los requisitos del Artículo 437 del estatuto tributario.

• Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación.

• comerciantes, importadores y productores de bienes y servicios.

• Trabajadores dependientes: Personas con relación laboral o legal y reglamentaria que no realizan actividades comerciales. 

• Régimen simplificado: Personas naturales que cumplen con los topes de ingresos y patrimonio, según las normas de la DIAN.

• Transporte público: Empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros. 

• Servicios básicos: Quienes prestan servicios de baños públicos. 

• Personas naturales con bajos ingresos: Aquellas que venden excluidos del impuesto sobre las ventas (IVA) o prestan servicios no gravados, siempre y cuando sus ingresos no superen los topes de 3.500 UVT.