• 8.2.3 Revisión de los requisitos relacionados con los productos y servicios La empresa tiene que estar segura de la capacidad con la que cuenta para cumplir con todos los requisitos de los productos y los servicios que ofrecen a los clientes. La empresa tiene que realizar una revisión antes de comprometerse para suministrar los productos y servicios a su cliente, en lo que se debe incluir:

  • a) Todos los requisitos que han sido especificados por el cliente, se incluyen los requisitos necesarios para la entrega de los productos.

  • b) Los requisitos que no se encuentren establecidos por el cliente, aunque son necesarios para su utilización específica o prevista.

  • c) Los requisitos que especifica la empresa.

  • d) Los requisitos legales aplicados a los productos y servicios.

  • e) Las diferencias que existen entre los requisitos del contrato y los expresados de forma previa.

• Comunicación con el cliente

• Determinar todos los requisitos relativos a los servicios y productos

• Revisar los requisitos que se relacionan con los productos y servicios

Nombre del Equipo:

Taller

1. Cliente | Entidad:

2. Problema:

3. Requisitos

   1. Descripción

   2. Tipo

   3. Norma Asociada o fuente

   4. Medio de Verificación

Ejemplo

1. Cliente | Entidad: Secretaría de Desarrollo Rural, Agricultura y Pesca

2. Problema: Las Asociaciónes reportan demoras en la entrega de kits agropecuarios del programa de fortalecimiento productivo, afectando los ciclos de siembra y su sostenibilidad económica.

3. Requisito: Entrega oportuna de insumos

4. Descripción: Los kits agropecuarios deben entregarse como mínimo 30 días antes del inicio del ciclo de siembra definido por la UMATA local

5. Tipo: Explícito

6. Norma Asociada o fuente: Solicitud formal presentada mediante derecho de petición

7. Medios de Verificación: Acta de entrega firmada, cronograma de entrega, informe técnico

• 8.2.1 Comunicación con el cliente En la comunicación que se realiza con los clientes se tiene que incluir:

  • a) Toda la información que concierne a los productos y a los servicios.

  • b) Atender a todas las consultas, los contratos y los pedidos, además de incluir los cambios pertinentes.

  • c) Obtener retroalimentación de los clientes según los productos y los servicios, se deben incluir la quejas de los clientes.

  • d) La manipulación o el control de la propiedad del cliente.

  • e) Se tiene que establecer los requisitos específicos para tomas las acciones necesarias de contingencia, siempre que sea pertinente.

    
    

• 8.2.2 Determinación de los requisitos relacionados con los productos y servicios Cuando se establecen todos los requisitos de los productos y los servicios que se ofrecen para los clientes, la empresa tiene que estar segura de que:a) Los requisitos para los productos y los servicios se deben definir:

  • Los requisitos legales y la reglamentación que sea aplicable

  • Los servicios o productos que la organización considere necesarios

• b) La empresa puede cumplir con todas las declaraciones sobre los productos y los servicios que ofrece.

  
  

La empresa tiene que conservar toda la información perfectamente documentada, cuando se apliquen:

• a) Los resultados de la revisión

• b) Los nuevos requisitos que tengan los productos y los servicios

  
  

La empresa se tiene que asegurar de que en el momento en el que cambien los requisitos para los servicios o productos, la información documentada se modifique pertinentemente, y que las personas responsables sean conscientes de dichos cambios.

1. Explícitos Son los que el cliente (ciudadano, asociación, otra entidad) manifiesta de forma directa, verbal o escrita.
Ejemplo: “Solicitamos que los kits se entreguen antes de septiembre”.
Fuente común: Derecho de petición, encuesta, mesa de participación.

2. Implícitos No se dicen directamente, pero se sobreentienden por contexto, costumbre o dignidad del servicio público.
Ejemplo: Que el trato sea respetuoso, o que la información llegue clara a comunidades rurales.
Fuente común: Experiencia institucional, cultura ciudadana, principios del servicio público.

3. Legales / Normativos Están definidos en leyes, decretos, resoluciones o manuales institucionales.
Ejemplo: “Responder PQRS en 15 días hábiles” (Ley 1755 de 2015).
Fuente común: Constitución, leyes sectoriales, normas ISO, manuales de contratación.

4. Políticos / Estratégicos Son requerimientos derivados del Plan de Desarrollo, políticas públicas o acuerdos de gobierno, que reflejan compromisos con el territorio.
Ejemplo: Priorizar mujeres rurales en proyectos productivos.
Fuente común: Plan de Desarrollo Departamental, planes sectoriales, metas de impacto.

5. Contractuales / Interinstitucionales Provienen de acuerdos entre entidades, convenios o contratos, con obligaciones específicas.
Ejemplo: Entregar informes trimestrales a la Contraloría según convenio firmado.
Fuente común: Contratos, convenios marco, actas de comité técnico.

Calidad oportuna y eficaz

Enrodad. Fiscalía General de la Nación

Problema: Retraso en la entrega de los elementos de Criminalistica para actividades propias del área misional

3. Requisitos:

   Afectaciones en la salud del perdonal del área misional por falta de insumos de seguridad en actividades de Criminalistica de la FGN.

4. Tipo: explícito

5. Norma asociada o fuente: incumplimiento norma técnica de calidad ISO 17025

6. Medias de verificación: seguimiento oportuno al PAA, y sondeos del área técnica mediante proceso de Micro gestión para entrega oportuna de los estudios previos.

7. 
   

Entidad: Colegios XYZ

2. La empresa tiene dificultades para salvaguardar adecuadamente su información, debido a la falta de respaldo seguro de datos. Esto representa un riesgo significativo para la continuidad operativa y el cumplimiento legal.

3. Requisitos:

   implementar mecanismos seguros y periódicos de respaldo de toda la información

4. Descripción: La empresa debe garantizar el respaldo automatizado y seguro de toda la información crítica al menos una vez al día, almacenando copias en ubicaciones físicas y virtuales diferentes, con acceso restringido y trazabilidad.

   
   

   
   

5. Tipo: Explícito

6. Norma Asociada; Política interna de seguridad de la información

   Ley 1581 2012