Dicho concepto fue introducido por Henry Fayol en su libro Administration Industrielle et Generale en el año 1916. En este, Fayol identifica 5 funciones administrativas básicas:

La entrevista es una herramienta de elección que permite recoger, contrastar y validar información sobre los candidatos, y a su vez transmitirles datos sobre el puesto y la organización. La importancia de la entrevista radica especialmente en la información que se recoge; pero más allá de verla como género, vayamos a la importancia que tiene esta como diálogo, como una conversación entre dos personas, donde uno es el reportero y el otro el entrevistado.

El cuestionario es un conjunto de preguntas que se confecciona para obtener información con algún objetivo en concreto. Su función es medir comportamientos, actitudes y/o características de los entrevistados.

La observación directa  consiste en observar directamente el comportamiento de un individuo durante la realización de una actividad. Es muy importante ya que llega a ofrecer unas ventajas con las que no cuentan otros métodos para la recolección de los datos

POLITICAS:

1-Definir retribuciones y condiciones laborales.

2-Mantener clima laboral adecuado.

3-Aumentar la eficiencia de la empresa.

4-Resolver problemas con facilidad.

5-Establecer formas de trabajo.

NORMAS:

1-La norma ISO 30408: ayuda a la gestión de recursos humanos como mencionamos anteriormente, pues en los entornos globales donde se pueden involucrar diferentes países con otras culturas pueden afectar a los objetivos de una unidad de negocio.

2-La norma ISO 30400: Proporciona una comprensión común de los términos fundamentales que son utilizados en las normas de gestión de recursos.

3-La norma ISO 30408, Gobernabilidad: Esta norma establece las direcciones sobre la gobernabilidad para estructurar un sistema humano efectivo, que sea capaz de realizar su funcionamiento de manera eficaz, también fomentando el trabajo en equipo y que sea una empresa que esté en coherencia con la cultura empresarial que fomenta.

4-La norma ISO 30405, Contratación: Esta norma establece las direcciones sobre el reclutamiento del personal, brindando orientación acerca de los procesos de contratación eficaces, siendo útil para las personas que estén involucradas en el área de reclutamiento de personal, ya sean profesionales o no.

5-La norma ISO 30409, Planificación del personal: Establece las directrices sobre la planificación eficaz del personal, para apoyar a las organizaciones a resolver las necesidades de la organización y el impacto en el personal de esta.

 

Los manuales administrativos, son un conjunto de reglas, funciones, procedimientos, actividades, objetivos, instrucciones, pautas y políticas que deben ser obedecidas y seguidas por los empleados de la empresa, así como la forma en que se llevarán a cabo, ya sea de forma individual o conjunta.

El manual administrativo es un instrumento que ayuda a la organización a organizar mejor sus métodos, estandarizar procedimientos, mejorar la comunicación entre los sectores organizacionales.

 

·         Manual de políticas

Tiene como objetivo orientar las acciones de los ejecutivos responsables de las funciones de gestión y asesoría, estableciendo la forma de actuar de la empresa, expresada de manera general y filosófica.

·         Manual de organización

El objetivo es enfatizar y caracterizar los aspectos formales de las relaciones entre los diferentes departamentos (o unidades organizativas) de la empresa, así como establecer los deberes y responsabilidades relacionados con cada uno de los puestos de dirección o asesoría de la empresa.

·         Manual de normas y procedimientos

El objetivo es describir y detallar el desarrollo u operacionalización de las actividades que conforman los distintos sistemas funcionales de la empresa.

·         Manual de instrucciones especializadas

Es el que agrupa instrucciones específicas para un tipo específico de actividad o tarea. Su finalidad es posibilitar una mayor y mejor formación y capacitación de un determinado grupo de empleados en el desarrollo de actividades. Ej.: manual del vendedor, manual de la secretaria, manual de operaciones, etc.

 

1. Índice o contenido

2. Introducción

3. Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual.

4. Marco jurídico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institución o empresa: (acuerdos, acta de constitución, escritura pública, estatutos, reglamentos)

5. Objetivos del manual

6. Organigramas: general, específico, de funciones y nominal o de puestos

7. Descripción de puestos

8. Glosario

9. Anexos

Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativos que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

Las revisiones periódicas de los manuales es una forma de motivar a los usuarios de los manuales, ya que estos indicarán claramente que tienen una responsabilidad de mantener el manual actualizado y se dan cuenta del interés que tiene el responsable.

El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas. Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el material del manual. En la reunión es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles. La aprobación.

 

 Métodos de implantación de los manuales administrativos.

.         La Formulación del Programa y los métodos para la implantación del nuevo sistema: El primer paso en la formulación del programa de implantación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización.

·         Integración de Recursos Humanos y Materiales: Una vez que el programa de implantación ha sido confeccionado y aprobado, el siguiente paso es reunir los recursos humanos y materiales que se estimaron necesarios para la operación del nuevo sistema.

·         Ejecución del Programa de Implantación: Se procede a poner en operación el nuevo sistema al aplicar el método de implantación seleccionado; al realizar las actividades programadas y al seguir los lineamientos fijados en los manuales e instructivos. Cuando de inicia la implantación es necesario elaborar circulares con fin de darlo a conocer a sus usuarios y , en caso necesario, debe de continuarse con la labor de información y orientación de quienes estén involucrados en el cambio.