1. Métodos

Falta de padrão para organização e arquivamento:

Não há um processo bem definido e claro para arquivar ou registrar os documentos dos colaboradores, o que leva ao "arquivamento de qualquer jeito". A ausência de um fluxo de trabalho estruturado gera confusão, erros e documentos que se perdem facilmente.

Processos não automatizados:

A falta de ferramentas ou sistemas para organizar, registrar e monitorar os documentos impede que a empresa tenha um controle efetivo.

2. Máquinas (Equipamentos)

Sistema de arquivamento ineficiente:

Pode ser que os equipamentos ou sistemas de TI utilizados pela empresa para armazenar os documentos não sejam adequados ou eficientes o suficiente, resultando em extravios ou dificuldades no acesso aos documentos necessários.

Ausência de um sistema digital integrado ou de um software especializado para o controle de documentos.

3. Mão de obra (Pessoas)

Falta de treinamento dos colaboradores:

Os funcionários responsáveis pelo arquivamento e controle de documentos podem não ter sido devidamente treinados para realizar a tarefa de forma organizada e padronizada.

Falta de conscientização sobre a importância dos documentos:

Pode haver uma falta de compreensão entre os colaboradores sobre a relevância dos documentos no momento da auditoria ou para garantir direitos trabalhistas, o que leva a um descuido com o armazenamento adequado.

4. Materiais

Documentos físicos mal armazenados:

Se os documentos são armazenados em formatos físicos, o material utilizado (arquivos, pastas, armários, etc.) pode ser inadequado, resultando em documentos danificados ou extraviados.

Falta de registros adequados:

Além disso, se não há uma catalogação adequada, os materiais podem ser facilmente perdidos ou encontrados de forma ineficiente quando necessários.

5. Medições

Falta de auditoria e controle:

Não há um acompanhamento constante ou verificação dos documentos arquivados. A falta de métricas para medir a organização dos documentos resulta em problemas na hora de encontrar ou comprovar a documentação necessária.

Não existe um sistema de checklist ou verificação de conformidade para garantir que todos os documentos exigidos foram entregues no momento da admissão ou demissão.

6. Ambiente

Falta de uma cultura organizacional de disciplina documental:

A empresa não possui uma cultura interna que valorize a importância de processos administrativos e documentais bem organizados. Isso impacta diretamente a forma como os colaboradores lidam com a documentação, desde o início até o fim do vínculo empregatício.

Ambiente de trabalho desorganizado:

A desorganização física ou mesmo digital no local de trabalho pode contribuir para a falta de cuidados no armazenamento de documentos, como pilhas de papéis ou arquivos eletrônicos sem uma estrutura definida.

Resumo dos Gaps Identificados:

Processos desestruturados para organização de documentos.

Falta de ferramentas e sistemas eficientes para gestão documental.

Desconhecimento e falta de treinamento dos responsáveis pela organização e controle de documentos.

Armazenamento inadequado dos documentos (tanto físicos quanto digitais).

Ausência de auditoria e falta de medição da conformidade no controle de documentos.

Falta de cultura organizacional em relação à importância da documentação.

Arquivamento físico:

• Tipos de suporte: pastas suspensas, caixas arquivo, dossiês, estantes, pastas sanfonadas e fichários.

• Classificação por uso:

  • Arquivo corrente: documentos usados com frequência.

  • Arquivo intermediário: documentos pouco usados, mas com valor legal.

  • Arquivo permanente: documentos de valor histórico ou institucional.

• Formas de organização: alfabética, numérica, geográfica, cronológica e temática.

Arquivamento digital:

• Formas: pastas em nuvem (Google Drive, OneDrive), sistemas de GED e bancos de dados.

• Critérios de organização: nomeação padronizada, uso de metadados, indexação automática, controle de versões e backup com segurança.