Esempi

La contatto perché spero di trovare un mentore che possa fornirmi un orientamento professionale. Ho un forte interesse per [Aree o competenze specifiche] e apprezzerei la sua competenza ed esperienza".

"Le scrivo per presentarmi e per esplorare potenziali opportunità di collaborazione tra le nostre aziende".

Se usate troppo l'interlocutore può pensare sia una mancanza di rispetto da parte vostra

I destinatari potrebbero pensare che non vi siete impegnati abbastanza.

ATTENTA RILETTURA (CORRETTO)

Rileggere attentamente la mail per individuare e correggere eventuali errori.

FORMULA DI APERTURA SBAGLIATA (SCORRETTO)

Se non si scrive correttamente il nome o il titolo professionale del destinatario, riuscite già ad infastidire la controparte ancor prima che sia giunto al contenuto.

FORMULA DI APERTURA COMPLETA (CORRETTO)

Verificare se gli interlocutori posseggono di un titolo professionale che deve essere inserito nell'intestazione.

DIMENTICARE L'ALLEGATO (SCORRETTO)

Se anticipate un allegato ma dimenticate di inserirlo nel messaggio, sarete costretti a scrivere una seconda e-mail.

VERIFICATE L'ALLEGATO (CORRETTO)

Prima di premere invio, verificate di aver allegato la versione più recente del documento.

TONO EMOTIVO (SCORRETTO)

Negli scambi di e-mail posso avvenire dei fraintendimenti. Un linguaggio emotivo può infatti portare a tensioni.

TONO NEUTRO (CORRETTO)

Un tono neutro o amichevole è la scelta giusta affinché i destinatari accolgano con piacere le informazioni contenute nel messaggio.

Il postscriptum è da evitare poiché nelle email si ha sempre la possibilità di modificare il testo è dunque inutile metterlo.

La riga dell' oggetto é molto utile, poiché è la prima cosa che si nota quando ti arriva un' email. In questo modo i destinatari possono conoscere l' importanza e l' urgenza di una mail. Inoltre le indicazioni scritte nell'oggetto sono d' aiuto per ritrovare le mail.

Bisogna evitare di fare oggetti che non vanno dritti al sodo, che sono troppo lunghi o contenenti un linguaggio passivo-aggressivo.

In allegato una mail formattata correttamente.

CONTENUTO

A differenza di quanto accade nel parlato, nella comunicazione scritta spesso è difficile comprendere il tono della conversazione. Il sarcasmo è particolarmente difficile da comprendere perché è intrinsecamente basato sul dire il contrario di ciò che pensa la gente. Tuttavia, in un ambiente di lavoro, è meglio evitarli, proprio come è meglio evitare i giochi di parole, i commenti sarcastici e le battute sarcastiche, e optare invece per un tono amichevole e amichevole.

-A -> L' indirizzo del destinatario o dei destinatari

-Cc -> Copia conoscenza, inserire gli indirizzi e-mail dei destinatari, consente di specificare uno o più destinatari indiretti che devono ricevere il messaggio di posta elettronica.

-Ccn -> Copia conoscenza nascosta, i destinatari che riceveranno il messaggio in Ccn riceveranno il messaggio, ma i loro indirizzi non saranno visibili agli altri destinatari ma nemmeno alle persone in CC.

Ora bisogna solo comunicare i contenuti in maniera compatta e ben strutturata, una delle regole da tenere sott`occhio sono le frasi brevi affinchè il lettore assimili meglio le informazioni.

Un corpo email deve essere breve. Generalmente dalle 3 alle 6 righe

LUNGHEZZA TESTO

un'e-mail deve contenere tutte le informazioni necessarie nel minor spazio possibile. Un messaggio breve e conciso, che arriva direttamente al punto richiede meno tempo per essere letto e compreso. è importante però che questa sinteticità non vada a peggiorare il messaggio della e-mail

FORMULE FORMALI

per non sbagliare si possono utilizzare frasi classiche come

Egregio signor Bianchi (se conosco il cognome del destinatario-maschile)

Gentile signora Rossi (se conosco il cogome del destinatario-femminile)

Gentili signore, Egregi signori, (quando non conosco chi c'è dall'altra parte)

FORMULE MENO FORMALI

formule più amichevole come "Caro/a..." può risultare molto informale con persone sconosciute.

Ma non fidatevi ciecamente, é sempre meglio controllare per conto proprio.

Alcune tematiche, però, necessitano di spiegazioni più accurate, Bisogna comunque provare a ridurre il testo il più possibile. In questo modo ci sarà più chiarezza per chi scrive e per chi legge