Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos.

Factores que restringen el éxito de un proyecto

-  Recursos

-  Riesgo

-  Satisfacción del cliente

-  Alcance

-  Calidad

-  Programa

-  Presupuesto

INICIO: Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto consiste en la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el patrocinador que autoriza un proyecto haga frente a la necesidad identificada o resuelva el problema.

 PLANEACIÓN: Antes de dar el salto e iniciar el proyecto, el equipo del proyecto o contratista debe tomarse el tiempo suficiente para planearlo adecuadamente. 

EJECUCIÓN: La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la realización del mismo. 

 CIERRE: La fase final del ciclo de vida del proyecto es el cierre del mismo. 

 La administración de proyectos

Es la planeación, organización, coordinación, dirección y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto. El proceso de administración de proyectos consiste en planear el trabajo y luego trabajar el plan. Un cuerpo técnico puede pasar horas preparando un plan único para un partido, luego el equipo ejecuta el plan para tratar de lograr el objetivo

La globalización añade una dimensión única a la administración de proyectos. Cambia la dinámica del proyecto y añade una capa de complejidad que puede afectar negativamente el resultado del proyecto si los participantes no están conscientes de las diferencias culturales y las transacciones económicas multinacionales.

Los factores externos al proyecto en sí, o al proyecto u organizaciones de los clientes, pueden crear un ambiente dinámico y quizás inestable durante la vida del proyecto, introducir fuentes de riesgo y afectar el éxito del mismo. Estos factores pueden ser:

-  Las fluctuaciones en las divisas y los tipos de cambio.

-  Las leyes y los reglamentos laborales específicos de cada país, como las horas de trabajo por día, los días festivos y la practicas religiosas.

-  Las joint ventures (empresas conjuntas) y las sociedades corporativas que crean entidades con presencia e instalaciones en varios países.

-  Las relaciones políticas entre los países.

-  La disponibilidad de la mano de obra de habilidades con gran demanda.

El beneficio primordial de la aplicación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.

Identificación y selección de proyectos 

La fase de inicio del ciclo de vida del proyecto comienza con el reconocimiento de una necesidad, problema u oportunidad para el que se identifican uno o varios proyectos que harán frente a esa necesidad. Los proyectos se identifican de varias maneras: durante la planeación estratégica de una organización, como parte de sus operaciones de negocios normales, como consecuencia de sucesos inesperados o como resultado de un grupo de personas que deciden organizar un proyecto para encarar una necesidad particular.

La selección del proyecto consiste en evaluar proyectos potenciales y luego decidir cuál de ellos debe derivar en su implementación. Los beneficios y las consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y contras de cada proyecto deben considerarse y evaluarse.

-  Desarrollar un conjunto de criterios para evaluar el proyecto.

-  Elaborar una lista de los supuestos con los que fundamentará cada proyecto.

-  Recabar datos e información de cada proyecto.

-  Evaluar cada proyecto según los criterios.

Una vez seleccionado el proyecto, éste se autoriza formalmente mediante un documento conocido como cédula del proyecto, a veces llamado autorización del proyecto o documento de inicio del proyecto. En este documento, el patrocinador o cliente otorga la aprobación para seguir adelante con el proyecto y asigna los fondos. La cédula del proyecto también resume las condiciones y los parámetros clave para el proyecto y establece el marco de trabajo para el desarrollo de un plan inicial detallado para realizarlo.

-  El título del proyecto.

-  El propósito.

-  La descripción.

-  El objetivo.

-  Los criterios de éxito o beneficios esperados.

-  El financiamiento.

-  Los entregables más importantes son los productos finales.

-  Los criterios de aceptación.

-  El cronograma de puntos de revisión o milestones.

-  Los supuestos clave.

-  Las restricciones.

-  Los principales riesgos.

-  Los requerimientos de aprobación.

-  El gerente de proyectos.

-  Los requerimientos de elaboración de reportes.

-  El designado del patrocinador o contraparte.

-  La firma y la fecha de aprobación.

En algunos casos una organización no cuenta con el expertise o el personal para planear y ejecutar el proyecto o partes importantes del mismo, por lo que decide subcontratar a un proveedor externo (contratista). El propósito de la preparación de una solicitud de propuesta es establecer, de manera completa y con detalle, lo que se requiere, desde el punto de vista del patrocinador/cliente, para hacer frente a la necesidad identificada. Una buena solicitud de propuesta permite a los contratistas entender lo que el cliente espera para que puedan preparar una propuesta meticulosa que satisfaga los requerimientos del cliente a un precio realista

Una vez que la solicitud de propuesta se ha preparado, el cliente requiere propuestas al notificar a los posibles contratistas que la solicitud está disponible. Una manera de hacerlo es mediante la identificación de un grupo selecto de contratistas con anticipación y el envío de una copia de la solicitud de propuesta a cada uno. Por ejemplo, un cliente que ha preparado una solicitud de propuesta para el diseño y la construcción de una pieza hecha a la medida para un equipo automatizado de pruebas, podría enviarla a varias empresas de renombre (contratistas) que se especializan en la fabricación de este equipo. Otro método para solicitar posibles contratistas es que el cliente publique un anuncio en ciertos sitios web y en periódicos de negocios importantes informando que la solicitud de propuesta está disponible y dé instrucciones sobre cómo los contratistas interesados pueden obtener o descargar una copia.

Administración exitosa de proyectos 

Los clientes y las organizaciones asociadas prefieren trabajar con personas que conocen y en quienes confían. Las relaciones establecen las bases para el financiamiento y las oportunidades de ganar contratos. Para construir una relación es importante ser proactivo y comprometido. De muchas maneras, se asemeja a un deporte de contacto, ya que requiere salir de la oficina y tener contacto directamente con la otra persona. No se puede hacer con la misma eficacia por medio de mensajes de correo electrónico o conversaciones telefónicas. La conducta ética en la relación con los clientes y socios también es necesaria para generar confianza.

Los contratistas no deben esperar hasta que los clientes anuncien formalmente la solicitud de propuesta para comenzar a desarrollar sus propuestas. Por el contrario, necesitan desarrollar relaciones con los clientes potenciales mucho tiempo antes de que éstos elaboren una solicitud de propuesta. Los contratistas deben mantenerse en comunicación con sus clientes actuales y anteriores, y entrar en contacto con otros potenciales. Esto les permitirá ayudar a los clientes a identificar áreas en las que podrían beneficiarse con la implementación de proyectos que enfrenten las necesidades, problemas u oportunidades. La colaboración estrecha con un cliente potencial coloca a un contratista en una mejor posición para ser seleccionado como el contratista ganador cuando el cliente emita una solicitud de propuesta.

Dado que el desarrollo y la preparación de una propuesta toman tiempo y pueden ser costosos, los contratistas interesados en presentar una propuesta deben ser realistas respecto a la probabilidad de ser seleccionados como ganadores. La evaluación de si se sigue adelante con la preparación de una propuesta a veces se conoce como decisión de licitar/no licitar.

Un contratista podría considerar los factores siguientes al decidir si debe desarrollar una propuesta en respuesta a una solicitud:

1. Competencia.

2. Riesgo

3. Misión.

4. Ampliación de las capacidades.

5.  Reputación.

6.  Fondos del cliente.

7.  Recursos de la propuesta.

8.  Recursos para el proyecto.

Es importante recordar que el proceso de propuesta es competitivo. Un cliente utiliza una solicitud de propuesta para solicitar propuestas competitivas a los contratistas. Cada contratista, por tanto, debe tener en cuenta que su propuesta competirá con las de otros y que el cliente seleccionará a uno como el ganador; sin embargo la presentación de una propuesta que cumpla con la descripción de trabajo del cliente y los requerimientos de la solicitud de propuesta no es suficiente para garantizar que será seleccionado. Es probable que muchas o todas las propuestas cumplan con los requerimientos. El cliente deberá seleccionar la que espera le proporcione el mayor valor. Una propuesta es un documento de venta, no un informe técnico. En la propuesta, el contratista debe convencer al cliente de que:

-  Entiende lo que el cliente está buscando.

-  Puede realizar el proyecto propuesto.

-  Proporcionará el mayor valor al cliente.

-   Es el mejor contratista para hacer frente a las necesidades o resolver el problema.

-   Aprovechará su experiencia exitosa con proyectos afines anteriores.

-   Hará un trabajo profesional.

-   Logrará los resultados previstos.

-   Completará el proyecto dentro del presupuesto y el programa previstos.

-   Dejará al cliente satisfecho.

La preparación de la propuesta puede ser una tarea sencilla realizada por una persona, o ser un esfuerzo que requiere un uso intensivo de los recursos y necesita un equipo de organizaciones y personas con varios tipos de expertise y habilidades. En el caso simple del diseño y la impresión de un reporte anual, un impresor comercial experimentado (el contratista), después de reunirse con el cliente para conocer los requerimientos, puede preparar una propuesta dentro de un periodo breve sin ayuda de otros.

Las propuestas suelen organizarse en tres secciones: técnica, administrativa y de costos. Para las propuestas grandes estas secciones deben comprender tres volúmenes independientes. El nivel de detalle con que el contratista elabora su propuesta dependerá de la complejidad del proyecto y del contenido de la solicitud de propuesta. Algunas solicitudes establecen que el cliente no aceptará propuestas de los contratistas que excedan cierto número de páginas. Después de todo, los clientes están ansiosos por hacer una evaluación rápida de todas las propuestas presentadas y tal vez no tengan tiempo para revisar un gran número de propuestas voluminosas.

El objetivo de la sección técnica de la propuesta es convencer al cliente de que el contratista entiende la necesidad o problema y puede proporcionar la solución menos riesgosa y más beneficiosa.

El objetivo de la sección administrativa de la propuesta del contratista es con vencer al cliente de que puede hacer el trabajo propuesto (el proyecto) y lograr los resultados buscados.

El objetivo de la sección de costos de la propuesta es con vencer al cliente de que el precio del contratista por el proyecto propuesto es realista y razonable. El cliente suele solicitar que el contratista proporcione un informe detallado de los diversos elementos de los costos.

Cuando los contratistas elaboran una propuesta, generalmente compiten con otros contratistas para ganar un contrato. Por consiguiente, deben procurar no fijar un precio excesivo para el proyecto propuesto, pues el cliente quizás elija a un contratista de menor precio. Asimismo, los contratistas deben poner el mismo cuidado para no fijar un precio demasiado bajo para el proyecto propuesto; de lo contrario, perderían dinero en vez de obtener una ganancia o solicitarle fondos adicionales al cliente, lo que podría resultar embarazoso y dañar la reputación del contratista.

Cuando los clientes publican una solicitud de propuesta para proyectos grandes y complejos de mucho dinero que se realizan por outsourcing, los contratistas preparan y presentan propuestas  de gran alcance que pueden ser voluminosas y detalladas, e incluyen la mayor parte de la información mencionada en la sección anterior (contenido de la propuesta). Sin embargo, muchos proyectos más pequeños o menos complejos tal vez no requieran propuestas extensas. En otros casos, los contratistas incluso pueden presentar una propuesta no solicitada antes de que el cliente prepare una solicitud de propuesta. En estos dos últimos casos, una propuesta simplificada o básica sería adecuada y suficiente.

La solicitud de propuesta del cliente contendrá instrucciones respecto a la fecha de entrega en la cual deben presentarse las propuestas, y el nombre y la información de contacto de la persona a quien deben entregarse.

Los contratistas deben seguir siendo proactivos, incluso después de presentar la propuesta. El contratista debe llamar al cliente para confirmar que la recibió. Después de varios días, debe contactarlo de nuevo para preguntarle si tiene alguna duda o si algún punto de la propuesta necesita cierta aclaración.

Los clientes evalúan las propuestas de los contratistas de muchas maneras distintas. A veces las propuestas técnicas y administrativas se evalúan primero, sin considerar los costos.

Las propuestas con la mayor puntuación en la revisión técnica/administrativa se evalúan después por sus costos. El cliente sopesa el mérito técnico/administrativo frente a los costos para determinar cuál propuesta ofrece el mejor valor.

El hecho de que un contratista haya sido seleccionado como ganador no significa que puede empezar a hacer el trabajo. Antes de seguir adelante con el proyecto, el cliente y el contratista deben firmar un contrato.

Un contrato es un vehículo para establecer una comunicación adecuada entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensión mutua y a expectativas claras con el fin de asegurar el éxito del proyecto. Es un acuerdo entre el contratista, quien acepta realizar el proyecto y proporcionar un producto o servicio (entregables), y el cliente, quien acepta pagar a cambio cierta cantidad de dinero. El contrato debe explicar en detalle, de manera clara, los entregables que se espera que el contratista proporcione; por ejemplo, un contrato establece que el resultado del proyecto cumplirá con ciertas especificaciones o que se proporcionará cierta documentación. El contrato también determina las condiciones de pago del contratista. Existen básicamente dos tipos de contratos: de precio fijo y de reembolso del costo.

En un contrato de precio fijo, el cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo pro- puesto. El precio permanece fijo a menos que ambos acepten hacerle cambios. Este tipo de con- trato es de bajo riesgo para el cliente, ya que éste no pagará mucho más del precio acordado, sin importar cuánto le cueste el proyecto al contratista.

En un contrato de reembolso del costo, el cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales (mano de obra, materiales, etc.), sin importar el monto, más una ganancia de común acuerdo. Este tipo de contrato conlleva un alto riesgo para el cliente, debido a que los costos del contratista pueden rebasar el precio propuesto, como cuando el servicio de reparación de automóviles proporciona una estimación para reparar una transmisión pero presenta una factura final que es superior a la estimación original.

A continuación se resumen algunos términos y condiciones diversos que pueden incluirse en el contrato de un proyecto:

1.  Distorsión de los costos. Establece que es ilegal que el contratista exagere las horas o los costos generados por el proyecto.

2.  Aviso de exceso de costos excedidos o retrasos en el programa. Subraya las circunstancias bajo las cuales el contratista debe notificar inmediatamente al cliente sobre costo excedido o retraso en el programa, presentando por escrito tanto la razón como un plan de acciones correctivas que reubiquen los costos dentro del presupuesto o vuelvan a poner el programa al día.

3.  Aprobación del subcontratista. Indica que el contratista debe obtener la aprobación del cliente antes de emplear a un subcontratista para que realice una tarea del proyecto.

4.  Equipo o información proporcionados por el cliente. Lista los elementos (como las partes para realizar pruebas) que el cliente proporcionará al contratista a lo largo del proyecto y las fechas en las cuales pondrá estos elementos a su disposición.

5.  Patentes. Cubre la propiedad de patentes que resultan de realizar el proyecto.

6.  Revelación de información confidencial. Prohíbe que una parte revele a un tercero la información confidencial, tecnologías o procesos empleados por la otra parte durante el proyecto o que los utilice para cualquier propósito distinto al que fueron destinados en el proyecto.

7.  Consideraciones internacionales. Especifica las adecuaciones que deben hacerse para los clientes extranjeros.

8.  Terminación. Establece las condiciones bajo las cuales el cliente puede dar por terminado el contrato, por ejemplo, el incumplimiento del contratista.

9.  Condiciones de pago. Cubre las bases sobre las cuales el cliente hará los pagos al contratista.

10. Pagos por bonos/penalizaciones. Algunos contratistas tienen una cláusula de bonos, donde se estipula que el cliente pagará al contratista un bono si el proyecto se termina antes de lo programado o supera otros requerimientos de desempeño.

11.  Cambios. Cubre el procedimiento para proponer, aprobar e implementar cambios al alcance, programa o presupuesto del proyecto. El cliente puede indicar los cambios o el contratista proponerlos.

Los contratistas miden el éxito de sus esfuerzos de propuesta por el número de veces que sus propuestas resultan elegidas o por el valor monetario total de sus propuestas seleccionadas. Una medida que se usa a menudo se conoce como tasa de éxito. Esta medida es el porcentaje del número de propuestas que el contratista ganó con respecto al número total de propuestas que presentó a varios clientes durante un periodo particular. Un método alterno para determinar la tasa de éxito es basarla en el valor monetario total de las propuestas que el contratista ganó como un porcentaje del valor monetario total de todas las propuestas presentadas a varios clientes durante un periodo específico.