• Certidão de nascimento

• Carteira de identidade (RG)

• CPF

• Título de eleitor

• Carteira de motorista (CNH)

• Certidão de casamento

• Carteira de trabalho (CTPS)

2- Quais documentos uma família recebe e administra todos os meses:

Conta de energia elétrica

Conta de água e esgoto

Conta de gás

Conta de Internet

Fatura do cartão de crédito

Plano de saúde / odontológico

domínio técnico científico

colaboração e comunicação

atitude sustentável

visão crítica

criatividade e atitude empreendedora

Contratos com fornecedores

Controle de estoque e inventário

1- Características do Contratos com fornecedores:

• Objeto – O que está sendo fornecido

• Prazo – Duração do contrato e datas importantes.

• Preço e pagamento – Valores, forma e prazos de pagamento.

• Entrega – Condições, prazos e responsabilidades da entrega.

2- Quais deles eu ja tive contato na empresa:

Contratos com fornecedores

Ata: Secretaria ou Administração / Setor Jurídico

Carta Comercial :Administrativo ou Comercial

Requerimento: Setores de Supervisão ou Direção

Declaração:RH ou Departamento Pessoal

Procuração: Jurídico/ Administração ou Secretaria

Contrato: Jurídico

Memorando: Administração ou Secretaria

Relatório: Setor Solicitante

1. Departamentos envolvidos:

• Financeiro, RH, Farmácia, Enfermagem, Administração, Gestores

2. Interface entre departamentos:

• Falta de padrão no envio, autorização e registro de documentos

• Comunicação falha entre setores

3. Documentos no fluxo:

• Nota fiscal, pedido de compra, autorização de pagamento, documentos de RH, registro de estoque

4. Documentos em outros segmentos:

• São comuns.

• Podem ser melhorados com: sistema ERP, formulários digitais, checklist de RH, controle eletrônico de estoque.

A Nota Fiscal (NF) é um documento legal que comprova a venda de produtos ou serviços. No Hospital São João do Caribe, ela é essencial para o controle financeiro e o pagamento correto aos fornecedores. A conferência adequada evita erros, fraudes e atrasos.

Principais Itens da Nota Fiscal

• Razão Social e CNPJ: identificam o fornecedor.

• Data de Emissão: importante para controle de prazos.

• Número da Nota Fiscal: garante controle e evita duplicidade.

• Descrição dos Produtos/Serviços: deve estar de acordo com o que foi pedido.

• Quantidade e Unidade: precisa bater com o que foi recebido.

• Valor Unitário e Total: confirmar se os preços estão corretos.

• Impostos: verificar se foram aplicados corretamente.

• Forma de Pagamento: deve seguir o combinado.

• Chave de Acesso: usada para validar a nota no site da SEFAZ.

Por que a conferência da Nota Fiscal é crucial para o pagamento?

A conferência da Nota Fiscal é essencial para:

• Evitar pagamentos indevidos ou duplicados

• Garantir que o produto/serviço foi realmente entregue conforme o pedido

• Prevenir erros e fraudes

• Cumprir exigências fiscais e legais

• Assegurar que a empresa só pague o que foi autorizado por um gestor

• Alguém do hospital confere se o que chegou é o que foi pedido.

• Verifica se o número da nota é o mesmo da fatura.

• Olha se a quantidade, os preços e os impostos estão certos.

• Um gestor (chefe) precisa autorizar o pagamento.

• Depois disso, a nota vai pro setor de contas a pagar.

• O hospital faz o pagamento.

• A nota é guardada direitinho, para controle e consulta depois.

• A nota fiscal chegou com o produto ou serviço?

• O que chegou está certo com o que foi pedido?

• O número da nota é o mesmo da fatura?

• A quantidade e os preços estão corretos?

• Os impostos estão certos na nota?

• A nota foi autorizada por um responsável (chefe)?

• Já foi enviada para o setor que faz o pagamento?

• O pagamento foi feito no prazo?

• A nota foi guardada no lugar certo?

• Número da Nota: 000.146.914

• Série: 001

• Data de emissão: 11/03/2022

• Natureza da operação: Venda

• Valor total: R$ 7.104,12

• Emitente: Comércio de Alimentos LTDA – Rio de Janeiro/RJ

• Tipo de produtos: Produtos de limpeza e higiene (pedras sanitárias, sabão, esponjas, detergente, etc.)

Conferência:

• Número da nota está certo? Sim

• Produtos corretos? Sim

• Quantidade recebida: correto

• Valores e impostos corretos? Sim

• Frete e seguros: Não cobrados

Erros e problemas encontrados

1. O nome do hospital não aparece na nota → precisa ser corrigido pelo fornecedor.

2. Não há assinatura de quem recebeu a mercadoria → precisa ser assinada quando os produtos chegarem.

3. Alguns códigos de operação (CFOP) estão diferentes entre os produtos → pode indicar erro no cadastro.

4. O “Fundo de Combate à Pobreza” aparece, mas não mostra o cálculo → deveria estar detalhado.

O que a empresa deve fazer

1. Conferir se todos os produtos chegaram de acordo com a nota.

2. Pedir ao fornecedor para corrigir a nota fiscal, colocando o nome e CNPJ do hospital.

3. Assinar e registrar a data de recebimento da mercadoria.

4. Guardar a nota fiscal junto com o pedido de compra, para não perder documentos.

5. Só liberar o pagamento depois que tudo estiver conferido e certo.

1. O fornecedor manda a nota fiscal e entrega os produtos.

2. O pessoal que recebe os produtos confere se está tudo certo com o que foi pedido.

3. A nota vai para a administração, que confere os dados e os valores.

4. Um gestor (chefe do setor) precisa olhar e autorizar o pagamento.

5. Depois, o financeiro faz o pagamento para o fornecedor.

6. A nota é guardada para provar que tudo foi feito certinho.

Quem faz o quê

• Recebimento: confere se o que chegou está certo.

• Administração: olha a nota, vê se os valores e impostos estão certos.

• Gestor: aprova se pode pagar.

• Financeiro: faz o pagamento e guarda a nota.

Checklist simples antes de pagar

• A nota fiscal chegou?

• O que foi pedido chegou certo?

• A nota está com os dados certos (valor, número, impostos)?

• Um responsável autorizou o pagamento?

• Está tudo certo para pagar?

• A nota foi guardada depois?

  
  

Problemas encontrados:

• Notas fiscais se perdem ou chegam incompletas.

• Alguns produtos chegam, mas não são conferidos corretamente.

• O pagamento atrasa porque falta autorização do gestor.

• Falta um padrão para guardar e organizar os documentos.

• Não há sistema digital para controlar os pedidos, entregas e pagamentos.

Análise do processo atual

Problemas encontrados:

• Notas fiscais se perdem ou chegam incompletas.

• Alguns produtos chegam, mas não são conferidos corretamente.

• O pagamento atrasa porque falta autorização do gestor.

• Falta um padrão para guardar e organizar os documentos.

• Não há sistema digital para controlar os pedidos, entregas e pagamentos.

❗ Pontos que precisam melhorar

• Falta de controle no caminho da nota fiscal.

• Comunicação falha entre setores (administração, financeiro e gestores).

• Pagamentos atrasam sem necessidade.

• Risco de pagar por produtos não entregues.

✅ Soluções propostas (melhorias)

1. Criar um padrão simples de conferência de notas e produtos.

2. Usar um sistema (mesmo que simples, como planilhas online) para registrar tudo.

3. Fazer um formulário de autorização de pagamento, assinado por gestor.

4. Treinar os funcionários para seguirem o passo a passo sempre.

5. Digitalizar as notas fiscais e guardar em uma pasta organizada por mês.

Plano de Ação Resumido

1. Criar um checklist de conferência – Administração (1 semana)

2. Fazer uma planilha para controlar notas e pagamentos – Financeiro (1 semana)

3. Criar um formulário de autorização de pagamento – Administração (3 dias)

4. Treinar os funcionários – RH/Administração (2 semanas)

5. Digitalizar e organizar as notas – Financeiro (sempre)

Por que isso aconteceu:

• Ninguém conferiu direito a nota

• Os setores não se comunicaram bem

• Não tinha controle das notas que já tinham sido pagas

O que isso causou:

• Perda de dinheiro público

• Problemas com a população

• Tiveram que abrir investigação para saber de quem foi o erro

Como evitar:

• Conferir bem as notas antes de pagar

• Usar planilhas ou sistemas para controlar tudo

• Guardar as notas direitinho

• Fazer os setores trabalharem juntos e se comunicarem

Responda as 10 perguntas baseadas no manual “SEBRAE – Como elaborar controles financeiros” que você pode usar para reflexão, para treinamento ou para autoavaliação da sua empresa:

https://sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/TO/Anexos/Como%20elaborar%20controles%20financeiros.pdf

1. Quais são os principais controles financeiros básicos que a sua empresa já possui (caixa, banco, contas a receber, contas a pagar, estoque)? Sebrae+1

TODOS.

2. A sua empresa tem informados os valores a receber dos clientes por prazos (ex: à vista, 30 dias, 60 dias) e também quais clientes estão em atraso? Sebrae+1

NÂO.

3. Você já calculou a sua Necessidade de Capital de Giro (NCG) — ou seja, a diferença entre o que precisa aplicar em giro e o que a empresa tem como financiamento desse giro? Sebrae+1

NÃO

4. Como está o prazo médio de pagamento aos fornecedores, e como ele se compara com o prazo médio de recebimento dos clientes e do giro de estoques? Sebrae

ESTÁ COMPATÍVEL COM NOSSAS NECESSIDADES

5. A empresa faz previsão de vendas, compras e fluxos de pagamento para compor o Fluxo de Caixa? Sebrae+1

SIM.

6. O controle de estoque da sua empresa permite saber quantidades, valores, custo, movimentações (entrada/saída/saldo) e quais itens estão parados? Sebrae

SIM.

7. Como está o controle de despesas mensais da empresa — são registradas todas as despesas por categoria (salários, aluguel, energia, manutenção, etc.) e avaliadas com regularidade? Sebrae

ESTÁ COMPATÍVEL COM AS NOSSAS NECESSIDADES.

8. A sua empresa tem definição clara de quais informações financeiras são úteis para a tomada de decisões (por exemplo: valor total a receber, vencimentos, inadimplência, saldo bancário)? Sebrae

SIM.

9. Quando surgem diferenças entre registros de caixa/banco e os extratos ou verificações físicas, há um procedimento imediato para apurar e corrigir? Sebrae

SIM.

10. A gestão do giro (contas a receber + estoques – contas a pagar) está sendo tratada como uma questão estratégica para garantir liquidez e sustentabilidade da empresa?

SIM. ESTÁ.

1. Introdução Este relatório reúne e analisa as despesas fixas do hospital referentes ao período de abril a setembro. O objetivo é apresentar a evolução dos custos mensais e oferecer uma base sólida para o planejamento orçamentário do próximo semestre. Com isso, busca-se garantir maior transparência e eficiência na gestão financeira, fortalecendo o controle do setor de Contas a Pagar.

2. Análise dos Dados Ao longo dos seis meses analisados, observou-se um aumento gradual nas contas fixas do hospital. As variações mais significativas ocorreram nos seguintes serviços:

A conta de energia da Light passou de R$ 36.850,00 em abril para R$ 38.100,00 em setembro, um acréscimo de R$ 1.250,00. A Águas do Rio, responsável pelo fornecimento de água, teve alta de R$ 24.800,00 para R$ 25.700,00, aumento de R$ 900,00. O contrato com a Forseg (segurança) subiu de R$ 18.600,00 para R$ 19.500,00, diferença de R$ 900,00. A Nova Rio, responsável pela limpeza, apresentou variação de R$ 16.500,00 para R$ 16.950,00, aumento de R$ 450,00. O serviço de telefonia e internet, fornecido pela Movax, passou de R$ 13.200,00 para R$ 13.900,00, acréscimo de R$ 700,00. A manutenção dos sistemas de ar condicionado, feita pela FrioRio, evoluiu de R$ 9.300,00 para R$ 9.800,00, aumento de R$ 500,00. Por fim, a manutenção predial subiu de R$ 7.200,00 para R$ 7.600,00, um acréscimo de R$ 400,00.

Esses dados evidenciam um crescimento constante nos custos operacionais, especialmente em energia elétrica e segurança — categorias que representam as maiores parcelas das despesas fixas do hospital.

3. Propostas de Redução de Custos Com base na análise das contas, foram identificadas diversas oportunidades de economia e melhorias contratuais:

· Energia: substituição das lâmpadas por modelos LED, campanhas internas de conscientização e estudo de viabilidade para implantação de energia solar.

· Água: instalação de redutores de vazão, inspeção de possíveis vazamentos e incentivo ao uso racional.

· Segurança: renegociação contratual e adoção de mais sistemas de monitoramento eletrônico, reduzindo a necessidade de postos fixos.

· Limpeza: otimização de escalas, redução do desperdício de materiais e possível terceirização parcial do serviço.

· Telefonia e Internet: revisão dos planos atuais, migração para soluções mais econômicas e adoção da telefonia IP.

· Ar Condicionado: manutenção preventiva regular, controle automatizado de horários de funcionamento e substituição de equipamentos antigos por modelos mais eficientes.

· Manutenção Predial: fortalecimento das rotinas preventivas e revisão dos contratos com prestadores de serviço.

Essas medidas têm como propósito manter a qualidade operacional, reduzindo custos e garantindo uma gestão financeira mais equilibrada.

4. Projeção Orçamentária Considerando a média dos valores dos últimos seis meses, estima-se que as despesas fixas do hospital no próximo semestre apresentem um leve crescimento. Os valores mensais projetados são:

Energia (Light): R$ 38.500,00 Água (Águas do Rio): R$ 26.000,00 Segurança (Forseg): R$ 19.800,00 Limpeza (Nova Rio): R$ 17.000,00 Telefonia/Internet (Movax): R$ 14.000,00 Ar Condicionado (FrioRio): R$ 10.000,00 Manutenção Predial: R$ 7.700,00

Essas estimativas servem como referência para o planejamento do próximo semestre, auxiliando na previsão de recursos e na prevenção de atrasos nos pagamentos.

5. Conclusão O controle das contas fixas é fundamental para garantir o equilíbrio financeiro do hospital. A análise detalhada dos custos e a aplicação das propostas de economia apresentadas contribuirão para uma gestão mais eficiente e sustentável, assegurando o uso responsável dos recursos e fortalecendo a administração da instituição.

Prezado(a) Gestor(a),

Encaminho, para sua apreciação, o resumo das contas fixas do hospital referentes ao mês de setembro, conforme levantamento realizado pelo setor de Contas a Pagar.

Seguem os principais valores:

• Light (Energia): R$ 38.100,00 • Águas do Rio (Água): R$ 25.700,00 • Forseg (Segurança): R$ 19.500,00 • Nova Rio (Limpeza): R$ 16.950,00 • Movax (Telefonia/Internet): R$ 13.900,00 • FrioRio (Ar Condicionado): R$ 9.800,00 • Manutenção Predial: R$ 7.600,00

Todos os valores foram conferidos e estão dentro do padrão previsto para o período. Aguardo sua autorização para que possamos proceder com os respectivos pagamentos dentro do prazo estabelecido.

Atenciosamente, Luiz Felipe

R1: Poucas vezes

2-Existem documentos mais importantes na sua opinião?

R2: Identidade e Certidão de nascimento

3-Se sim, existem alguns que são confidenciais ou de acesso restrito para evitar alguma falsificação ou coisa indevida?

R3: Sim, muitos. Exemplo: cpf, endereço e etc.

4- Em que lugar você os guarda?

R4: Dentro de uma pasta em casa.

5-Você tem tudo organizado? Como faz a uarda desse documentos?

R5: Sim, todos em uma pasta.

6- Você guarda todos os documentos por tempo determinado ou existe a possibilidade de descarte?

R6: Guardo todos os documentos que considero importante.