[IGS K5 Project] Thảo luận và đóng góp cho Quy Định và Chính Sách Dự án by Anh Vũ Trâm https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct en-us 2022-10-11 03:39:08 UTC 2022-10-21 09:35:16 UTC hello@padlet.com https://padlet-uploads.storage.googleapis.com/1630355908/fb2cacd01ff39f1d78fe9034a530caa3/IGS_logo.png Quy định về trao đổi thông tin anhvu41 https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334723134 Scope: Toàn bộ nhân viên Dự án

Regulations:
  • Tuyệt đối không trao đổi các thông tin cá nhân liên quan đến Lương, Thưởng, Chế độ đãi ngộ của bất kì ai.

  • Chỉ sử dụng email công ty cho mục đích công việc, không dùng email cá nhân cho công việc và không dùng email công ty cho mục đích cá nhân.

  • Các tài liệu phục vụ cho Dự án & tài liệu sử dụng chung cần được tạo trong Drive dự án, không tạo tài liệu từ Drive cá nhân riêng. Trường hợp đang làm việc trên 1 file chưa chính thức, sau khi kết quả đc TBP duyệt cần được chuyển vào Drive của Dự án.

  • Nghiêm cấm việc sao chép và phát tán tài liệu công ty, thông tin dưới mọi hình thức.
  • Sử dụng Workplace trong quá trình làm việc. Mỗi tin nhắn/ task đc giao cần đc phản hồi.

  • Cần có sự chủ động khi trao đổi thông tin. Với các công việc trao đổi qua tin nhắn trong giờ làm việc, nhân sự cần trả lời trong vòng 1-2 tiếng. Nếu có công việc gấp, nhân sự nên gọi điện trao đổi trực tiếp.

  • Khi tổ chức cuộc họp, cần phân công rõ ràng: mục đích, người điều phối, thư ký. Đảm bảo các thông tin về các quyết định được đưa ra, kế hoạch hành động sau cuộc họp được thông suốt.

  • Trao đổi thông tin trong các buổi họp:
    • Đi họp đầy đủ, đúng giờ. Cần xin phép CBLD khi không thể tham gia; 
    • Trong thời gian họp, điện thoại cá nhân để chế độ rung và hạn chế sử dụng điện thoại.
]]> 2022-10-11 06:26:02 UTC https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334723134 Quy định về thời gian làm việc anhvu41 https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334744634 Scope: Toàn bộ nhân viên Dự án

Regulations:
  • Thời gian làm việc tiêu chuẩn: 8h30 - 17h30.
  • Tùy vào tính chất công việc hoặc theo các công việc theo sản phẩm, thời gian làm việc sẽ có thể thay đổi linh động nhưng không quá 8 giờ/ ngày và tổng thời gian làm việc không quá 48 giờ/ tuần.

Nghỉ phép
  • Tần suất: Với mỗi tháng làm việc, Nhân viên được nghỉ phép 1 ngày.
  • Thời gian cần báo trước như sau:
    • Nghỉ 01 ngày: Báo trước ít nhất 01 ngày;
    • Nghỉ 02-03 ngày: Báo trước ít nhất 01 tuần;
    • Nghỉ từ 04-07 ngày: Báo trước ít nhất 02 tuần;
    • Nghỉ dài từ 07 ngày trở lên: Báo trước ít nhất 01 tháng.
  • Hình thức: Gửi yêu cầu nghỉ phép cho Trưởng bộ phận (TBP), nhận phê duyệt qua email và cc “k5.ops@ivyglobalschool.org”. Trong email cần ghi rõ nội dung: 
    • Tên NV; 
    • Ngày xin nghỉ phép; 
    • Lý do;
    • Công việc cần thực hiện trong ngày nghỉ và người thay thế.
  • Hồ sơ: Đơn xin Nghỉ phép (có chữ ký của Nhân viên và Trưởng bộ phận) cần được đính kèm khi làm Giải trình chấm công của tháng đó.

Scope: Nhân sự offline

  • Đảm bảo chấm công 2 lần/ngày (1 lần ra và 1 lần vào) với các ngày đến văn phòng. 

  • Trong các ngày đi làm, nhân sự cần có mặt ít nhất 4 tiếng và làm đủ công việc được giao.

  • Với nhân sự nhà xa từ 8km trở lên: Vào các ngày thời tiết xấu, nhân sự có thể báo cáo team leader xin đến muộn hoặc xin WFH (VD: khi mưa bão, ngập lụt…) qua group chat K5 Lịch nghỉ.

  • Mỗi nhân sự có 02 ngày WFH mỗi tuần, đăng ký lịch cố định từ trước. 

    • Hình thức đăng ký: Trên sheet Lịch làm việc tháng
    • Lưu ý khi chọn ngày WFH cố định: Tránh WFH vào ngày có cuộc họp cố định. Lịch WFH được lưu trên một file chung, nhân sự có thể thay đổi ngày WFH trong các trường hợp cần thiết.

Scope: Nhân sự online

  • Giờ làm việc có thể được điều chỉnh tùy theo công việc được giao, luôn tuân thủ chặt chẽ việc chủ động cập nhật thông tin, tiến độ làm việc theo như hướng dẫn tại file Tracker.

]]> 2022-10-11 06:45:23 UTC https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334744634 Quy định về trang phục diện mạo anhvu41 https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334749095 Scope: Toàn bộ nhân viên Dự án

Regulations:
  • Nhân sự cần có trang phục chỉn chu, smart-casual cả khi đến văn phòng và khi họp online.
  • Trang phục lịch sự, phù hợp môi trường công sở.
  • Không sử dụng:
  • Quần áo quá bó, quá mỏng;
  • Quần cộc, quần soóc;
  • Áo hai dây, áo ba lỗ;
  • Váy ngắn trên đầu gối từ 5cm trở lên.
]]> 2022-10-11 06:49:05 UTC https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334749095 Quy định về văn hóa làm việc anhvu41 https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334750773 Scope: Toàn bộ nhân viên Dự án

Regulations:

3.1. Nguyên tắc giao việc
  • Có yêu cầu cụ thể về thời hạn trả lời và báo cáo kết quả thực hiện công việc;
  • Nếu người giao việc không nghiệm thu và không có ý kiến phản hồi/ yêu cầu gì thêm, trách nhiệm về kết quả và chất lượng công việc thuộc về người giao việc.
3.2. Nguyên tắc báo cáo công việc
  • Cần cập nhật thông tin và tiến độ làm việc theo như hướng dẫn tại file Tracker;
  • Sau khi hoàn thành, thời hạn để người giao việc đưa ra nhận xét cần được thống nhất và tiếp tục theo dõi cho đến khi công việc được hoàn thành. 
  • Báo cáo ngay cho cán bộ lãnh đạo (CBLD) sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao;
  • Báo cáo khẩn cho phòng Vận hành ngay khi xảy ra các sự việc nghiêm trọng ngoài khả năng xử lý;
3.3. Giữ gìn vệ sinh & mỹ quan chung, bảo quản tài sản nơi làm việc
  • Lưu trữ tài liệu nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp và bảo mật. Giấy vụn, rác cần được bỏ đúng nơi quy định trước khi ra về, bàn ghế cần được kê lại ngay ngắn về đúng hiện trạng ban đầu;
  • Với các tài sản có giá trị như laptop, điện thoại ngoài giờ làm việc cần đc mang về nhà; đồ dùng hàng ngày có thể để tại phòng kho Missouri;
  • Chỉ tiếp cận thông tin, tài liệu & khu vực theo đúng nhiệm vụ được giao;
  • Tại cơ sở HQV, Team Dự án ngồi cố định tại phòng Brown University, ngoài ra có thể sử dụng phòng Harvard nhưng hạn chế chỉ khi nào hết chỗ hoặc họp team;
  • Hạn chế sử dụng các phòng khác tại cơ sở HQV trừ trường hợp cần sự riêng tư. Nếu có sử dụng, vui lòng không bật điều hoà và sau khi sử dụng xong phải sắp xếp, dọn dẹp bàn ghế như về đúng hiện trạng ban đầu, luôn tắt các thiết bị điện trước khi ra khỏi phòng;
  • Sau 17:30, ai ở lại làm việc có thể ngồi ở Thư Viện. Không bật điều hoà tại Thư Viện do có vài cửa sổ không đóng gây lãng phí.
]]> 2022-10-11 06:50:33 UTC https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334750773 Quy định về văn hóa ứng xử anhvu41 https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334752609 Scope: Toàn bộ nhân viên Dự án

Regulations:
  • Tôn trọng, thân ái, hỗ trợ nhau hoàn thành tốt công việc được giao.
  • Thực sự lắng nghe khi lắng nghe và tôn trọng khi có người đang nói.
  • Cần có sự chủ động trong công việc và trong việc trao đổi thông tin với đồng nghiệp và line managers.
  • Nghiêm cấm mọi hành vi gây mất đoàn kết nội bộ và ứng xử thiếu văn hóa, làm ảnh hưởng tới môi trường làm việc và chất lượng công việc như tiết lộ thông tin bảo mật, sử dụng ngôn từ không phù hợp, vv
]]> 2022-10-11 06:52:07 UTC https://padlet.com/anhvu41/f3bevfv374fv6vct/wish/2334752609