El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.


Fuente: Equipo editorial, Etecé. (2022, 2 febrero). Proceso administrativo - qué es, etapas, importancia. Concepto. https://concepto.de/proceso-administrativo/

Fuente:Rindegastos. (2022, 23 noviembre). La importancia de la organización como etapa del proceso administrativo. https://blog.rindegastos.com/mx/la-importancia-de-la-organizaci%C3%B3n-como-etapa-del-proceso-administrativo#:~:text=La%20organizaci%C3%B3n%20como%20etapa%20del%20proceso%20administrativo%20es%20fundamental%20para,alcanzar%20las%20metas%20y%20objetivos.

A través de la planeación prospectiva fijamos los objetivos generales y particulares de cada sección o área y buscamos cómo alcanzarlos programándola, definiendo políticas, programas y estableciendo procedimientos.

Las etapas de este planeamiento serán:

1. Diagnóstico del presente: debemos analizar la empresa, desde dentro, y su entorno. Para ello deberemos tener claro qué es lo que se desea y cómo serán las cosas si se continuase con los procedimientos actuales.

2. Fijación de objetivos: debemos definir tanto los objetivos principales como los accesorios. Estos objetivos deben ser alcanzables, coherentes, comprensibles, aceptados por todos los que participan, medibles, jerarquizados y flexibles para poder adaptarse a cambios de las circunstancias y del entorno.

3. Establecer premisas: de manera lógica debemos prever (suponer) lo que va a ocurrir, probablemente, respecto de la situación de la empresa y de su entorno. Se trata de tener en cuenta las variables que no podemos controlar y que van a tener algún efecto sobre la actividad de la empresa y de los objetivos que hemos marcado, para estar preparados.

4. Definir las líneas de acción: comenzaremos por determinar cuales son las líneas de acción posibles para alcanzar los objetivos propuestos; una vez que las conocemos analizaremos sus fortalezas y debilidades y, por último, elegiremos las más adecuadas.

5. Elaborar planes derivados secundarios pero que aporten al plan general.

6. Presupuesto: cuantificarlo todo en unidades monetarias.

Fuente:

Software DELSOL. (2019, 4 febrero). ▷ Proceso administrativo ¿Qué es?, ¿Para qué sirve? Software del Sol. https://www.sdelsol.com/glosario/proceso-administrativo/

Toda empresa u organización posee un patrón o un orden propio, que guía sus procesos productivos y es responsable de su margen de eficiencia o efectividad. O sea, existen formas de organización administrativa más eficaces que otras, pero toda organización posee una estructura organizacional que define sus jerarquías, sus procesos y sus flujos.

Tipos de organización administrativa.

• Organización lineal. Se trata del modelo jerárquico tradicional, simple y piramidal, que presenta líneas de autoridad únicas y la información se transmite de manera unidireccional, desde las visiones globales superiores de la estructura, hasta las posiciones locales de la base. La toma de decisiones es totalmente centralizada y existe una jefatura única.

• Organización funcional. Esta es la versión moderna del modelo anterior, que estructura la empresa en base a departamentos, cada uno dotado de su jefe, y el total de los jefes dirigidos por la cúpula de la empresa, ya sea de manera individual o en base a reuniones. Es un modelo ideal para dividir el trabajo en pequeñas partes, y las decisiones suelen tomarse mediante consultas al especialista de cada área.

• Organización matricial. Se trabaja en base a proyectos y resultados esperados, mediante la constitución de equipos de trabajo multidisciplinarios a los que pertenecen individuos de diversas áreas. Estos grupos poseen un jefe de proyecto, son temporales, e intercambian información con otros proyectos de manera esporádica y eventual. Se comportan, del resto, como células más o menos autónomas.

• Organización en comités. Opera en base a comités, o sea, a grupos reducidos a los que se asigna el estudio de alguna etapa o aspecto específico del proceso productivo, ya sea de manera formal o informal. Los miembros de los comités trabajan por separado y se reúnen cada cierto tiempo, involucrando generalmente a los líderes o jefes de cada sección de la empresa, y varían de acuerdo a la resolución de las situaciones específicas a atender.

• Organización en trébol. Supone la contratación externa o outsourcing de muchas de las tareas de la empresa, cuyo equipo de trabajo fundamental lo constituyen quienes dirigen las labores externas y coordinan los diversos esfuerzos de la empresa. Es un modelo en boga en tiempos de baja contratación laboral.

Fuente: Equipo editorial, Etecé. (2021b, julio 16). Organización administrativa - concepto, principios y elementos. Concepto. https://concepto.de/organizacion-administrativa/

La dirección administrativa es una labor complicada y de alta responsabilidad, que generalmente llevan a cabo gerentes y otras figuras de liderazgo y autoridad dentro de las organizaciones, y que tiene como objetivo garantizar que los objetivos trazados de antemano se cumplan, lo cual significa lidiar con imprevistos, corregir sobre la marcha el funcionamiento de la organización y a menudo tomar decisiones estratégicas.

Etapas de la dirección administrativa

• Toma de decisiones. Ante algún tipo de imprevisto, situación retadora o evaluación de la organización, se impone la necesidad de una toma eficiente de decisiones, lo cual pasa a su vez por determinadas etapas:

  • Definir el problema. Es decir, comprender la situación, los retos surgidos y/o los objetivos que se persiguen y que nos brindarán la orientación inicial respecto a cómo abordar el problema.

  • Evaluar las alternativas. Todo problema puede abordarse desde distintos puntos de vista y puede resolverse o enfrentarse de modos distintos, más agresivos, más pacientes, más sagaces, etc. Antes de decidirse por alguno se deben revisar todas las opciones.

  • Tomar una decisión. Finalmente deberemos decantarnos por alguna opción y aplicarla de manera específica, teniendo en cuenta un panorama de consecuencias posible y algún tipo de previsiones anticipadas.

• Integración. Esta etapa implica la disposición de los elementos y recursos necesarios para ejecutar la decisión previamente tomada, a través también de diversas estrategias, como son:

  • Reclutamiento. Agrandamiento o reemplazo del capital humano con el personal necesario para llevar a cabo las labores que acarrea la decisión.

  • Capacitación. Brindar al personal ya existente las herramientas teóricas, conceptuales o prácticas para poder llevar a cabo las labores que acarrea la decisión.

  • Renovación. Adquisición de nuevos materiales, nuevos equipos, nuevas herramientas, etc., para poder llevar a cabo la decisión.

• Motivación. El espíritu empresarial y la moral de equipo son también fundamentales para conseguir los objetivos y materializar el plan decidido, así que la dirección deberá llevar a cabo una revisión de las dinámicas motivacionales de la organización y emplear nuevas, reforzar las existentes o eliminar las contraproducentes.

• Comunicación. Muy emparentada con la motivación, la comunicación tanto a lo interno como a lo externo debe ir siempre en concordancia con las decisiones iniciales que se tomaron, de modo que cada segmento de la organización tenga claro lo que se espera de ella y que cada cliente sepa qué cambios esperar de la organización.

• Liderazgo y supervisión. No sólo se debe tomar decisiones y velar por que se implementen correctamente, sino que se debe mantener abierto un canal de retroalimentación y control que permita percibir la eficacia de los cambios introducidos, que identifique complicaciones, que perciba amenazas y oportunidades derivadas del cambio, en fin, que suministre a la dirección la información necesaria para poder volver a tomar decisiones y mantener así el circuito andando.

Fuentes:Equipo editorial, Etecé. (2021c, agosto 5). Dirección Administrativa - concepto, tipos, etapas y principios. Concepto. https://concepto.de/direccion-administrativa/

Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación de las correcciones que sean pertinentes para enmendar los errores y maximizar la eficiencia.

Proceso de control (fases)

• Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de estándares: de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).

• Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos organizacionales.

• Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito u error.

• Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

Fuente:

Equipo editorial, Etecé. (2021c, agosto 5). Control en Administración - concepto, tipos y proceso (fases). Concepto. https://concepto.de/control-en-administracion/

1. Eficiencia: Se refiere a la capacidad de utilizar los recursos de la organización de manera óptima para lograr los objetivos establecidos. Esto implica minimizar los costos, maximizar la productividad y reducir el desperdicio de recursos.

2. Eficacia: Este objetivo se centra en lograr los resultados deseados de manera oportuna y dentro de los plazos establecidos. Se trata de realizar las actividades necesarias de manera efectiva para alcanzar los objetivos en el tiempo previsto.

3. Adaptabilidad: La capacidad de la organización para adaptarse y responder de manera eficaz a los cambios en el entorno interno y externo. Esto implica la capacidad de ajustar planes y procesos según sea necesario para enfrentar nuevas situaciones o desafíos.

4. Calidad: Se refiere a la búsqueda de la excelencia en todas las áreas de la organización, asegurando que los productos o servicios entregados cumplan con los estándares establecidos y satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

5. Innovación: Fomentar la creatividad y la búsqueda de nuevas ideas, procesos y tecnologías que mejoren continuamente la eficiencia, la calidad y la competitividad de la organización.