ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

Materia:         Organización de Archivo 1

Tema          Actividad 6 Problemáticas presentes en los Archivos

Unidad:     2 . FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Nombre:       

Valencia Martínez Mariana

Tovar Martínez Jonathan

Equipo 6

Maestra:        Pavis Galán Mariana

Fecha de Entrega:    31 octubre de 2023

Los problemas más comunes es la falta de una estructura y organización adecuadas de los documentos, La acumulación de los archivos en distintos formatos dificulta la búsqueda y recuperación de la información necesaria,  Se ha constituido así un desequilibrio cabal  que afecta a los servicios archivísticos de las dependencias, Incluyendo   el Instituto Nacional de Transparencia y protección de los datos Personales cuentas. Esto no ha sido entendido aún entre las autoridades gubernamentales, ni las de antes ni las de ahora, incluyendo, claro está, a las de la Secretaría de Gobernación, quien depende el AGN.  no tendremos eficiencia en la localización expedita de expedientes públicos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

 La seguridad de los Documentos es una preocupación creciente en el entorno empresarial. Las filtraciones de información confidencial pueden tener graves consecuencias.

Las funciones que establece la constitución política de los Estados Unidos Mexicanos a cargo del estado representa un desafío para las autoridades,  ya que tienen que cumplir con lo que establecen las normas de estructura abierta donde el cumplimiento de lo ordenado por los enunciados debe dejarse a los funcionarios de las Cámara de Diputados  deben con concretizar el mandato constitucional ante cualquier situación para garantizar el imperativo establecido a nivel constitucional una de ellas es la seguridad pública, ahora bien el INAI se responsabiliza de defender el derecho a la privacidad de datos, ambas son instituciones son responsables  de mantener un sistema de transparencia Gestión Documental, Tiene también altos costos, en los cuales a los   ciudadanos les  genera desinformación deliberada y falta de transparencia en los asuntos públicos como por ejemplo la rendición de cuentas de un presidente municipal o un gobernador, estos son problemas que hoy en día es más común y ambas instituciones deben de trabajar en ello.

A escuelas como institución politécnico Nacional, ENBA, UASLP,  UNAM, están encargadas  de impartir la licenciatura en Archivonomía, la empresas públicas o privadas deben de identificar a las personas que den el perfil deseado, a nivel Latinoamérica existencia de GTAAI, ALA Qué fortalece a su vez el trabajo archivístico a un reconocimiento  en países miembros consolidación de asociaciones nacionales Archivistas, con el cual sabes que existen los medios necesarios para aminorar  este problema cuestión que aún no se comprende.

 En México el derecho de protección de datos personales y al acceso a la información es un tema que conlleva a esta en crisis constantemente, siento una herramienta fundamental para que las personas puedan ejercer otros derechos humanos establecidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

 el AGN proteger el patrimonio archivístico de nuestro país al emitirse dictámenes informados sobre el destino final de los archivos q pesar de innumerables esfuerzos para impulsar la organización y conservación de los archivos en dependencias y entidades su actuar se ha visto limitado, principalmente debido a la falta de una ley de archivos que le de la fortaleza jurídica para ello, así como a la carencia de suficientes recursos humanos y materiales para lograrlo,

la percepción aún entre los funcionarios públicos mexicanos de considerar a los archivos como simples bodegas.  el AGN ya se encuentra en pláticas con la Secretaría de la Función Pública para ello y cambie la percepción de ello, gobierno federal en los servicios de gobierno Ejercicio presupuestal, en la relación de gobierno con los ciudadanos Quejanet, Infomex, Sistemas de solicitudes y evaluación del Sistema Nacional de Investigadores y proyectos de CONACYT con las empresas y los negocios (Tramitanet) y con los funcionarios y empleados públicos (Declaranet y Servicio Profesional de Carrera). Estos servicios consiguen que la administración pública sea más eficiente ente al ciudadano y personal,  el gobierno  emiten leyes a su desarrollo de inclusión en la tecnología dando pasos a gran escala, basándose en un interés monetario y olvidando el cultural.

[1] (IAC)

El AGN encuentra con portal de disposición digital, del cual se muestra la historia del país está  organización necesita ir al par de la tecnología aumentar o disminuir, modificando las relaciones de poder con otras organizaciones, lo que implica dentro del ámbito laboral, Capacidad de proponer soluciones originales para crear innovación, una de las principales instituciones gubernamentales a nivel federal de Colombia , puso en marcha las soluciones de digitalización y gestión documental de nuestro socio comercial Kodak Alaris,  otro caso de éxito fue en una prestadora de servicios de salud de renombre en Colombia. La organización no contaba con un software propio que le permitiera el escaneo masivo de diferentes códigos de barras y de documentos en distintos formatos de una manera segura y es por ello por lo

que recurrió a nuestro socio Kodak Alaris para solicitar un proyecto de digitalización integral y efectivo.

Con esto no quiero decir que México no tenga una  buena digitalización en los recursos archivísticos hoy en día las instituciones no apoyen la causa, con la confirmación de la ley General de Archivos se dio más importancia, siento que Colombia hoy en día tiene un buen sistemas de Archivos, la empresas mexicanas deben de dar el mismo resultado de apoyo, El la actividad de los desarrollo al acceso a la información ha hecho una ley que se publica en el momento histórico de las transformaciones tecnológicas en México para reconocer el derecho constitucional de los ciudadanos mexicanos de gozar de beneficios y brinda un desarrollo científico en la en la innovación tecnológica con lo cual ayudará a garantizar otros derechos fundamentales de las actividades Se supone ah que deben de ser estudiados e implementados en instituciones como vertiente al archivo general de la nación hay que mencionar que la escuela nacional de biblioteconomía incorporada al instituto politécnico, la administración de automatización con el desarrollo de la Ley SAGA que han realizado una renovación tecnología implementación de educativa, con esto el realizar convenios con escuela ofrece la formación profesional,

Microsoft fue la empresa de software y programación líder en el mundo, es una herramienta muy profesional, implementación ayudará a toda a empresa a mejorar la gestión y las instituciones brindar un desarrollo al par.

[

1.    Tener una asesoría por parte de una empresa privada o un profesional en Archivística

Basarse en la normatividad con base a las disposiciones que rigen los archivos: Ley y Reglamentos:

• Ley General de Archivos.

• Reglamento de la Ley Federal de Archivos. 

• Reglamento del Consejo Nacional de Archivos. (Última reforma publicada en el D.O.F. el 30 de marzo de 2022).

·         Otras disposiciones:

·         Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

·         Guía para la auditoría archivística.

·         Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental.

·         Instructivo para la transferencia secundaria de archivos.

·         Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.

·         Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística.

·         Oficio Circular DG241-2015 Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal.

·         Oficio Circular por el que se solicita la actualización o ratificación de nombramientos de responsables del Área Coordinadora de Archivos.

·         Oficio Circular por el que se informa a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal el calendario de recepción de solicitudes de baja documental.

CREACION DE UN MANUAL DE CAPACITACION PRECISO PARA LA ENTIDAD LA CUAL CUANTE CON TODA SU ESTRUCTURA . se muestra ejemplo de una Manual de capacitación

Un Sistema de Gestión Documental es el conjunto de elementos y de relaciones diseñados entre ellos con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, la recepción, la circulación, el almacenamiento, la organización, la conservación, la disposición final y la accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organización.

Procesos de la gestión documental

1. Incorporación de los documentos

Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.

2. Registro

El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.

3. Clasificación

La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.

4. Almacenamiento

Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

5. Acceso

En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica).

6. Trazabilidad

La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten.

El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.

7. Disposición

Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.

No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.

La importancia de la normalización en la gestión documental

La normalización en la gestión documental contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Estas normas también suponen una herramienta valiosa para la gestión del riesgo, la auditoría de la información y al análisis de procesos, aspectos que pueden mejorarse desde la gestión documental en cualquier organización, pública o privada.

La normalización tiene como objetivo la elaboración de una serie de especificaciones técnicas, conocidas como normas o estándares, que son utilizadas por las organizaciones, de manera voluntaria, como referencia para probar la calidad y la seguridad de sus actividades y productos; y para poder demostrar y garantizar, frente al cliente o usuario final, que el producto o servicio que se ofrece responde a unos requisitos mínimos de calidad, diferenciándolo de otros.

Un sistema de gestión documental basado y fundamentado en normas es siempre un sistema de mayor rigor, mayor calidad y exigencia que otro que no esté normalizado.

Referencia : https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-7-procesos-de-la-gestion-documental-en-empresas-y-organizaciones/

Pablos Heredero, C. d. (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa: una visión integradora. España: ESIC.

https://www.redalyc.org/journal/1790/179058382009/html/

https://www.unesco.org/es/articles/obsolescencia-tecnologica-y-digitalizacion-desafios-para-conservar-la-memoria-historica-que

https://es.unesco.org/themes/information-preservation/digital-heritage

https://www.poemas-del-alma.com/blog/especiales/14384

http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/archivistica_

De acuerdo con Davis & Cobb (2009), las funciones deben estar encaminadas a estrategias que guíen a las organizaciones a cambiar, modificar, su trayectoria ya que en el camino si bien es decir se van a enfrentar a diferentes retos de los cuales la supervivencia hará que cierren o crezcan, Los objetivos que se no son garantía de la supervivencia de la organización, la verdad en punto personal es tema se me hizo interesante, algún tipo de dudas pero sobre todo incluyeron en su análisis el estudio de la influencia de la TDR, esto con el fin de conocer las problemáticas del mundo archivista creo que es un tema que apenas llegaba tener una importancia real, las legislaciones, los temas jurídicos, la gran rescate de instituciones en preservar las licenciaturas y ante todo creo que es necesario tener una buen gestión Documental, ya que está lleva consigo la mayoría de problemas de los cuales un profesional se puede enfrentar, es necesario que esté lleve consigo una mente abierta al cambio y consigo adaptarse a un medio digital que está cambiando nuestra formas de vida.