Debido a que Google Drive es uno de los productos creados por la compañía Google, es requisito disponer de una casilla de correo electrónico de Gmail para acceder al servicio de almacenamiento.

Como parte del servicio gratuito de correo de Gmail, Google ofrece el paquete de aplicaciones en el que se encuentra Google Drive, entre otras aplicaciones como el calendario, el visualizador de fotos, el traductor y la aplicación para realizar conferencias.

El usuario puede gestionar, desde cualquier dispositivo, sus documentos y datos almacenados en la nube a través de Google Drive ingresando a su casilla de correo en la que puede visualizar el paquete de aplicaciones de Google.

El servicio de Google Drive se caracteriza por:

• Ofrecer una versión sin costo que dispone de hasta 15 GB de almacenamiento.

• Ofrecer opciones con abono que disponen de mayor cantidad de espacio de almacenamiento, entre 25 GB y 100 GB.

• Ser compatible con los sistemas operativos Android, Linux, Mac y Windows.

• Almacenar cualquier tipo de archivo, como fotos, videos, archivos de presentación, planillas, entre otros.

• Mantener todos los archivos en modo privado, excepto que el usuario los designe como públicos o visibles para determinados contactos.

• Compartir documentos de trabajo para que otros usuarios puedan verlos o editarlos en tiempo real.

• Ofrecer un servicio de almacenamiento seguro para los archivos, evitando que resulten afectados ante un posible desperfecto del ordenador del usuario.

Google Documentos (o Google Docs) es una herramienta de procesamiento de textos basada en la web.

En la práctica, esto significa que permite crear y editar documentos de texto a través del navegador de Internet, sin tener que descargar un software dedicado.

Google Docs tiene la función de simplificar la creación y edición de textos en equipo (e individualmente también). Por lo tanto, ofrece características para ayudar a los equipos a colaborar, compartir, editar, chatear y comentar en varios archivos en tiempo real.

Hoy, se aplica desde el uso personal y educativo hasta el uso corporativo, presente en empresas de todos los tamaños y segmentos.

Una curiosidad sobre Google Docs: cuando fue lanzado en 2006 por Google, se llamaba Writely. Bastante literal, ¿verdad?

Google Docs sirve como una solución integral para la creación y edición de documentos de texto, como informes, cartas, currículos, presentaciones, artículos y más.

Su capacidad para facilitar la colaboración en tiempo real hace que sea ideal para equipos de trabajo que necesitan compartir y revisar documentos de manera eficiente, así como para estudiantes y profesores que desean colaborar en proyectos educativos.

Como dijimos, se accede a Docs en línea. Esto es posible porque Google Docs funciona basado en la Nube. Esta tecnología, también conocida como Computación en la Nube, utiliza proveedores externos (en este caso Google Cloud) para almacenar los datos.

De esta forma, cada vez que el usuario inicia sesión en su cuenta de Google y abre un archivo de Docs, en realidad está accediendo a los servidores de Google Cloud.

Fue gracias a esta Tecnología que Google Documentos pudo presentar funciones nunca antes vistas en procesadores de texto. Y eso se convirtió en tendencia, adoptada incluso por sus competidores.

Con Google Documentos, puedes:

• Crear, editar y compartir archivos de texto desde cualquier lugar y momento, a través de diferentes dispositivos (computadoras de escritorio, notebooks, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.);

• Trabajar simultáneamente con otros colaboradores en tiempo real en el mismo archivo. Es decir, todos pueden escribir, editar y sugerir ediciones al mismo tiempo;

• No correr el riesgo de perder información o acceder a un archivo desactualizado. Dado que todos los cambios se realizan automáticamente.

Durante más de una década de existencia, la herramienta ha lanzado innumerables actualizaciones para hacer que la rutina de sus usuarios sea más productiva y colaborativa. Hablaremos más sobre ellas más adelante en el artículo.

Con sus características intuitivas y su enfoque en la colaboración, Google Docs continúa siendo una opción preferida para aquellos que buscan una forma efectiva de crear, editar y compartir documentos de manera colaborativa en línea.

Aquí te mostramos las más importantes:

• Colaboración en tiempo real: Google Docs permite a múltiples usuarios editar un documento simultáneamente, lo que facilita la colaboración en equipo y la revisión de contenido de manera eficiente.

• Almacenamiento en la nube: Todos los documentos creados en Google Docs se almacenan automáticamente en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

• Historial de revisiones: La herramienta registra automáticamente todos los cambios realizados en el documento, lo que permite a los usuarios revisar el historial de revisiones y revertir a versiones anteriores si es necesario.

• Integración con otras herramientas: Google Docs se integra perfectamente con otras aplicaciones de Google Workspace, como Google Drive, Gmail y Google Calendar, lo que facilita la gestión y el intercambio de documentos.

Una carpeta compartida es un tipo de área de trabajo especial que permite compartir el contenido de una carpeta en el sistema de archivos de Windows en todos los equipos en los que tenga su cuenta y con otros usuarios por medio de invitación.

1. Haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea sincronizar en una carpeta compartida, haga clic en Sincronización de carpetas y, a continuación, haga clic en Iniciar sincronización.

2. En el mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

   Se abrirá una ventana nueva con un panel de sincronización de carpetas. Puede continuar para Invitar a otras personas a la carpeta compartida y en el panel de tareas de la carpeta de archivo y establecer otras opciones.

Crear una carpeta compartida en la barra de inicio

1. En la ficha Inicio, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta compartida.

2. Escriba un nombre para la carpeta compartida y haga clic en Aceptar.

   Si desea sincronizar una carpeta existente, por ahora puede aceptar el nombre predeterminado, ya que el nombre de la carpeta compartida simplemente adoptará el nombre de la carpeta original.

3. Seleccione una opción para crear o seleccionar la carpeta que desea sincronizar y haga clic en Aceptar.

4. Si se le pide, seleccione una ubicación de carpeta (ya sea para crear una carpeta nueva o para usar una carpeta existente) y haga clic en Aceptar.

   Se abrirá una ventana nueva con un panel de sincronización de carpetas. Puede continuar para Invitar a otras personas a la carpeta compartida y en el panel de tareas de la carpeta de archivo y establecer otras opciones.

Google Hangouts es una aplicación de mensajería instantánea propiedad de Google y la cuál podemos utilizar desde nuestros móviles o navegadores de sobremesa. Hangouts nació a raíz de la necesidad de aunar varias aplicaciones en una: Google + Messenger y Google Talk. Estas tenían que ser sustituidas debido a su pobre aceptación entre el público y en respuesta, se creó Google Hangouts.

El problema con la estrategia de Google es que dentro de sus múltiples servicios existía una enorme fragmentación. Muchas funcionalidades de Hangouts estaban ya repartidas en otras aplicaciones de la compañía y Google Hangouts acabó es una especie de tierra de nadie. Debido a esto, Google decidió acabar con el soporte de la api de Google Hangouts en 2017, aunque no cesó su funcionamiento. 

Google Hangouts bifurcó en dos aplicaciones distintas, Hangouts Meet y Hangouts Chat, cada una enfocada en diferentes ámbitos (videollamadas y chats de texto). Después de un tiempo, Google presentó Google Workspace y con ello, un nuevo cambio: Hangouts se actualizaba finalmente a Google Chat. A día de hoy, los servicios de Google Meet y Google Chat constituyen el legado de esta malograda aplicación que no terminó de encontrar su rumbo entre los usuarios.

Google Hangouts es un servicio de mensajería y como tal, nos permite hablar por mensajes de texto y voz con otros usuarios. A día de hoy, podemos acceder a los resquicios del servicio en Gmail, estando completamente integrada como parte del correo. 

Su sucesor, Google Chat, tiene funcionalidades prácticamente idénticas, siendo un software dedicado a mandar mensajes de forma directa y crear salas de personas. Su funcionamiento es muy parecido al de otras aplicaciones de productividad como Slack, y además, podemos disfrutar de su integración con los servicios de Google, como Google Drive.

Google Meet es un servicio de reuniones virtuales desarrollado por Google. Anteriormente era conocido como Hangouts Meet, pero desde 2017, con su lanzamiento oficial, adoptó el nombre por el cual se le conoce hoy en día. Esta plataforma funciona en diferentes dispositivos y es bastante amigable para las empresas.

Lo primero que necesitas para usar Google Meet es tener una cuenta activa de Gmail. Enseguida, necesitarás un dispositivo para conectarte a la aplicación. Google Meet es compatible con diferentes dispositivos, tanto computadores de escritorio como tabletas o teléfonos móviles, siempre y cuando estos últimos cuenten con un sistema Android 6 o iOS 14 (en adelante).

Para descargar la aplicación solo dirígete a la App Store o Play Store a través de tu dispositivo y da clic en el botón de descarga. Con la aplicación, podrás crear reuniones y llamadas virtuales totalmente gratis.

El propósito principal de esta plataforma es comunicar genuinamente a un grupo de personas que se encuentran en diferentes puntos geográficos, a través de videollamadas de alta calidad. Ya sea que se utilice en el ámbito de los negocios, las empresas, la educación o las relaciones personales. 

Para ello se vale de una interfaz muy intuitiva que permite transmitir video y audio de todos los participantes. También cuenta con un chat para mandar mensajes de texto y archivos multimedia que enriquecen la conversación en la reunión. 

Otra característica relevante de Google Meet, que comparte con otras aplicaciones similares, es la opción de «Presentar» que permite compartir la pantalla del ordenador de un usuario de forma completa o parcial (solo una pestaña o ventana). Se usa mucho en las reuniones de negocios y reuniones educativas para mostrar diapositivas o demostrar ciertos procesos.

Ventajas

Los beneficios más destacados que puedes encontrar en esta aplicación están:

• Capacidad de hasta 100 participantes en plan gratuito, 150 en plan Essentials y 500 en plan Enterprise. 

• Tiene la opción de generar subtítulos en varios idiomas para optimizar la comunicación entre los participantes que hablen diferentes lenguas. 

• Función de «Pizarra blanca» o «Jamboard», donde un usuario puede dibujar, insertar imágenes, colocar figuras geométricas, poner flechas y demás para fines didácticos. 

• Opción de grabar y guardar las sesiones realizadas para compartirlas posteriormente con personas que no hayan participado.

• No tiene anuncios publicitarios, por lo tanto no hay interrupciones.

• Su antesala a cada reunión permite realizar una prueba de video y audio, así como activar y desactivar dichas funciones. 

• Cuenta con el respaldo de la ciberseguridad de Google para proteger los datos y la privacidad de la videollamada.

• Puedes acceder a reuniones, sin instalar la aplicación y sin cuenta de Google, pero no puedes crearlas.

Desventajas

En contraparte, los inconvenientes de Google Meet son: 

• Sus funciones están limitadas por el tipo de plan que tengan tanto el anfitrión como los participantes de la reunión.

• No cuenta con cronómetro para medir las participaciones de los invitados.

• Dentro del plan gratuito, el tiempo límite de las videollamadas de más de tres personas es de una hora. 

• La calidad de su video es considerada como promedio o baja. 

·         Abner, C. (2024, 24 abril). Google Docs: Qué es, cómo funciona, características y más. Blog IPNET. https://www.ipnet.cloud/blog/es/google-workspace-es/google-documentos-todo-lo-que-necesitas-saber/

·         Uso compartido de archivos a través de una red en Windows - Soporte técnico de Microsoft. (s. f.). https://support.microsoft.com/es-es/windows/uso-compartido-de-archivos-a-trav%C3%A9s-de-una-red-en-windows-b58704b2-f53a-4b82-7bc1-80f9994725bf

·         López, M. (2024, 10 agosto). Google Hangouts: Qué es y cómo funciona. Softonic. https://www.softonic.com/articulos/google-hangouts-que-es-como-funciona

Qué es Google Meet, cómo funciona y cómo utilizarlo. (2023, 20 enero). Logo de la Compañía. https://blog.hubspot.es/marketing/como-usar-google-meet