GIRPEH : Parcours client intra by

Envoyer convocation et questionnaire des attentes au stagiaire

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

MODELE : convocation à insérer dans le mail avec le plan d'accès

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Dans 2.SUIVI ACTIVITE/3.DOCS ADMIN TYPES FORMATION https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:w:/s/POLECONSEILGIRPEH/EcFUF8jxWjZNlhhyIBqHRfkBRe6ZSFf9_gE6TkWQ8vO99Q?e=t8wsnd

Créer et insérer dans le mail le lien vers le questionnaire des attentes

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Voir avec le formateur pour adapter les questions au programme de la formation puis :

aller sur Forms : ouvrir un questionnaire précédent
au niveau des 3 ... cliquer sur "collaborer ou dupliquer"
choisir "partager sous forme de modèle" : copier le lien
coller le lien dans un nouvel onglet, cliquer sur "dupliquer" puis apporter les modifications nécessaires
une fois le formulaire prêt, cliquer sur le bouton "collecte des réponses", raccourcir l'URL et copier le lien pour l'ajouter dans le mail
imprimer également en version PDF le questionnaire pour le joindre au mail (pour ceux qui n'accèdent pas à la version web du formulaire)

MODELE : mail pour envoyer le questionnaire des attentes

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Finaliser la logistique et transférer les informations logistiques à la formatrice

2023-12-18 14:59:49 UTC

- liste des participants avec adresse mail si possible
- lieu de formation et adresse
- horaire
- organisation pour le déjeuner / réservation restaurant si nécessaire

MODELE : feuille d'émargement INTRA à transmettre au formateur

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Dans 2.SUIVI ACTIVITE/3.DOCS ADMIN TYPES FORMATION https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:x:/s/POLECONSEILGIRPEH/Ed2me_hhkK9FvqZ91h4PGmsBu9DQ3FqZH4-lrLFO0hx2iw?e=fLQyrM

Valider l'organisation logistique avant de finaliser la convention

2023-12-18 14:59:49 UTC

Organiser si besoin le déplacement

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

A voir avec la formatrice selon besoin :
- Billet de train si déplacement
- Hôtel si déplacement
- réserver salle si sur site

Envoyer la convention et une fois la convention signée réceptionnée l'enregistrer dans le dossier

2023-12-18 14:59:49 UTC

Demander si besoin mode de paiement ou transmettre le RIB

MODELE : convention à insérer dans le mail

2023-12-18 14:59:49 UTC

Dans 2.SUIVI ACTIVITE/3.DOCS ADMIN TYPES FORMATION https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:b:/s/POLECONSEILGIRPEH/EaY522tSVyRJotRC9k7TaHcBzVwktKSQzv3ZaU5yJOPUXQ?e=qyUrqu

Envoyer les documents aux stagiaires (si mails connus) et copie au commanditaire

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

1) certificat de réalisation

2) support de formation

3) lien questionnaire de satisfaction

MODELE : 1) Certificat de réalisation pour chaque participant à insérer dans le mail

2023-12-18 14:59:49 UTC

Dans 2.SUIVI ACTIVITE/3.DOCS ADMIN TYPES FORMATION

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:w:/s/POLECONSEILGIRPEH/EU8Slp6gUk5IgwD1f7KyThwBVoHUFj9UU7GvgKTmucPqUA?e=xck97r

2) Télécharger le support de formation dans Klaxoon et le joindre au mail pour le stagiaire

2023-12-18 14:59:49 UTC

Compte Klaxoon du GIRPEH : https://app.klaxoon.com/userspace/studio/manager/activities/

s.ariza@capemploi44.fr

3) Créer un questionnaire de satisfaction et intégrer le lien au mail

2023-12-18 14:59:49 UTC

aller sur Forms : ouvrir un questionnaire précédent
au niveau des 3 ... cliquer sur "collaborer ou dupliquer"
choisir "partager sous forme de modèle" : copier le lien
coller le lien dans un nouvel onglet, cliquer sur "dupliquer" puis apporter les modifications nécessaires
une fois le formulaire prêt, cliquer sur le bouton "collecte des réponses", raccourcir l'URL et copier le lien pour l'ajouter dans le mail
imprimer également en version PDF le questionnaire pour le joindre au mail (pour ceux qui n'accèdent pas à la version web du formulaire)

Envoyer la facture et la feuille de présence au commanditaire de la formation

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

- Demander à Marianne de créer la facture
- Récupérer la feuille d'émargement auprès du formateur et l'enregistrer dans le dossier de la formation dans Sharepoint

MODELE : Facture à insérer dans le mail

2023-12-18 14:59:49 UTC

Dans 2.SUIVI ACTIVITE/3.DOCS ADMIN TYPES FORMATION

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:w:/s/POLECONSEILGIRPEH/ERsqJJYQq2FGicOCJvT2CmkBKuAIXx9IuEyt7zamemYUQw?e=RF6ekc

Compléter le fichier "Reporting Pôle Conseil"

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:x:/s/POLECONSEILGIRPEH/EYlhBj5FGrFAhc2MAPLfOJYBlSNeTM_uV1OgOCttmF6Ycg?e=Z8HwZn

Traiter une demande de formation sur mesure reçue par mail à conseil@girpeh-asso.fr ou par tel

2023-12-18 14:59:49 UTC

Répondre sous 72h max que la demande a bien été prise en compte, contacter si besoin le demandeur puis transférer le mail au formateur

Exemple de réponse pour confirmer la bonne réception de la demande et le suivi prévu

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

A envoyer si pas possibilité de joindre rapidement une des formatrices

Exemple de mail pour qualifier la demande auprès du formateur

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Toujours privilégier le contact direct : tel ou point physique

Compléter le fichier de sollicitations

2023-12-18 14:59:49 UTC

Fichier à la racine du dossier du pôle conseil :

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:x:/s/POLECONSEILGIRPEH/EfzbpdhWx7dIrp_9YJxQytYB-GGQbFDR8KurcdbaJ4Vbxw?e=g6wizp

Suivre les demandes

2023-12-18 14:59:49 UTC

A partir du fichier de sollicitation relancer si besoin les demandeurs (cf. colonne relance)

Créer un dossier dans Sharepoint, partie "INTRA"

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Envoyer le devis après validation et insérer le devis signé dans le dossier

communicationgirpeh — 2023-12-18 14:59:49 UTC

Validation programme et date auprès du formateur
Validation montant auprès de la direction

Insérer dans le mail la fiche de formation

2023-12-18 14:59:49 UTC

Les fiches de formation sont dans le drive, dossier 3.COM&MARKETING/PROGRAMME DE FORMATION : https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:f:/s/POLECONSEILGIRPEH/Eke0svbVSGxCtPxJEdux8tcB6a96ykYg-3MVzm7Ng8e5rw?e=C7GN1j

MODELE : devis à insérer dans le mail

2023-12-18 14:59:49 UTC

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:w:/s/POLECONSEILGIRPEH/EUoTlLodV5VNopdk6rmj3zMB1NVvo7gMrDoh3DN6B_gBBw?e=fwMmUI

Demander la liste des participants pour pouvoir réaliser les étapes suivantes et les infos supplémentaires selon la formation

2023-12-18 14:59:49 UTC

Compléter le fichier de suivi financier "Dev global activités conseil&formations"

2023-12-18 14:59:49 UTC

Dans 1.SUIVI BUDGETAIRE ET CLIENT https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:x:/s/POLECONSEILGIRPEH/EYDJx_zEtFZNsfBFCCb4QW0Bed40RhaPADLXGZOUBPkstw?e=rDMiuJ

Relancer si devis non signé

2023-12-18 14:59:49 UTC

Alerte à prévoir

Relancer l'entreprise en cas de facture impayée

2023-12-18 14:59:49 UTC

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:w:/s/POLECONSEILGIRPEH/EUp_UsuXrftGnIc7y-IotLABs-5sY-HPFduKzybxBS1S1A?e=SU8hfX

Prendre connaissance des évaluations et y répondre si besoin ou relancer si pas de réponse

2023-12-18 14:59:49 UTC

En lien avec le formateur à partir des liens de suivi des réponses

Compléter le fichier de suivi financier "Dev global activités conseil&formations"

conseil23 — 2023-12-18 15:32:09 UTC

https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:x:/s/POLECONSEILGIRPEH/EYDJx_zEtFZNsfBFCCb4QW0Bed40RhaPADLXGZOUBPkstw?e=rDMiuJ