El utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas, como la necesidad de protegerte contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información. El fraude informático es también una preocupación, y necesitas investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la información de los clientes. Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información. También debes asegurarte de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar información incorrecta.

Utilizando un sistema de contabilidad computarizado puedes ahorrar tiempo. El software de contabilidad permite la entrada de datos más rápidamente que la contabilidad manual y documentos tales como facturas, órdenes de compra y nómina para ser cotejadas e impresos con rapidez y precisión. Debido a su eficacia y facilidad de uso, los sistemas de contabilidad computadorizada también permiten mejorar el control de inventario y la cobranza, ahorrar tiempo y mejor el flujo de efectivo. Debido a que los sistemas computarizados actualizan automáticamente algunos registros, tus registros de cuenta estarán siempre al día, ahorrando tiempo en la actualización.

Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable, reflejando la imagen de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un año, aunque hay empresas con ciclos contables mensuales, trimestrales o semestrales.

La complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera.

Un sistema de información contable está compuesto por los siguientes elementos

los métodos y procedimientos, el software de aplicación, las bases de datos, el hardware o equipos de cómputo y lo más importante, el personal capacitado, los cuales interactúan entre sí de manera coordinada para llevar un control de las actividades financieras y generar información resumiéndolas, en forma, útil para la toma de decisiones.

Se sintetizan en cuatro fases el ciclo de vida de un Sistema de Información Contable Computarizado, las cuales se desarrollan a continuación

La organización debe ser consciente de la necesidad de actualización o cambio en su visión tecnológica, para posibilitar la mejora en sus procesos de negocio.

Demostrar como un Sistema de Información Contable Computarizado ofrece una nueva forma de entender el negocio y, fundamentalmente, identificar debilidades a ser superadas con la nueva visión de los procesos automatizados.

Un Sistema de Información Contable Computarizado que no solo cubra los procesos típicos del negocio, sino que vaya más allá, adicionando valor agregado a los procesos de negocio.
La selección de un Sistema de Información Contable Computarizado deberá seguir procedimientos adecuados para la selección de un software, destacando la posibilidad o el potencial para el moldeamiento de los procesos, mediante el levantamiento de información previo, permitiéndo validar la funcionalidad del software y confirmando el Sistema de Información Contable Computarizado como soporte a la secuencia de procesos determinados.

Una vez seleccionado el producto (software), la fase de implementación podrá comenzar. Una de las tareas críticas es la configuración de los parámetros del sistema.
La metodología de implementación es fundamental dentro del proceso, ya que de esta dependerá gran parte del éxito y óptima utilización del nuevo sistema.

Una vez ejecutada las fases precedentes, los usuarios finales se han de beneficiar de la adecuada documentación de los procesos y de la optimización que se haya logrado con la evaluación de los mismos. La etapa más crítica, dentro de esta fase, es la lógica reacción al cambio por parte de los usuarios finales y el periodo de estabilización del nuevo sistema.
Con la operación del sistema, un Sistema de Información Contable Computarizado empieza a convertirse en un generador de conocimiento, del cual se podrá extraer, fácilmente, valiosa información para la toma de decisiones.

Los programas de gestión contable solicitan, al comenzar su funcionamiento, una serie de datos caracteristicos de la empresa, como son su nombre, una clave secreta de acceso, etc.

Esto es especialmente importante para los grupos de empresas, ya que habrá programas que permitirán llevar la contabilidad de más de una empresa, obteniendo asi estados consolidados.

La clasificación entre corto y largo plazo se realizará teniendo en cuenta el plazo previsto para el vencimiento, enajenación o cancelación. Se considerará largo plazo, cuando sea superior a un ano contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio.

El profesional contable debe adaptar el plan general de cuentas a la propia empresa, anadiendo o modificando las cuentas que son especificas para el funcionamiento de su empresa.

Al crearse un plan de cuentas especifico para una empresa, se puede definir sus caracteristicas y cómo deben ser tratadas por el programa.

Los datos a introducir, por el profesional contable en el programa, aparecen normalmente recogidos en los documentos de uso habitual por la empresa: facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, vouchers de depósito, cuentas bancarias, recibos, etc.

De estos documentos, el profesional contable debe ser capaz de extraer los datos más significativos, los cuales registrará en el soporte contable elegido.

Una vez que el profesional contable ha introducido los datos y el ordenador ha procesado la información, este puede ofrecer la información que se le pida. La información de los libros principales y auxiliares como diario, mayor, balance de comprobación o de sumas y saldos y los estados financieros básicos como estado de ganancias y pérdidas y balance general.

El sistema de contabilidad por computadora ofrece varias ventajas para las pequeñas empresas. Los sistemas para pequeñas y medianas empresas pueden adquirirse a bajo costo. Estos programas les permiten a los administradores ver la situación financiera de la empresa en "tiempo real" y hacer ajustes a la estrategia de negocio según sea necesario. Los sistemas computarizados también pueden proporcionar reportes instantáneos sobre la evaluación de existencias, pérdidas y ganancias, cuentas de clientes, planillas y análisis de ventas, una vez más, permitiendo rápidos ajustes en la estrategia de tu negocio. Además, las transacciones necesitan ser ingresadas una sola vez, y, con cierto entrenamiento, cualquiera en la empresa puede hacer los ingresos.