Hari ini kita bahas sistem pengelolaan dan penyimpanan Arsip, apa sih kearsipan itu?

Kearsipan adalah proses pengaturan arsip mulai dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, hingga pemusnahan. Menurut UU no 43 tahun 2009 tentang kearsipan adalah rekaman peristiwa atau kegiatan dalam berbagai bentuk, dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi, politik, organisasi masyarakat, bernegara dan berbangsa.

Pentingnya kearsipan ini yaitu untuk tata kelola sebuah organisasi karena arsip juga bisa dikatakan aset strategis dan bukti akuntabilitas.

Sedangkan arsip sendiri bisa berupa naskah buku, fil, foto, microfilm, rekaman, gambar peta, bagan/ dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya.

Adapun jenis-jenis arsip :

1. Arsip aktif merupakan dokumen yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja

2. Arsip i aktif merupakan dokumen yang dikeluarkan ketika dibutuhkan namun tidak untuk sehari hari, atau bisa dikatakan juga dokumen ini jarang sekali digunakan namun masih disimpan karena untuk bahan rujukan atau kepentingan lain.

3. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung namun disimpan dalam jangka waktu tertentu misalnya jadwal piket, absensi, jadwal kerja dll.

4. Arsip statis merupakan arsip yang disimpan karena memiliki nilai guna kesejahteraan misal kartu Indonesia printer dll.

Lalu sistem pengelolaan dan penyimpanan arsip adalah metode terstruktur untuk mengatur, menyimpan dan menemukan kembali dokumen. Jadi hal ini dapat meminimalisir kehilangan dokumen penting lho.

Langkah langkah pengelolaan dan penyimpanan arsip :

1. Pemeriksaan

2. Pengumpulan dokumen

3. Pemilihan dokumen

4. Pengelompokan

5. Pengindeksan dan pengkodean

6. Penyortiran

7. Penyimpanan

Jenis sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :

1. Sistem abjad

2. Sistem subjek

3. Sistem kronologis

4. Sistem nomor

5. Sistem wilayah

6. Sistem digital

Apabila arsip disimpan dengan baik, dikelola dengan cara yang benar maka hal ini dapat memudahkan untuk ditemukan dan menambah kefisiensian kantor.