-          Choisir le bon de type de réunion (réunion de résolution de problème, réunion de créativité, réunion de service, réunion d’information), le style d’animation (il peut s’agir d’une réunion à distance ou une réunion physique).

-          Sélectionner les participants : Il faut que les participants puissent avoir de la valeur ajoutée, qu’ils puissent être utile (Dans un projet de chantier l’exécutant de base n’a pas lieu à être dans la réunion car il n’a pas de valeur ajoutée et donc c’est une perte de temps et de productivité pour celui-ci).

-          L’ordre du jour : les sujets qui seront évoqués lors de la réunion.

-          Planifier la réunion : S’assurer de la disponibilité de tous les participants.

-          Préparer les documents de travail et les autres points matériels : recenser les documents nécessaires (échantillons d’un produit)

-          Préparer la logistique (réservation de la salle de réunion, tableau blanc, paperboard, rétroprojecteur).

-          Aide à la production : Nous sommes au cœur de notre rôle d’animateur, nous devont tour à tour stimuler le groupe, gérer la prise parole, soutenir les membres en difficulté face au groupe, contrôler les collaborateurs difficiles (bavardage), traiter les conflits entre participants, prévenir les dispersions et recentrer.

-          Nous devons faire la synthèse en accord avec le groupe, nous rédigeons également le compte rendu et assurons-le suivit de la réunion : pilotage d’action, planification d’une nouvelle rencontre.