O ambiente empresarial foi se tornando cada vez mais complexo e gestores precisaram adequar às áreas administrativas e produtivas com sistemas e ambientes de tecnologia da informação (TI). Embora o processamento e armazenamento das informações tenha facilitado os negócios e a tomada de decisão, muitos riscos com a segurança dos dados também passaram a existir, e é neste ponto que a Auditoria de Sistemas se torna vital, garantindo a integridade das informações e evitando eventuais erros e falhas. Vejamos com mais detalhes para que serve, como funciona e o que a Auditoria de Sistemas pode verificar em uma empresa. Acompanhe!

É por meio dela que gestores podem visualizar o uso dos recursos e dos fluxos de informação, determinando quais dados são críticos para o cumprimento dos objetivos e da missão a ser seguida, além de identificar e barrar processos repetidos, despesas e custos adicionais, valores e obstáculos que impactam diretamente o fluxo e o bom andamento de informações eficientes e necessárias.

A Auditoria de Sistemas não é apenas uma ferramenta para a segurança dos dados contábeis, ela possibilita que empresas tenham um maior controle das ações de rotina, inovando e gerindo processos, produtos e sistemas de forma contínua e eficiente, objetivando o destaque frente um mercado cada vez mais concorrente.

São papéis do Auditor de Sistemas:

Avaliar o suporte do sistema de informação, objetivando a verificação da capacidade do sistema em adequar-se as necessidades da empresa;

Análise e elaboração das metas e seu posterior monitoramento;

Verificação do cumprimento dos regulamentos e legislações estabelecidas pelo serviço de TI;

Detecção dos pontos críticos e que possam se tornar riscos no cumprimento das atividades;

Redução dos riscos e fraudes, além da identificação de necessidades e de processos que se tornem dispendiosos na eficiência do fluxo de dados.

      1. Planejamento

Antes de mais nada, é preciso planejar, de acordo com as instruções da ISO 9001. Ter um documento padrão é o ideal, assim todas as auditorias acontecerão da mesma forma, de acordo com critérios pré-estabelecidos. De qualquer forma, para cada nova auditoria, é preciso realizar um plano prático do que será feito. 

      2. Escolha dos auditores

É necessário escolher bem os auditores internos. Não é qualquer colaborador da área da Qualidade que está apto a realizar uma auditoria. Os eleitos precisam ter capacitação para atuar como auditores internos e, principalmente, serem imparciais em suas análises. Melhor ainda é contratar uma equipe externa para a auditoria, tornando mais fácil a questão da imparcialidade. Além disso, esses profissionais precisam garantir os dados relatados, já que eles farão toda a diferença na tomada de decisões para a melhoria de processos.

      3. Análise das não-conformidades

Toda não-conformidade encontrada durante uma auditoria da qualidade deve ser tratada de forma a criar um procedimento para que ela não ocorra novamente. É preciso aceitar o erro e procurar eliminá-lo. Vale lembrar que a análise dessas não-conformidades não visa à busca de um culpado, mas sim de problemas que podem e devem ser sanados. 

      4. Reunião de fechamento

A reunião de fechamento deve ser realizada com os líderes de cada área auditada, com a leitura do relatório dos auditores e a apresentação dos resultados. Essa reunião é decisiva em uma auditoria da qualidade. Quanto mais os participantes estiverem alinhados às normas da ISO 9001 e atentos às melhorias necessárias, melhor será essa reunião.

      5. Proposição de ações de melhoria

O foco agora é a redação de um documento que englobe ações de melhoria para cada setor com não-conformidades. Essas ações devem ser pensadas em conjunto com todos os colaboradores da área, estipulando um cronograma para realizá-las e implementá-las, para que essas não-conformidades estejam sanadas na próxima auditoria interna. 

Outras dicas para uma auditoria da qualidade

Apesar de muitas empresas acreditarem que os setores precisam estar sempre preparados para uma auditoria interna e, assim, realizarem auditorias “surpresa”, isso não é recomendado. Para não criar frustrações e nem desestimular a execução de melhorias pelos colaboradores, é necessário criar um planejamento, com uma agenda e um roteiro bem definido para cada setor, inclusive com um checklist a ser realizado no momento. 

Além disso, o responsável pelo setor deve obrigatoriamente estar presente durante uma auditoria interna, prestando esclarecimentos sobre as rotinas adotadas nos processos. Claro que todos os colaboradores envolvidos precisam estar cientes de suas responsabilidades e serem incentivados a dar feedbacks e propor melhorias às lideranças. 

Dessa forma, após uma auditoria da qualidade bem realizada, o resultado será a visão geral do que está dentro dos parâmetros da ISO 9001 e o que precisa de alguma melhoria. É importante que todos saibam que um sistema de gestão da qualidade não finaliza com a auditoria (nem interna nem externa). Ao contrário, o SQG é um processo constante que tem como finalidade a melhoria contínua dos produtos e serviços de uma organização.

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