b.    Lo más impactante es ver que a pesar de haber una ley que hace mucho tiempo rige las organizaciones en cuanto a los documentos de archivos, las entidades le den tan poco valor a la documentación que en sí, son tan importantes para ellos.

c.    En las imágenes hay mucho desorden, por cómo se tiene la documentación puede estar deteriorados, con bichos y con información perdida, por el calor o la humedad.

d.    Recomiendo comenzar un proceso de organización de archivo y en ese espacio establecer estanterías y acomodar todo como se requiere, para que los documentos se conserven y perduren.

e.    Toda la documentación, tanto electrónica como física está en un completo desorden, quedaría súper difícil buscar algo allí e encontrarlo con facilidad.

En los físicos seria riesgoso porque se han podido acumular algunos bichos, roedores y polvo que pueda afectar nuestra salud.

R/ Se observa claramente que se presenta un fondo acumulado, existe demasiado desorden documental, una cantidad exagerada de archivos en el piso y que no tiene ningún criterio de ordenación 

 

R/ La última imagen ya que es evidente que el desorden documental no solo se presenta en los documentos físicos sino que también se puede presentar desorden en los documentos digitales como se observa en la imagen, que hay muchos archivos sin ningún criterio e ordenación.

 

·         Documentos y carpetas en el suelo

·         Archivos dentro de cajas y costales que pueden maltratar o incluso dañar los documentos 

·         No existe un orden ni en los documentos físicos ni en los digitales

·         Hay archivos dañados, quemados que tal vez sea imposible recuperar su información 

 

R/ Iniciar con un diagnóstico sobre la situación que se presenta actualmente, después iniciar con el proceso de selección para ver que documentos se pueden recuperar y cuáles no, estar en constante visita a esos fondos y no permitir que se vuelva a acumular de nuevo la documentación 

 

R/ Considero que no se tienen en su mejor estado de conservación, puesto que estos se encuentran en AZ en cajas en costales y en el suelo, lo que puede ocasionar gran daño a la documentación, y en cuanto a los electrónicos se encuentran esparcidos por todo el escritorio generando así un desorden y que al momento de visualizarse podría ser más difícil encontrar los documentos, sería mejor si estuvieran ubicados en respectivas carpetas para su mejor visualización. 

-No se maneja los implementos de protección 

-No se tiene un orden 

-No se tienen en cuenta las recomendaciones para el cuidado de los documentos 
 

D. ¿Qué recomendaciones realizará para mejorar esta situación?
 R//
-Mejorar las instalaciones 

-Contratar personal calificado para la recuperación y ordenación de los documentos 

 E. Cuáles son sus apreciaciones frente al estado de conservación de los documentos (físicos y electrónicos) vistos en la presentación.
 R//
- Están en muy mal estado de conservación, en los electrónicos hay mucho desorden y esto a la hora de necesitar un documento va a dificultar su búsqueda

A. ¿Qué observa en las imágenes?
R//: En las imagenes se puede observar el desorden y fondo acumulados de los documentos y el descuido y poco interés que le tienen a los documentos.

B. ¿Qué fue lo que más le impacto de las imágenes proyectadas?
R//: Lo que más me impactó fue todo porque se observa que no tienen ni un criterio ni orden archivístico los documentos, también que los archivos que se encuentran en el computador estan de manera desordenada y con un windows no actualizado y que el poco interés de la persona que se quedó dormida eso nos indica que hay que estar atentos y darle importancia a los documentos porque en ellos contienen información que asi sea poca es de suma importancia.

C. Desde lo visto en las otras competencias técnicas de Gestión Documental, ¿qué falencias observan?
R//: Primero que no tienen ni un sistema de archivos ni de orden archivístico, segundo que tiene un fondo acumulado en las otras imagenes la del windows es de los viejos y las carpetas vistas ahi no estan bien ordendas tampoco y en la última imagen se ve el descuido de los documentos que se accedió facilmente gracias al descuido de la persona. 

D. ¿Qué recomendaciones realizará para mejorar esta situación?
R//: Primero que se realice un diagnóstico integral de archivos, segundo que implementen un sistema de organización de archivos, invertir para obtener medios tecnológicos más actualizados y darle más importancia e interés a los documentos estar mas concentrados y tener formatos de acceso a la información e indices.

E. Cuáles son sus apreciaciones frente al estado de conservación de los documentos (físicos y electrónicos) vistos en la presentación.
R//: El estado es malo para las primeras imágenes vistas y la de los electrónicos es el desorden en como están los archivos y en la última es el descuido y poco interés de la persona encargada.

R// Desde mi punto de vista, pudo observar que la documentación no cuenta con un control, ya que la documentación no está conservada, la documentación física y electrónica no está organizada de la manera correcta ya que eso hace que la búsqueda no sea rápida y genere muchas confusiones, los documentos se encuentra en el suelo eso hace que los documentos revisan humedad y genere manchas, hongos etc. 

QUE FUE LO QUE MAS LE IMPACTO DE LAS IMÁGENES PROYECTADAS?

R// Lo que más me impacto fue la manera de que tienen los documentos en el suelo, como si fuera algo que no sirvieran sabiendo que la documentación en el piso genera muchas inconformidades con la documentación porque se puede perder toda la información que con lleva y puede ocasionar mal servicio al cliente, pérdida de tiempo, consumo de papel etc.

DESDE LO VISTO EN LAS OTRAS COMPETENCIAS TECNICAS EN GESTION DOCUMENTAL ¿QUE FALENCIAS OBSERVAS? 

R// No existe un orden, no cuentan con el ambiente adecuado, no con lleva un control de documentos 

 

QUE RECOMENDACIONES REALIZARA PARA MEJORAR LA DOCUMENTACION

R// Lo primero que creo yo que deberían hacer es separar los expedientes para que cada documento quede con la subserie correspondiente, después observar si la documentación esta legible ya que se encuentra en el suelo y eso pudo haber causado algún daño en la documentación, después se conserva y se clasifica la documentación 

CUALES SON SUS APRECIACIONES FRENTE AL ESTADO DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS (FISICOS Y ELECTRONICOS) VISTO EN LA PRESENTACION

Que deberían aplicar el control documental para que eso les genere una buena impresión y que la documentación se pueda facilitar a la hora de su búsqueda