Pour être efficace, le système d’information informatisé devra notamment assurer :

•   La rapidité et la facilité d’accès aux informations. 

Un système trop lent ou trop compliqué à utiliser peut décourager les utilisateurs et diminuer l’efficacité ou la pertinence des décisions.

Il faut donc des machines et des réseaux performants et des interfaces conviviales et pratiques à utiliser.

•   La fiabilité, la pertinence et l’intégrité des informations. 

Les informations doivent être sûres et fiables, le système doit fournir des informations à jour. Il est important de noter que cette caractéristique est surtout liée à la promptitude des saisies, donc de l’attitude des humains. Côté machines, le système doit être disponible quand on en a besoin. Les indispensables opérations de maintenance auront donc lieu de préférence en dehors des heures de travail.

L’intégrité des informations implique que le système sait réagir à des situations qui risquent de rendre les informations incohérentes. Par exemple, si la communication est coupée entre deux ordinateurs qui doivent synchroniser leurs données, le système doit être capable de reconstituer une situation correcte et ce pour les deux ordinateurs.

•   la sécurité et la confidentialité des informations.

La sécurité du système est assurée par des dispositifs qui permettent de sauvegarder régulièrement les données. Si le système est critique, on utilisera des machines à tolérance de panne élevée.

Le système doit également être protégé de la malveillance et des attaques extérieures grâce à des dispositifs matériels (routeurs filtrants) ou logiciels (identification, anti-virus, pare-feu, détecteurs d’intrusion…).

La confidentialité des données est un autre aspect important de la sécurité des systèmes d’information. Elle peut être assurée soit par des moyens matériels (lecteurs de cartes, d'empreintes…) soit par des moyens logiciels (identification, permissions sur des fichiers ou des bases de données…).

Pour fonctionner, le système doit être alimenté. Les informations proviennent de différentes sources, internes ou externes.

Les sources externes proviennent de l’environnement du système. Il s’agit généralement de flux en provenance des partenaires du systèmes (clients, fournisseurs, administrations…). De plus en plus, l’entreprise doit être à l’écoute de son environnement pour anticiper les changements et adapter son fonctionnement. Le développement des moyens de communication (internet en particulier) permet de trouver plus facilement de l’information mais son exploitation reste délicate (qualité et fiabilité des informations).

En interne, le système d’information doit être alimenté par les flux générés par les différents acteurs du système. Ces flux résultent de l’activité du système : approvisionnements, production, gestion des salariés, comptabilité, ventes…

La plupart de ces flux sont parfaitement formalisés (existence de procédures bien définies) mais il existe également des flux d’information informelle (climat social, savoir-faire non formalisés…) qui sont par définition très difficiles à recueillir et à exploiter mais qui ont parfois beaucoup d’importance.

Les informations jugées pertinentes pour l’organisation doivent être saisies. Cette opération est généralement onéreuse car elle nécessite souvent une intervention humaine. Beaucoup d’efforts ont été déployés pour tenter d’automatiser le recueil d’informations (système en temps réel, lecture optique, numérisation, robots d’analyse de contenus…).

L’information est précieuse, vitale même pour les entreprises mais elle a aussi un coût.

Une fois l’information saisie, il faut en assurer la pérennité, c’est à dire garantir un stockage durable et fiable.

Aujourd’hui, le support privilégié de l’information est constitué par les moyens mis à disposition par les disques des ordinateurs (magnétiques ou optiques : disques durs, Cédéroms, DVD, bandes et cassettes…) ; cependant, le papier reste un support très utilisé en entreprise (conservation des archives papiers).

Les informations stockées dans les ordinateurs le sont sous forme de fichier ou organisés afin d’être plus facilement exploitables sous la forme d’une base de données. Le système de gestion de bases de données (SGBD) est donc une composante fondamentale d’un système d’information.

Pour être exploitées dans une base de données, les informations doivent subir une transformation car l’ordinateur ne sait stocker que des données. A l’inverse, on doit être capable de reconstituer de l’information à partir des données stockées dans la base.

Le stockage de l’information nécessite de mettre en œuvre des moyens importants et coûteux : ordinateurs, logiciels spécialisés, supports numériques, personnels, dispositifs de sécurité…

Pour être exploitable, l’information subit des traitements. Là encore, les traitements peuvent être manuels (c’est de moins en moins souvent le cas) ou automatiques (réalisés par des ordinateurs).

Les principaux types de traitement consistent à rechercher et à extraire de l’information, consolider, comparer des information entre elles, modifier, supprimer des informations ou en produire de nouvelles par application de calculs.

Pour être exploitée, l’information doit parvenir dans les meilleurs délais à son destinataire. Les moyens de diffusion de l’information sont multiples : support papier, forme orale et de plus en plus souvent, utilisation de supports numériques qui garantissent une vitesse de transmission optimale et la possibilité de toucher un maximum d’interlocuteurs. Ceci est d'autant plus vrai à l'heure d'Internet et de l'interconnexion des systèmes d'information. 

La standardisation des fonctions de l'entreprise a fait apparaître ces dernières années à coté des SI classiques (Comptabilité, paie, facturation…) d'autres dénominations (gestion commercial, de la relation client, RH, géographique...)

La démarche Paerpa porte une coordination renforcée des professionnels de santé de 1er recours, en lien avec les professionnels sociaux si besoin, au plus près de la personne âgée dès lors que sa situation médico-sociale le nécessite. Ainsi, le médecin traitant et un ou plusieurs professionnels de santé forment autour de la personne âgée, une coordination clinique de proximité.

Un numéro unique accessible aux personnes âgées et à leurs aidants ainsi qu’aux professionnels et plus particulièrement aux professionnels de santé libéraux est mis en place. Cette plate-forme d’information et d’orientation appuie notamment les professionnels pour organiser au mieux les offres de services proposées par les différents dispositifs/structures existants des territoires à destination des personnes âgées (information sur les places en EHPAD, sur les aides sociales, orientation vers une expertise gériatrique, …) et facilite l’accès aux droits et aux aides pour ces dernières. Cette coordination territoriale d’appui (CTA) est effective sur tous les territoires Paerpa.

Pour les personnes âgées qui ont été hospitalisées, la sortie de l’hôpital fait l’objet de dispositifs spécifiques : anticipation et préparation de la sortie, repérage de la perte d’autonomie, transition via un hébergement temporaire, mobilisation d’un SAAD ou d’un SPASAD, transmission des informations au médecin traitant, appui de la CTA si besoin.

Le repérage, les actions d’éducation thérapeutique, la circulation d’informations entre professionnels, l’accès simplifié à des expertises gériatriques ou à un numéro unique de gériatrie sont des actions qui sont mises en place dans le cadre de Paerpa et qui permettent d’éviter les passages inutiles aux urgences et les hospitalisations mal préparées.

La polymédication est fréquente chez les personnes âgées. Elle peut être justifiée, mais elle peut également être inappropriée, comporter des risques et entrainer des effets indésirables liés aux interactions médicamenteuses. Aussi, des actions de révision d’ordonnance sont mises en place notamment en sortie d’hospitalisation en lien avec le médecin traitant et le pharmacien d’officine.

Si votre GIR est compris entre 1 et 4, l’équipe médico-sociale vous adresse une proposition de plan d’aide.