De markt verkennen en bepalen welke softwarepakketten mogelijk passen bij de organisatie..

Wie zijn betrokken?
Leveranciers die workshops en demo's geven, zodat je deze kan vergelijken op key-criteria. Daarnaast kan je in deze fase de functionaliteiten en technische fit controleren.

Resultaat
Een selectie van meerdere pakketen (3), die gaan door naar de shortlist.

• Samenstelling: De shortlist bestaat idealiter uit drie pakketten; een groter aantal maakt het traject te complex, terwijl een kleiner aantal risicovol is als de leverancier niet voldoet

• Activiteiten: Tijdens deze fase worden workshops georganiseerd waarbij leveranciers een door de organisatie opgestelde business case doorlopen. Ook vinden er referentiebezoeken plaats om te zien hoe het pakket in de praktijk werkt

• Beoordeling: Pakketten worden beoordeeld op criteria zoals functionaliteit, kwaliteit van de leverancier, benodigd maatwerk en de verwachte implementatie-inspanning

• Selectie: Vanuit een brede longlist wordt via een Request for Information (RfI) en een gedetailleerde Request for Proposal (RfP) informatie ingewonnen.

• Scoring: Op basis van de antwoorden in de RfP wordt een score toegekend aan de 'fit' van elk pakket. Deze scores vormen de directe onderbouwing voor het vaststellen van de shortlist.

• Principekeuze: De shortlist-fase eindigt met een principekeuze. Dit is de leverancier waarmee de contractfase wordt gestart.