• Acreditar la venta de bienes o la prestación de servicios.

• Registrar la operación en los libros contables del vendedor y del comprador.

• Soportar deducciones de costos y gastos ante la DIAN.

• Cumplir con obligaciones fiscales como el IVA y la retención en la fuente.

Debe contener, como mínimo:

• Número consecutivo

• Fecha de expedición

• Nombre y NIT del vendedor y comprador

• Descripción detallada de bienes o servicios

• Valor total, IVA y retenciones (si aplica)

Características clave:

• Tiene firma digital del emisor.

• Se genera a través de un software autorizado.

• Contiene un código único de validación: el CUFE.

• Se envía al adquirente y se reporta a la DIAN en tiempo real o diferido.

El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un código alfanumérico único que se genera automáticamente al emitir una factura electrónica.

Propósito del CUFE:

• Garantizar la autenticidad e integridad del documento.

• Permitir la validación inmediata ante la DIAN.

• Evitar la duplicación o alteración de facturas.

El CUFE se forma a partir de:

• Número de la factura

• Fecha y hora de expedición

• Valor total

• NIT del emisor y adquirente

• Clave técnica del software

• Otros datos técnicos definidos por la DIAN

• Grandes contribuyentes (listado actualizado por la DIAN).

• Responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) que superen ciertos umbrales de ingresos (por ejemplo, más de ~$130 millones mensuales en promedio).

• Quienes presten servicios de transporte terrestre automotor de carga.

• Empresas del régimen común que hayan sido notificadas por la DIAN.

• Nuevos obligados según cronograma progresivo (la DIAN publica listados periódicos).

• Personas naturales en régimen simple (a menos que la DIAN las incluya expresamente).

• Pequeños contribuyentes con ingresos bajos (por debajo de los umbrales definidos).

• Quienes emiten facturas de venta ocasionales (muy baja frecuencia).

• Regímenes especiales no incluidos en los listados de la DIAN.

Dos ejemplos de proveedores autorizados (2024):

1. Siigo

   • Plataforma integral de contabilidad y facturación.

   • Ofrece facturación electrónica con validación automática ante la DIAN.

   • Sitio web: www.siigo.com

2. Tuya (antes Alegra)

   • Software en la nube con módulo de facturación electrónica.

   • Incluye generación de CUFE, envío al cliente y reporte a la DIAN.

   • Sitio web: www.tuya.com

• En modalidad en tiempo real:
  La DIAN responde en menos de 10 segundos si acepta o rechaza la factura.

• En modalidad diferida (para ciertos casos autorizados):
  El envío del reporte se hace dentro de las 48 horas hábiles siguientes a la emisión, y la validación también es rápida, aunque no instantánea.