Es un programa o aplicación informática que trata los datos contables de una empresa mediante métodos sistemáticos.

Es decir, es un software cuyo objetivo nace de querer simplificar y facilitar las tareas contables de una empresa o entidades similares. Su uso en una economía cada vez más digital es casi una obligación, ya que genera un valor añadido en términos de eficiencia.

Sin embargo, aunque es posible sistematizar multitud de tareas y actividades con un software de contabilidad, sigue siendo necesaria la figura del contable para la interpretación y el control de datos.

Los principales objetivos que nos podemos encontrar en este tipo de programas informáticos son:

·         Contabilizar todas las partidas contables de la empresa.

·         Agrupar con especial atención las facturas.

·         Control sobre las nóminas y los impuestos.

·         Análisis contable con datos históricos y recientes.

·         Análisis económico y financiero.

·         Generar informes y conclusiones según los datos recogidos.

De esa manera, el contador es mucho más productivo y puede dedicar parte de su tiempo a labores de alto impacto, como el análisis de la información y la asesoría en el campo contable, tributario y financiero. 

Por supuesto, también está entre los objetivos del software contable mantenerla contabilidad actualizada y disponible en todo momento (mediante reportes que se generan automáticamente), para optimizar al máximo la toma de decisiones financieras y cumplir oportunamente con los requerimientos de entes regulatorios, entidades bancarias, accionistas y autoridades fiscales. 

 

Partiendo los principales objetivos de cualquier software de contabilidad, los tipos de concentran en tres:

Fuera de estos tres tipos nos podemos encontrar con software de tipo contable que se pueden especializar en cálculo de ratios contables, desarrollo de informes y analíticas o de simple cálculo fiscal.

Aunque el proceso de transformación digital o digitalización de una empresa es sinónimo de progreso, en cada herramienta se pueden encontrar ventajas y desventajas. Por tanto, el balance final es lo realmente importante.

 

Algunas ventajas pueden ser aspectos como la rapidez de consulta de datos, la sistematización de tareas y su consecuente ahorro de tiempo, o la generación de informes gracias al uso correcto del big data.

Por otra parte, desventajas que pueden surgir del uso de este tipo de softwares pueden ser del estilo de excesiva dependencia del entorno digital, mayor barrera en lo que se refiere a ejercer la profesión de contable e incluso la posibilidad de robo de datos a distancia (hackeo).

Las funcionalidades de un sistema contable pueden variar de un producto a otro, pero en términos generales, una solución tecnológica de calidad debería permitirnos realizar las siguientes operaciones: 

·         Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa. 

·         La sistematización de la contabilidad debe hacerse en planes de cuentas predefinidos y/o en los que el usuario estime convenientes crear. 

·         Generar reportes contables automáticamente, como libros contables, balance de 8 columnas, estados de resultados, etc. 

·         Integrar la contabilidad con el sistema de facturación electrónica. Esto es muy importante en Perú, ya que estamos en pleno auge de la implementación de la factura digital y ya más de 300.000 contribuyentes la han adoptado.

·         Cargar masivamente datos de compras, ventas o comprobantes.

·         Realizar cálculos automáticos. 

·         Asociar planes de cuentas balances y estados de resultados a la normativa IFRS.

·         Reutilizar y capturar información de transacciones anteriores, sin necesidad de registrarla nuevamente. 

·         Personalizar diferentes niveles de usuario.

Es importante que, además de las funciones de un software contable enumeradas anteriormente, el sistema sea fácil de usar, escalable y flexible (que se adapte al plan contable de la empresa). 

Por otra parte, una de las recomendaciones es adquirir una solución que opere en la nube, para garantizar el acceso remoto a la información. 

En dado caso, a la hora de contratarlo tenemos que verificar la reputación y trayectoria del proveedor. No olvidemos que la data contable es de incalculable valor y, por lo tanto, debemos gestionarla en un sistema que nos ofrezca todas las garantías.

SQL Conta es un programa de contabilidad y software de gestión fiscal para empresas un software de contabilidad integrado con la Agencia Tributaria que permite que su empresa presente los modelos fiscales telemáticamente. Software de contabilidad y programa de gestión fiscal para empresas SQL Conta es el más completo software de contabilidad general multiempresa y multiejercicio, que le ayudará a tener la información más completa sobre el estado económico de su empresa.

Con SQL Conta cree ilimitados departamentos con una estructura en árbol e impute de forma directa o porcentual el importe correspondiente a cada departamento. La multitud de informes y balances que ofrecen los programas de contabilidad fiscal le ayudarán a conseguir la información necesaria de su empresa.

Con SQL Conta controle de manera eficaz el inmovilizado material e inmaterial de su empresa por medio de:

Diferentes tipos de amortización Elija entre las diferentes amortizaciones que podrán ser lineal porcentual, lineal en meses, regresiva o progresiva.

Cree su plan de amortizaciones Con un simple clic es posible generar su plan de amortizaciones tanto mensual como anual y crear automáticamente los asientos contables.

Con los asientos programables que te ofrece SQL Conta automatice la introducción de asientos gracias a las plantillas de asientos programables incluidas en el software de contabilidad. Con esta opción podrá definir los asientos más habituales de su empresa, indicando los campos fijos y que solicite únicamente los datos variables, haciendo que el tiempo en la introducción de asientos en los programas de contabilidad se reduzca considerablemente.

Un software de contabilidad que no solo dispone de un gran número de informes (extractos de cuentas, libro diario, saldos pendientes, balances, etiquetas… ) sino que permite la exportación de los datos de su empresa a paquetes ofimáticos, lo que facilita la explotación de la información introducida y la toma de decisiones en su empresa.

Con nuestros programas de contabilidad fiscal en SQL Conta podrá realizar la regularización de mercancías, ingresos y gastos, así como el cierre de ejercicio de su empresa las veces que quiera. Esto le permitirá realizar el proceso con total tranquilidad, ya que, aunque tenga que modificar algún asiento anterior podrá deshacer y rehacerlo en el software de contabilidad sin problemas.

3.1.1.- Libros y registros contables

Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.

El registro contable es el ingreso de información de los movimientos de recursos en los libros de contabilidad, de tal forma de llevar una bitácora de cada operación realizada. Cada movimiento se registra en dos cuentas, mostrando el uso y el origen de los recursos.

Los libros y registros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. 

3.1.1.1.- Principales 

3.1.1.1.1 Inventarios y Balances

 El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelará: Dirección Nacional de Contabilidad Pública - Instructivo Nº 001 3

·          La relación exacta de dinero, valores, créditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y otros, que constituyan el activo de la Entidad. 

·         La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad.

·         Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el patrimonio con que inicia su gestión. 

·         La entidad además al finalizar el ejercicio reflejará en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestión. 

·         Este libro será de foliación simple. ∗ Cuando se trata de la creación, fusión o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deberá figurar en este libro y ser coincidente con la verificación física de los mismos. 

3.1.1.1.2 Libro Diario

 El libro Diario será de foliación simple y contendrá en cada folio el movimiento diario del debe y del haber.

 3.1.1.1.3 Libro Mayor

 En este libro principal se registrarán todas las cuentas asentadas en el libro Diario.

 3.2.1.1.1 Auxiliares

·         Caja. - Utilizar el diseño que estime conveniente el usuario.

·         Registro de Ventas. 

·         Registro de Compras.

·         Fondo para Pagos en Efectivo. - Se utilizará el documento denominado "Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo".

·         Bancos. - se deberá apertura por cada cuenta corriente 

El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deberá efectuarse en el formato Auxiliar Estándar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras. 

En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros deberán tener una información más detallada para facilitar su análisis. 

En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciación y/o revaluación.

También contiene lo siguiente:

·         Asientos programados

·         Provisiones de cobro y pago

·         Amortizaciones

·         Departamental y presupuesto 

·         Balases

·         Modelos fiscales

·         Criterio de caja

·         Suministro inmediato de información

·         Tablas generales

·         Cierre del ejercicio cuentas anuales 

·         comprobantes

·         Herramientas de SQL conta

-KARDEX:
El Kardex es un formato que se usa para  mantener un registro de las salidas y entradas de inventario en una empresa,  con el fin de conocer tanto el costo y las existencias en cualquier momento, sin tener que recurrir a realizar un inventario físico.
Anteriormente las tarjetas Kardex se elaboraban en formatos impresos, los cuales debían ser diligenciados manualmente, pero actualmente la mayoría de los sistemas contables incorporan un kardex automatizado de acuerdo a las ventas que se realicen, o también existen plantillas en Excel que facilitan el trabajo, como la que elaboramos para usted y podrá descargar al final del artículo.
CONTENIDO.

-INVENTARIO:
Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura. (Muller, p.1)

Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y venta (mercancías y productos terminados). (Perdomo, p.72)

Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura. (Moya, p.19)

El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior empleo, más o menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los consumen, sin imponerles las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores. (Ferrín, p.47)

Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados. (Eppan, p.364)

-MINIMARKET:
Los llamados Minimarkets, tiendas de conveniencia o minimercados son establecimientos físicos que están dedicados a la venta de productos de consumo masivo e inmediato para la persona, los mismos generalmente se encuentran ubicados en zonas cercanas a residencias o a zonas ejecutivas.

Los Minimarkets tienen un amplio surtido de productos entre los cuales destacan; alimentos, bebidas, productos de limpieza, algunos medicamentos que no necesiten de receta médica y productos para el hogar, entre otros más básicos.

Su principal característica es su modalidad de autoservicio, ya que el cliente solo tiene que entrar a la tienda y escoger los productos que se llevara. Igualmente este tipo de negocios suelen ser en su mayoría muy rentables para su dueño. Pero sobre todo lo son si están bien ubicados, administrados y planificados de forma estratégica.