Spørsmål 2)

• Spisse kontrollspørsmål

• Smalere tilsyn - mer presis ROS-vurdering

• Konsentrere seg om bruddet

• Klarspråk

• Standardtekst hvor det kan benyttes - korte ned på standardteksten?

• Mer språkvask i gjennomgangen av rapporten og for de/den som godkjenner rapporten

Spørsmål 2)

• Arbeidsgruppe på tvers av seksjoner for de som arbeider med internkontroll, f.eks. at de som jobber med internkontroll på tilsyn har faste møtepunkter i løpet av året for å være sikker på at man legger seg på samme linje

• Gjennomlesing av rapporter på tvers av tilsynsområder som fører tilsyn med internkontroll

Kortere redegjørelse/gjengivelse for faktiske forhold (gjengivelse av faktum). Bruke tid på begrunnelsen, ikke på å gjengi.

Vi gjengir fakta, bruker mye tid på å beskrive det som allerede er kjent og tilgjengelig.

Unngå å gjenta oss selv mange steder. Velge i større grad hvor vi skriver hva.

Begrunnelsen må være såpass fyldig at den gir nødvendig veiledning.

Se de ulike bestemmelsene i internkontrollen i sammenheng.

Når vi får får internkontrollen mer under huden, klarer vi i større grad å være presise.

• Smalere tilsyn: Spisse kontrollspørsmålene opp mot hvor risikoen ligger ut ifra vår ROS-vurdering.

• Hvorfor åpner vi tilsynet? Felles forståelse om hva som er grunnlaget til å åpne tilsyn. Dvs. mer transparens/ åpenhet om grunnlaget for hvorfor vi har åpnet tilsynet (ROS-vurderingen vår).

• Dokumentasjon: Kan man vise til mottatt dokumentasjon, istedenfor å ramse opp all mottatt dokumentasjon?

• Dokumentasjon: Være tydelige på hva slags dokumentasjon vi ønsker, her må vi være målrettede og be om dokumentasjon som hjelper oss til å svare på kontrollspørsmålene i tilsynet.

• Fokus på brudd som må rettes: Vi trenger ikke å ramse opp absolutt alt som er gjort rett, dette kan forklares i veiledningsmøter.

• Korte ned avsnitt: Vi bruker mye tekst for å vurdere, begrunne og forklare hva vi finner og vi viser til spesifikke dokumenter der vi gjengir det som står i mottatt dokumentasjon. Kan disse avsnittene kortes ned, slik at vi kan ha mer fokus på konklusjonene våre? Det blir litt som at vi viser hele utregningen vår, når vi isteden heller kan komme raskere til konklusjonen.

Spørsmål 2:

Ingen i gruppen har erfaring med tilsyn om internkontroll.

Skrell av, ta bort det som er unødvendig. Vær konkret og presis. Ikke si for mye om det som er bra, si bare noe kort om dette. Få med avgrensing i innledningen, hva som kommer, hva rapporten vil handle om .Vi må bygge opp det faglige hos skolene. Vi må anerkjenne det som er bra, men vi må være klare på hva som er formålet med tilsyn. Vi skal bare se på noe, ikke alt. Vi må være tydelige på avgrensing ved å starte med formålet med tilsyn er og avgrense hvorfor det er fokus på det de skal jobbe med. Det bør være en veiledningstekst for dette i våre maler.

Spørsmål 2)

Snakke sammen i mindre grupper. Resultatet må landes i arbeidsgruppa for tilsyn, og være del av veiledningsteksten i malen for rapporter. Dette må gjøres tilgjengelig for alle. Dette er også viktig med tanke på nye. Det vi lander på, må vi jobbe med en stund før vi tar det opp og drøfter om det fungerer. Endring må skje etter en utprøvingsperiode. Seksjonssjefene må følge med om vi gjør likt. Samarbeide ved at tilsyn foregår parallelt. Når tilsyn foregår parallelt kan tilsynsgruppene ha samarbeidspunkter der man ser på forståelsen av kommuneloven, og kan drøfte forståelsen på tvers av seksjoner.

1.      Hvordan skrive kortere tilsynsrapporter?

-          Dette må komme ovenfra, at temaene ikke blir for omfattende. Det har tidligere vært føringer for veldig omfattende tilsynsrapporter/tilsynstemaer. Nå er signalet annerledes, det er bra.

-          En måte å få kortere rapporter er å ikke gjengi alt innhold av hva de har sendt inn. Dette kan vi legge til grunn at er kjent. Vi bør heller gjengi overordnet. Dette gjelder for eksempel rutiner, prosedyrer og

-          Vi bør unngå «formuleringsmessig latskap». Vi kan risikere å skrive mye fordi vi ikke forstår det faglige, det komplekse. Du må kunne noe så godt at du kan forklare det sånn at en 6-åring forstår det. Vi må holde oss til essensen, til det skolen kan bruke for å lære og utvikle. Vi må ivareta anerkjennelse, tillit og respekt for mottagerne.

-          Vi gjengir for mye informasjon, dette kan vi gjøre annerledes.

-          Metodehåndboken åpner for mer. Når vi nå jobber mer med ROS kan vi spisse kontrollspørsmål etter hva vi trenger å vurdere. Poenget med tilsyn er å rette lovbrudd/lovlighetskontroll.

-          Tidligere var vi «flinke» hvis vi skrev mye om faktum. Dette må vi endre både i rapporter og i vedtak.

-          Vi må føre tilsyn på fagområdene der vi er mest kompetente, i stedet for å bruke mye tid på å føre tilsyn der vi kanskje har en interesse. Vi skriver kortere når vi kan det bedre.

-          Det er viktig å være kompetent nok til å kunne skrive og snakke om det på en måte som mottager forstår og kan gjøre seg nytte av.

-          Det er forskjell på «nice to know» og «need to know». Vi må ikke gå i fellen av å skulle lage «god stemning» i rapporten.

-          Kan vi droppe å skrive kontrollspørsmål der det ikke er brudd?

-          Hva er handlingsrommet vårt? Hvis vi skal ta ROS på alvor, og vi ikke trenger å tenke på antall poeng etc. blir det også mer effektivt. Det er bedre å finne ut hvorfor vi fører tilsyn først, fremfor at vi blir pålagt hvor mange tilsyn vi må føre. Det er bra at dette kravet er borte fra Udir. Vi må gå på lovbruddene, og ikke alt annet.

-          Hvordan kan skolen bruke tilsyn/kontroll til læring? Det handler om tillit, anerkjennelse og respekt. Hvis vi bare holder opp feilene blir det vanskelig i forholdet/relasjonen. Vi må derfor tenke på konsekvensene av å kun behandle kontrollspørsmålene der det er lovbrudd.

-          Sluttmøtene blir viktige for å få kommunisert og lagt til rette for læringen for skolene. Så kan rapporten heller være basert på lovbruddene.

2.     Hvordan sikre lik forståelse av internkontrollkravene etter kommuneloven?

-          Det er viktig at vi nå, når vi har en tilsynsseksjon, må det være med noen fra denne seksjonen på hvert tilsyn med internkontroll.

-          Internkontroll er selve kjernen i aktiviteten hos skoleeier. Der foregår alt, det er ikke statens oppgave å sjekke skolen, men å kontrollere skoleeier. De har ansvaret.

-          Skolene er «stikkprøven».

-          Ut ifra de lokale ROS-analysene vi har vil vi kunne se hva som rører seg på hvilken skole. Det ene utelukker ikke det andre, vi må se mer helhetlig på det. Skoleeier er ansvarlig for aktiviteten der ute.

• Vi trenger ikke å skrive om hva de har av dokumentasjon. Vi trenger ikke å redegjøre for innholdet.

• Kan vi snevre inn hva vi skal føre tilsyn med i internkontrollen/fagtema? F.eks. bare bokstav b).

• Trenger ikke å nevne dokumentasjon som ikke er relevant.

• Vi bør også vurdere i hvilke tilfeller vi må føre planlagte tilsyn med internkontroll. Kan vi bruke andre typer tilsynsaktiviteter.

Spørsmål 2)

• Ha felles møtepunkter/workshop der vi drøfter internkontrollbestemmelsen.

• Se filmer

• Lese igjennom tilsynsrapporter om internkontroll, både planlagte tilsyn, men også de som gjelder direkte pålegg om retting.

• Erfarne og uerfarne jobber sammen i tilsynet med internkontroll.

• Tilsynsteamene jobber parallelt for å sikre lik forståelse for internkontroll.

Være konkrete i budskapet til objektet: "Hva må dere rette på" - hva hadde vi forventet å se for at dette skulle være lovlig?

Ikke bruke mye plass på hva objektet "får til", det er lovligheten vi skal undersøke.

Ikke for mye jus og saksopplysninger, det kan fort bli støy.

Slå sammen observasjon og vurdering for å unngå gjentakelser, men: man må kunne fagområdet godt og være flinke til å skrive for å kunne skrive kort og konsist.

Behov for skrivekurs?

Seksjonsleder tilsyn må sørge for å kutte der det kuttes kan.

Hvordan kan vi planlegge i forkant av det enkelte tilsynet for å sikre at vi oppnår det vi ønsker? Se på kontrollspørsmålene, hva er vi ute etter å avdekke? Gode ROS-vurderinger er viktig.

Selve oppbygging av rapporten: er det noe vi kan kutte? Gjentakelser i start og slutt.

Slå sammen tekst i områder der vi ikke fant lovbrudd.

Viktig at vi lager presise spørsmål i Forms som nå skal erstatte RefLex.

Følgefeil - hvordan kan vi unngå å bruke for mye tid på dette

Spørsmål 2:

God internopplæring for å sikre lik praksis, eks opplæringsdag i tilsynsseksjonen med film fra DFØ og påfølgende diskusjon.

Lese hverandres tilsynsrapporter, ha felles stoppunkter med tilsynsteam under skrivefasen.

Hvordan jobbe med lik forståelse ute i sektor - de har svært ulike forutsetninger.

Vi må også forstå bedre de ulike interkontroll-systemene som kommunene bruker. Eks. Visma. Kanskje det er nødvendig at vi hever vår kompetanse på de ulike systemene?

Tilsynsgrupper som er parallelle kan samsnakke og drøfte på tvers om internkontroll- selv om temaet er ulikt. Hvordan få til dette?

• Vi bør være mer selektive i hva vi gjengir av rettslige krav og dokumentasjon.

• Smalere tilsyn

• Være mer bevisst på å synliggjøre hva som er vår vurdering for bruddet, og ikke bruke mye plass der vi ikke finner brudd. Gi positive tilbakemeldinger i møte etter foreløpig rapport.

Spørsmål 2)

• Se på hva som er grunnen til at det er ulik forståelse av hva internkontroll er, har vi ulik forståelse av regelverket? Er det avhengig av tema eller hvem det blir ført tilsyn med?