La factura y la factura electrónica by MARIA MERCEDES OSPINO RODRIGUEZ

Propósito de la factura y la factura electrónica

mariaospino01_2 — 2025-09-29 07:32:57 UTC

La factura cumple la función de soporte probatorio de una operación de compraventa o prestación de servicios: registra la obligación de pago, permite la deducción o descontabilidad de impuestos cuando corresponde y sirve como documento contable y fiscal para la empresa y la autoridad tributaria. La factura electrónica mantiene las mismas finalidades, pero además incorpora mecanismos técnicos de trazabilidad, autenticidad e integridad digital que facilitan la validación inmediata por parte de la DIAN.

. ¿Qué es la factura y qué es la factura electrónica?

mariaospino01_2 — 2025-09-29 07:37:22 UTC

Factura: Documento que debe contener los requisitos legales y tributarios (identificación del vendedor y comprador, numeración consecutiva, fecha, descripción de bienes/servicios, valores e IVA cuando aplique, entre otros).

Factura electrónica: Versión digital de la factura que se emite y transmite por medios electrónicos siguiendo el anexo técnico y las reglas establecidas por la DIAN. Tiene el mismo valor probatorio que una factura en papel cuando cumple los requisitos normativos.

Definición CUFE

mariaospino01_2 — 2025-09-29 07:40:46 UTC

CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un identificador único generado por el emisor de la factura electrónica que resume, mediante un algoritmo, los datos principales de la factura; funciona como huella digital que permite identificar inequívocamente el documento y verificar su integridad y autenticidad una vez que la DIAN lo valida

Quiénes están obligados y quiénes no a emitir factura electrónica?

mariaospino01_2 — 2025-09-29 07:49:48 UTC

Obligados: La DIAN ha establecido calendarios y criterios según la actividad económica (CIIU), el tamaño y la condición del contribuyente; quienes estén incluidos en dichos listados deben adoptar la factura electrónica. En general, muchos sujetos obligados empezaron a migrar desde 2020 conforme a la Resolución 000042 de 2020.

No obligados / Excepciones: Algunos contribuyentes de menor magnitud, regímenes especiales o actividades puntuales pueden tener plazos o excepciones temporales según el calendario de implementación y normas transitorias; siempre conviene verificar el estado en el RUT y el calendario publicado por la DIAN.

Proveedores tecnológicos autorizados (ejemplos)

mariaospino01_2 — 2025-09-29 15:09:02 UTC

• INFORMATIX DE COLOMBIA LTDA. — NIT: 900123011
• GURUSOFT S.A.S — NIT: 901014886

Es el proceso que se le hace a la factura, notas débito y crédito electrónicas generadas y transmitidas a la DIAN para verificar que cumplen con las reglas definidas por la entidad en el anexo técnico; este proceso se hace en fracción de segundos, para que luego, el documento junto con el comprobante de validación sea entregado al comprador, lo cual la convierte en un soporte con efectos fiscales.

Infografía de la versión de validación previa

Tiempo estimado de validación ante la DIAN

mariaospino01_2 — 2025-09-29 15:13:13 UTC

La DIAN valida las facturas electrónicas en tiempo real: cuando la factura es enviada al sistema, las comprobaciones técnicas del anexo técnico se realizan de forma inmediata (procesos que normalmente tardan fracciones de segundo). En casos de contingencia u otros procesos administrativos la validación puede tener pasos adicionales; sin embargo, la regla general es la validación en tiempo real.