Falta de claridad en los procesos y su conexión entre áreas (Escolares, PMO, Asesor, Academia), para ser más eficientes y alcanzar los KPIs

Tiempo excesivo invertido en plataformas (calificaciones, asistencias, reportes).

Omisión de pasos clave en la ejecución de la experiencia como el kick-off.

40% de las veces se omiten los procesos de experiencia en el Kick off dando solo lugar a lo académico y no hay explicación de la encuesta, de la plataforma, lo cual ocasiona problemas con los participantes, afectando KPIs y la percepción del cliente.

20% de los casos, se usa maestros de ceremonia externos no alineados al evento.

70% Solicitudes de materiales o impresiones de último momento.

70% Compras y peticiones extraordinarias no previstas (materiales creativos, artículos de TEC Store,TEUS).

Retrasos en autorizaciones de OC por falta de datos (CECO, OI, presupuesto).

Falta de reportes de las compras por programa en COUPA. (iniciativa)

Retraso en la autorización de las OC de pago a proveedores por el autorizador del CECO.

Falta de sincronización entre plataformas, generando retrabajo entre SEA y Cypher y aparte el drive de PMO. Lo mismo 3 veces. Por ejemplo: Asistencia.

90% de las peticiones de insignias digitales esta incompleta o mal capturada en SEA-Cypher-CANVAS y afecta su creación y entrega oportuna. Por ejmplo: La premura de abrir programa los PMO no definen bien.

Formularios en U4O mal llenados que no se reflejan correctamente en SEA. Nombres mal escritos, apellidos repetidos. 20% de cada grupo.

20% de cada grupo de U4P se debe corregir el nombre del participante para elaborar su insginia.

Dominar los procesos de solicitud de insignias digitales para U4P

Que los PMO y Asesores conozcan el tipo de documento y las horas que corresponde a cada uno y sobre todo de las credenciales alternativas.

80% en la demora de la respuesta del coordinador académico, que impacta negativamente en la continuidad del proceso, generando retrasos en la emisión oportuna de las insignias digitales.

Errores en formularios: Cuando los formularios no se llenan correctamente con los datos del participante, las insignias digitales se generan con errores. Esto obliga a revisar manualmente los nombres en SEA, lo que consume tiempo y recursos.

Duplicidad de captura: La información de los módulos debe capturarse en múltiples plataformas, lo que incrementa el riesgo de errores y retrabajo. Sería más eficiente centralizar esta información en un solo sistema desde el cual se puedan generar todos los reportes necesarios.

Datos incompletos en SEA: Al aplicar el formulario F1, en ocasiones solo se reflejan parcialmente los registros. Por ejemplo, de 37 participantes, solo aparecen 10 en el sistema, lo que afecta la trazabilidad y seguimiento.

Ser mas eficientes en los tiempos de trabajo. Capturar en un solo lugar la información de los módulos, y que desde una sola plataforma se puedan descargar los reportes que se necesiten.

Dar seguimiento al personal de planta física para programas que inician temprano (7 u 8 am).

Gestionar itinerarios de profesores (vuelos y hospedajes) sin valor agregado desde nuestra área.

Realizar limpieza o acomodos en sesiones de Tec Beyond.

Presentar a los profesores al inicio de sesiones, en lugar de que lo haga el coordinador.

Cargar materiales en plataformas como CANVAS y Cypher, tarea que corresponde al profesor o coordinador.

Generar reportes de Qualtrics para CA y profesores, cuando ellos ya tienen acceso directo.

Dar seguimiento al personal de planta física para programas que inician temprano (7 u 8 am). Ejemplo: Se solicita a planta física con un mínimo de 72 hrs de anticipación el apoyo para que un área específica esté limpia y acomodada dos horas antes del inicio del evento; si el área fue utilizada el día anterior y se desocupó después de las 6 pm, no se atiende nuestra solicitud por no contar con personal disponible en ese horario.

Gestionar itinerarios de profesores (vuelos y hospedajes) sin valor agregado desde nuestra área. Ejemplo: Actualmente existe una triangulación de información entre PMO-instructor-EC, lo cual es pérdida de tiempo ya que el instructor puede realizar su propia reservación.

Realizar limpieza o acomodos en sesiones de Tec Beyond. Ejemplo: Cuando el evento termina después de las 6 pm e inicia al siguiente día temprano, instructores, directores, proveedor de alimentos y educación continua tienen que limpiar y acomodar mobiliario.

Presentar a los profesores al inicio de sesiones, en lugar de que lo haga el coordinador. Ejemplo: Los coordinadores no asisten a los programas a presentar a los instructores y no comparten la trayectoria a educación continua para dar una presentación apropiada.

Cargar materiales en plataformas al inicio de sesiones, en lugar de que lo haga el coordinador. Ejemplo: Los coordinadores solicitan a educación continua que cargue el material de los programas en la plataforma (Cypher, Canvas, Teams) del programa.

Generar reportes de Qualtrics para CA y profesores, cuando ellos ya tienen acceso directo. Ejemplo: Al finalizar sesión o programa nos piden les compartamos el ECOA de la misma, siendo que ellos también la pueden consultar.

PACO

• Es importante documentar los procesos que corresponden a cada área, desde la presentación del instructor, cargar materiales a plataforma, cuando aplica tiempo extra para atención de limpieza de salas, ...

• Generar alianzas con las demás áreas para que la colaboración sea efectiva.

  
  

  
  

Falta de claridad en los procesos y su conexión entre áreas (Escolares, PMO, Asesor, Academia) para ser más eficientes y alcanzar los KPIs. Ejemplo: BMW y GM son empresas que piden al Asesor no aplicar formulario único ni encuesta de satisfacción para cerrar la venta, solo que el área que estadísticamente nos mide desconoce de ese acuerdo y termina afectándonos ya que nuestros indicadores quedan en 0%.

Tiempo excesivo invertido en plataformas (calificaciones, asistencias, reportes).

Ejemplo: Para las sesiones atendidas en los programas debemos capturar asistencia y calificaciones en varias plataformas o documentos como SEA, Cypher y hoja de excel del PMO. Es importante que se sincronicen para no invertir tanto tiempo en actividades repetitivas.