El archivo by Alicia Cano https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c Sistemas de ordenación de archivos en-us 2023-03-26 10:55:34 UTC 2025-11-29 03:35:09 UTC hello@padlet.com Utilidad e importancia del archivo + Funciones y finalidades del archivo (Sandra) aliciacano93 https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531719441 Utilidad del archivo:

Los archivos son de vital importancia en una empresa, ya que sirven para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios para conservar en su base de datos.

Importancia del archivo:

-Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memorias y conservan un patrimonio único e irremplazable.
-Son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y transparencia de las actuaciones administrativas.

Funciones y finalidades del archivo:

-Reunir ordenadamente todos los archivos que circulan en la empresa.
-Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la hora de localizarlos.
-Cumplir con las disposiciones legales.


]]> 2023-03-26 11:02:37 UTC https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531719441 Clases de archivos (Yina) aliciacano93 https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531720644 El archivo es el lugar donde clasificamos y archivamos los diferentes documentos que se mueven en la empresa.
Estos se organizarán dependiendo de la frecuencia con la que se utilicen. Algunos archivos serán utilizado de manera diaria y por lo tanto necesiten mejor accesibilidad y otros una vez se crean o se utilizan ya pueden ser archivados de manera definitiva.

Según la frecuencia de uso se pueden clasificar:

- Archivos activo: son los archivos que presentan una necesidad de movimiento diaria y que deben estar al alcance de los trabajadores de manera sencilla.

- Archivos semiactivo: este no necesita ser consultado a diario, pero sí de manera esporádica u ocasional, y se sitúa de manera estratégica para que esté al alcance de cualquier persona que pudiera necesitarlo.

- Archivos pasivos: este tipo de archivos contienen los documentos que ya no se necesitan una consulta ni diaria ni puntual. Aún así existen documentos que deben ser guardados como facturas, albaranes y ejercicios de años anteriores.

Según su ubicación se pueden clasificar:

- Archivos centralizados: es toda la documentación de la empresa concentrada en el mismo espacio, en el se guardará y se gestionará toda la documentación producida.

Las ventajas de este sistema son:

- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
- Cuenta con personal especializado
- Facilita la unificación del sistema de archivo.

- Archivos descentralizados: la documentación empresarial se encuentra repartida por los distintos lugares o departamentos de la empresa.

Las ventajas de este sistema son:

- Mayor autonomía.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado, aunque debería de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al número de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.


]]> 2023-03-26 11:05:32 UTC https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531720644 Sistemas de ordenación de archivos (Francis) aliciacano93 https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531720769
Los sistemas de ordenación de archivos son métodos utilizados para organizar y clasificar la información contenida en los archivos de un sistema informático. A continuación, te presento algunos de los más comunes:

Archivos informatizados :

-aplicaciones 
-tamaño del archivo
-categoría 
-autores

En el entorno empresarial, los sistemas de ordenación de archivos más comunes son los siguientes:

-Alfabético
-Numérico
-Alfanumérico
-Geográfico
-Cronológico
-Por materias, temas o asuntos.

los dos mas usados son:

-Alfabético: Este sistema ordena los documentos en orden alfabético, ya sea por nombre, apellido, título, tema, etc. Es muy útil para organizar documentos como contratos, facturas, correspondencia, entre otros.

-Numérica: consiste en archivar los documentos asignando un número correlativo a cada uno de ellos.



]]> 2023-03-26 11:05:53 UTC https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531720769 Consejos en el procedimiento de archivo (Alba) aliciacano93 https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531721368 1. Documentos digitales o físicos.
Para determinar una buena gestión para el archivo, es necesario verificar los documentos existentes y establecer si sus características permiiten su digilitación, esto con el fin de liberar espacio de almacenamiento y para facilitar y automizar procesos de consulta y acceso.

2. Controlar la documentación.
El uso de oos instrumentos archivísticos nos permite reconocer al detalle las características de nuestros documentos, su ubicación, almacenamiento y disposición, por ello se convierten en herramientas útiles y necesarias en el proceso archivístivo, ya que nos darán pautas de su conservación y protección.

3. Revisar el ciclo de vida de cada documento.
El ciclo de la vida de un documento establece cuánto tiempo durará en nuestros archivos y cómo se debe disponer de él. Aquí vuelven a ingresar los instrumentos archivísticos como las Tablas de Valoración documental y las Tablas de Retención Documental, ya que estas nos permiten establecer parámetros, mejorando así los índices de almacenamiento.

4. Presta atención a las medidas de seguridad.
Un archivo de calidad, es un archivo seguro, por ello presta atención de quién puede tener acceso a determinados archivos y bajo qué circunstancias pueden ser extraidos los documentos por un tercero.

5. Mantén la Gestión documental como política empresarial.
Finalmente, la gestión documental como lo hemos mencionado permite que tu empresa administre correctamente toda su información. Por ello es necesario establecer protocolos de manejo, con el fin de que los documentos siempre estén bajo el monitorio necesario, con la conservación adecuada y en los archivos de forma segura.
 ]]> 2023-03-26 11:06:39 UTC https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531721368 Conservación del archivo (Fernando) aliciacano93 https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531721472 Los documentos se almacenan porque tienen un valor para la empresa; ya sea legal, informativo o de organización:
-Los documentos contables deben conservarse en la empresa por un mínimo de cinco años legalmente determinados.
-Los presupuestos realizados y no materializados podrán ser eliminados en cuanto se sepa que no se van a llevar adelante y, por tanto, no tengan ningún valor.
-El resto de documentos se archivarán el tiempo que la empresa considere conveniente.

Para evitar que los documentos se  deterioren hay que tener en cuenta aspectos como:
-Temperatura
-Humedad
-Limpieza
-Ubicación de espacios]]> 2023-03-26 11:06:58 UTC https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531721472 Seguridad del archivo (Ivaneide) aliciacano93 https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531721523 La seguridad documental es el sistema utilizado para todos los documentos importantes, Archiva, almacena, hace copias de seguridad, entrega y, finalmente, elimina cuando ya no los necesita.
Aunque la definición es sencilla, el proceso real de mantener su seguridad es muy complejo. En un mundo cada vez más digitalizad, la eliminación del papel facilita la gestión de los documentos en muchos aspectos, pero sin las medidas de seguridad adecuadas, los documentos digitales siguen estando en peligro.
Para preservar los archivos el ambiente debe permanecer en los 18-20 oC y 40-50% humedad relativa. 
en lugares donde no podemos garantizar estas condiciones, es importante buscar ambiente secos, lejos del sol directo y donde no haya cambios bruscos de temperatura.

Conservacion de archivos.
  • Dale un rango de importancia
  • Elimina cualquier rastro de acero
  • Evita la humedad
  • Avanza hacia la digitalización
]]> 2023-03-26 11:07:06 UTC https://padlet.com/aliciacano93/9ha0d3hxox4jkq3c/wish/2531721523