Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos, en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas empresas en el país, las cuales entraron a la quiebra no solo por malos manejos administrativos, sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde reposan todos los registros de las actividades de una empresa y es garante de la transparencia de sus actividades.

Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo públicos sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. 

La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas.

PRINCIPIOS
Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno.

La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, esta incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión. 

El principio de institucionaliza e instrumentalidad: se refiere a que los documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.

El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades publicas como las privadas con funciones publicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.

 El principio de dirección y coordinación de la función archivista: el gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y coordinar la actividad archivista en las entidades del estado y las vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro. Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado proteger la riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica la Constitución Política del país.

El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del estado velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho de los ciudadanos del acceso a la información, deben proporcionarse las condiciones y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite con las excepciones de ley.

El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e información. El principio de modernización: para el crecimiento de una nación, es indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para estar a la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para garantizar la conservación y protección de la información, pues allí donde reposa la razón de existir de una empresa. Son los documentos donde se ha registrado información, sea cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las actividades o gestiones de un país entero. Es por ello que la modernización es parte de la organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con su función y se aprovechara mejor este recurso.

El principio de interpretación: para la adecuada interpretación y aplicación de esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas con funciones públicas en la modernización y organización de sus archivos. Esta entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión en este campo ya que esta generando frutos pues hoy en día la acogida a este llamado es nutrida y esta despertando a las empresas del letargo nocivo como es el desconocimiento del valor de la información. 

Conocer la Ley 594 del 2000 para tener muy claro las responsabilidades, obligaciones y su ámbito de aplicación.

  

Elaborar y presentar un proyecto o programa de gestión documental donde se incluya:

 

Sensibilización hacia los archivos y su organización

  

Proponer el uso de nuevas tecnologías y soportes que faciliten no solo la administración y control de la información, también el acceso para el público que desee consultar, igualmente deben ser sistemas que garanticen la conservación de la información de acuerdo a la Ley.

 

Un programa de capacitación que incluya: procesos archivisticos desde que se produce o recibe el documento hasta su destino final, para ello es muy importante que el personal se familiarice con el ciclo vital del documento, este se cumple en las tres fases de archivo: se inicia en el archivo de gestión, pasa al archivo central y posteriormente al archivo histórico, siempre teniendo en cuenta para que en estas dos últimas etapas los documentos se valoren, el resultado de esta valoración determina si deben conservarse por un tiempo, en forma permanente o si por el contrario pueden eliminarse en el mismo archivo de gestión.

 

Elaboración de inventarios para asegurar el control de los documentos.

 

Elaboración de las tablas de retención, presentarlas para su aprobación primero al comité de archivo de la misma empresa y luego a la entidad encargada de su revisión y aprobación que ha designado el gobierno.

 

Una vez aprobadas las tablas de retención deben ser difundidas al interior de la empresa y proceder a capacitar al personal para su debida aplicación.

 

Un plan de acción con el respectivo seguimiento, para verificar la aplicación de los procesos, para que la conformación de los archivos sea exitosa.

 

Para la organización de los archivos de acuerdo a la ley, se debe contar con un programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y participación del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y todo el personal que en la empresa de una u otra forma maneja información.

 

En él titulo IV de esta Ley, además de que recuerda que es obligación conformar los archivos públicos, también indica que cada administración publica es responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los espacios e instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos tanto estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la información. La información publica debe manejarse con ética y para ello se requiere de personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la organización y manejo de los archivos es una responsabilidad integral y aunque la Ley es clara y sancionará a los directos responsables en caso de que suceda algo contrario, es importante tener muy claro cuales son nuestras responsabilidades y obligaciones en esta importante tarea.

 

La sensibilización y capacitación del personal de la empresa, son vitales pues la administración de la información requiere de la importancia y las practicas documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la empresa.