De Omslag van steviger papier dan de rest van de rapport en bestaat uit: 

1-      De rapporttitel. 2- De naam van de auteurs. 

De eerste pagina van de rapport en bestaat uit:

 Titel, Voorletters + naam van de schrijver, Plaats en jaar en Instelling of bedrijf 

In een voorwoord kunt u informatie opnemen die buiten het onderwerp van het rapport om van belang is en niet tot het eigenlijke onderwerp van het rapport behoort. 

De volgende onderwerpen kunnen aan de orde komen:

-          kader: informatie over het kader waarin het rapport tot stand is gekomen.

-          doelgroep: aanduiding van de doelgroep waarvoor het rapport bestemd. 

-          leeswijzer: aanduiding van de manier waarop het rapport gebruikt kan

-          dankbetuiging aan de mensen hebben bijdragen aan het rapport 

-          plaatsaanduiding, datum en de naam van de auteurs 

De inhoud opgave 

De inhoud opgave moet aanknopingspunt bieden voor het vinden van informatie. 

Houdt u bij het opstellen van een Inhoudsopgave aan de volgende richtlijnen:

-Nummer alle onderdelen van de kern. Voorwerk (voorwoord. samenvatting) en nawerk (literatuurlijst) worden niet genummerd.

-Neem geen verwijzing Op naar de ‘titelpagina' en ’inhoudsopgave'.

-Neem alleen hoofdstukken en (sub)paragrafen op en geen ongenummerde tussenkopjes.

-Geef bijlagen een nummer en een informatieve titel 

-Controleer of de titels in de inhoudsopgave identiek zijn aan de titels inde tekst.

-Zorg voor een overzichtelijke vormgeving, waardoor het onderscheid tussen voorwerk. kern en nawerk direct zichtbaar is. 

Een samenvatting mag niet ontbreken in rapporten vanaf zo’n Vijf pagina’s.

Een samenvatting moet zelfstandig leesbaar, beknopt en effectief zijn.

-           De samenvatting moet zelfstandig leesbaar zijn. 

-          De samenvatting moet beknopt zijn. 

-          De samen vatting moet effectief zijn.

De inleiding vormt de toegang tot het rapport: de lezer ziet welke vraag wordt beantwoordt, waarom en hoe dit gebeurt. 

Globaal bestaat de inleiding uit drie delen: 

-          De aanleiding voor het rapport. 

-          De doelstelling van het rapport 

-          De structuurbeschrijving van het rapport. 

Deze driedeling moet weer te herkennen zijn in de structuur van de inleiding

Aan het begin van de inleiding moeten de lezers een beeld krijgen van de redenen waarom de tekst voor hen belangrijk is en waarom het onderzoek is uitgevoerd. Dit kunnen wij bereiken door achtergrondinformatie te geven. Het probleem te beschrijven en aan te geven wat het belang is van het vinden van een oplossing.

Lezers hebben meestal enige achtergrondinformatie nodig om het rapport goed te kunnen plaatsen. Vaak zal dit onderdeel het karakter hebben van een situatieschets. waarin de aard van het onderwerp en de plaats ervan binnen een groter kader worden verduidelijkt.

De achtergrondinformatie mondt meestal uit in een beschrijving van een probleem. Soms gaat het om zeer ernstige problemen waarvan direct duidelijk is dat het belangrijk is snel een oplossing te vinden. 

Het motiveert lezers als ze begrijpen dat het belangrijk is dat het probleem wordt opgelost. 

De doelstelling van het rapport omvat allereerst de belangrijkste vraag die in het rapport beantwoordt wordt, de hoofdvraag. Ten tweede is er de manier waarop de hoofdvraag beantwoord wordt.

Een nauwkeurig geformuleerde hoofdvraag maakt de lezers van het rapport duidelijk wat zij kunnen verwachten in het rapport.

 randvoorwaarden en uitgangspunten

De schrijver moet aangeven hoe het onderwerp van het rapport is afgebakend. Je kunt namelijk nooit alles over een onderwerp kwijt in je rapport. De afbakening gebeurt enerzijds door randvoorwaarden (of: eisen) te vermelden die de opdrachtgever heeft opgelegd, en anderzijds door zelfgekozen uitgangspunten van het onderzoek.

Sommige soorten rapporten bevatten grote aantallen randvoorwaarden, en daarnaast zelfgekozen uitgang5punten. Deze worden doorgaans in een apart hoofdstuk behandeld.

De schrijver maakt op deze plaats de grote lijn van het rapport duidelijk. De structuurbeschrijving kan soms gecombineerd worden met de aanduiding van de werkwijze, vooral als voor verschillende hoofdstukken een andere werkwijze is gehanteerd.

Inhoudelijke hoofdstukken

De kern van het rapport bestaat uit genummerde hoofdstukken, die vaak zijn onderverdeeld in paragrafen. Het is aan te bevelen elk hoofdstuk te beginnen met een korte inleiding, waarin u het doel van het hoofdstuk uitleggen.

Het doel van het hoofdstuk helpt hen te bepalen of ze inderdaad het goede hoofdstuk hebben gekozen en de resultaten goed te verwerken.

De meeste lezers van het rapport zullen in elk geval de conclusies bekijken. Sommige lezers‚ zoals de besluitvormers, slaan zelfs vaak de inhoudelijke hoofdstukken over en bladeren direct na de inleiding door naar de conclusies. De volgende vijf adviezen kunnen helpen de conclusies voor al uw lezers toegankelijk te maken:

1-       De conclusie moet het antwoord op de hoofdvraag geven

2-      De conclusie moeten zelfstandig leesbaar zijn. 

3-      De conclusies volgen direct uit de eerdere hoofdstukken.

4-      Conclusie moeten kernachtige uitspraken zijn. 

5-      Conclusie moeten voldoende nauwkeurig zijn. 

 

Aanbevelingen zijn adviezen aan de lezer om een bepaalde actie te Ondernemen.

Conclusies en aanbevelingen kunnen in afzonderlijke hoofdstukken worden Ondergebracht. maar ze mogen ook bij elkaar in één hoofdstuk staan. in dat geval moet voor de lezers direct te zien zijn wat conclusies en wat aanbevelingen zijn. we geven de volgende drie richtlijnen.

1-       Aanbevelingen moeten aansluiten op de conclusies

2-      Aanbevelingen moeten uitvoerbaar zijn.

3-      Aanbevelingen moeten concreet zijn.

De literatuurlijst is er niet om lezers te imponeren: neem uitsluitend bronnen op waarnaar u verwijst in de tekst. Lezers kunnen zich op basis van de lijst een beeld vormen van de kwaliteit en actualiteit van het rapport. Een alfabetisch geordende literatuurlijst verdient de voorkeur. Deze geeft snel een overzicht van de gebruikte literatuur, en maakt ook het zoeken van publicaties uiterst eenvoudig.

De bijlagen 

De bijlagen zijn de middel om de kern van het rapport overzichtelijk en beknopt te houden. 

Zorg om de volgende richtlijnen te volgen bij het schrijven van de bijlagen. 

-          Bijlagen moet zelfstandig leesbaar zijn. 

-          De tekst moet ook zonder de bijlagen te begrijpen zijn.

-          Verwijs minimaal een keer naar elke bijlage.

-          Begin elke bijlage op een aparte pagina. 

Symbolenlijst 

Een Symbolenlijst is nodig als er in het rapport veel symbolen voorkomen, die bovendien meer dan een keer worden gebruikt. 

Om nieuwe worden en termen meer uit te leggen. 

Noten worden behalve voor literatuurverwijzingen wel gebruikt voor opmerkingen die de tekst te veel zouden onderbreken. Vooral on wetenschappelijke teksten kunnen ze handig zijn, in bedrijfsrapporten komen ze minder voor. 

Het register 

Een register of index is vooral in zeer omvangrijke teksten en gebruikersdocumentatie praktisch voor lezers die bepaalde informatie zoeken.