La principal característica de cualquier procesador de texto es la capacidad de manipular texto dentro de un documento, como la posibilidad de insertar, cortar y pegar, y copiar texto. Las funciones más avanzadas incluyen, por ejemplo, el ajuste de palabras, en el que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente una vez que se ha llenado de texto la línea actual. La capacidad de escribir, editar y mover texto con rapidez es lo que convierte a los programas de procesamiento de texto en herramientas muy valiosas para cualquier usuario de un ordenador.

Especificaciones de fuentes

Otra característica estándar de los procesadores de texto es la posibilidad de cambiar el aspecto de las fuentes dentro de un documento. La mayoría de los programas ofrecen a los usuarios la posibilidad de poner el texto en negrita, cursiva y subrayado, así como de cambiar el tamaño de la fuente. Suelen estar disponibles diferentes tipos de letra, lo que ayuda a los usuarios a crear un documento más uniforme y fácil de leer que algo escrito a mano.

Diseño de página

La mayoría de los procesadores de texto permiten a los usuarios cambiar el diseño del documento que están creando. Esto incluye cambiar el tamaño de la página, los márgenes y las sangrías, y añadir columnas. También incluye la opción de crear encabezados y pies de página, así como números de página.

Gráficos

Los procesadores de texto básicos pueden ofrecer a los usuarios la posibilidad de añadir tablas, gráficos o listas numeradas sencillas, y los que tienen funciones más avanzadas ofrecen más opciones a la hora de añadir elementos visuales. Algunos permiten insertar ilustraciones, gráficos más complejos e incluso vídeos. Estos gráficos pueden crearse en el propio procesador de texto o en otro software y luego copiarse.

Herramientas de colaboración

Los procesadores de texto basados en navegadores facilitan la colaboración de varias personas en un mismo documento. Por ejemplo, Word en Office.com permite a los usuarios hacer un seguimiento de sus cambios, dejar comentarios, etiquetar y asignar tareas a otros, y revisar versiones anteriores del documento. En un mundo en el que la gente necesita colaborar entre distintos continentes, estas herramientas de colaboración tienen un valor incalculable.

Asistencia para ortografía y gramática

La mayoría de los procesadores de texto incorporan un corrector ortográfico y gramatical básico. También es posible que dispongan de un diccionario de sinónimos y puedan ofrecer sugerencias para elegir las palabras. Algunos procesadores, sin embargo, tienen una capacidad de edición más robusta. Por ejemplo, el Editor Microsoft no solo comprueba los errores ortográficos y gramaticales, sino que también sugiere áreas que podrían ser más claras, comprueba las fuentes en línea en busca de similitudes y califica la legibilidad del documento.