Para começarmos é preciso entender do que essa ação é composta, os principais componentes para se entender sobre documentos são:

  Para os documentos que estão em circulação dentro do setor diariamente, é preciso um registro de entrada e de saída desses documentos de trabalho

  Mas afinal, oque é e pra que serve o protocolo? 

O protocolo serve para garantir a segurança dos documentos diários da empresa, com ele teremos controle da localização imediata do documento, se caso precise ter acesso às informações contidas nele

As atividades que fazem parte do protocolo são:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Quando aplicado pode ser vantajoso em vários aspectos, como o fácil acesso às versões corretas e atualizadas, disponibilização dos documentos nos locais corretos, além de permitir que documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.

O controle de documentos é importante também para controlar o fluxo dos documentos, e para isso é necessário criar um formulário de requisição de documentos com os seguintes requisitos: uma identificação, pasta pertencente ao arquivo ou classificação, nome do solicitador, setor, assinatura, devolução e data de empréstimo.

O prazo de devolução só é decidido após a análise da: 

O fluxo de documentos é usado dependendo das funções,  necessidades e circunstâncias encontradas dentro da empresa/setor.

MÉTODO IDEOGRÁFICO:
Este método é aplicado quando se á um grande número/variedades de documentos, ele se divide em 2 partes, são elas:

MÉTODO CRONOLÓGICO:

Consiste em organizar em ordem numerada e com datas

MÉTODO NUMÉRICO:

Consiste em organizar através do número de entrada de um correspondente assunto(um exemplo desse método é o IPVA, “veículos com a placa final XX devem…’’)

MÉTODO ALFANUMÉRICO: Utiliza os métodos alfabético simples e numérico simples, resultando em simplicidade, exatidão e rapidez no arquivamento. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto previamente planejada e numerada na ordem crescente. As notações são fechadas para evitar que as divisões sejam alteradas. A visibilidade desse arquivo é excelente e facilita o acesso a documentação.

Vertical: Nesse sistema, tem-se simplesmente os documentos arquivados na posição vertical em gavetas.

Rotativo: Comum quando requer consultas constantes e rápidas. Nele os documentos são colocados de forma que possam girar em torno de um eixo. Algumas de suas características são o fácil manuseio e a visibilidade ampla.

A restauração visa a reversão dos dados, por quais sejam os motivos ao longo do tempo.

Descarte de documentos:

O descarte é uma etapa final é muito importante, só deve ser feito se autorizado, seu processo decorre nesses processos: Listagem dos documentos a serem descartados; Edital de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos que tem que por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.

  Alguma das orientações para a eficiente conservação dos documentos são:

  Em uma empresa, o arquivo é toda sua memória, fonte de pesquisa e informações, que são utilizadas frequentemente no dia-a-dia de trabalho. Por isso a grande importância do arquivamento adequado dos documentos, facilitar o acesso e preservação dos mesmos.

A tabela de temporalidade é elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos.

A TEORIA DAS TRÊS IDADES 

É usado para classificar os estágios pelos quais passam os documentos. Os arquivos podem ser:

Arquivos correntes ou primeira idade;

Arquivos intermediários ou segunda idade;

Arquivo permanente, terceira idade ou histórico.

Quanto à extensão de sua atuação e local onde estão, os arquivos se dividem em Setorial e Central.