Información estructurada que describe, explica, localiza, facilita la labor de recuperar, utilizar una fuente de información. Mecaniza la información y la hace comprensible para describen recursos electrónicos.

Facilita el descubrimiento de información relevante. Además de la búsqueda de recursos, ayuda a organizar los documentos electrónicos, facilitar la interoperabilidad.

La información digital enfrenta el reto de la obsolescencia y la preservación lo que hace que los metadatos sean esenciales para su conservación.

Desde los años 90, se han desarrollado diversos esquemas de metadatos, como el proyecto Cedars en el Reino Unido, enfocado en la preservación digital. Además; el Grupo de Trabajo de OCLC y el Research Libraries Group crearon un diccionario para la presentación de metadatos. La Library of Congress utiliza el esquema PREMIS en XML, que define cinco tipos de entidades para su gestión.

Conjunto de elementos que se diseña para un propósito específico, como describir expedientes, unidades documentales compuestas o simples, y firmas electrónicas. Estos elementos especifican los nombres y significados de los datos que contienen, lo que se conoce como modelo de datos o listado de datos.

1. Cabecera METS.

2. Metadatos descriptivos:

3. Metadatos administrativos

4. Sección de archivo

5.  Mapa estructural

6. Enlaces estructurales

7. Comportamiento

Entre sus nuevos atributos se encuentra una responsabilidad universal. cada país emplea una listas de códigos y terminología recomendada por el acuerdo con EAD.

Muchas de estas herramientas están generadas en XML o SGML Document Type Definitions (DTD); herramientas para la extracción automática de metadatos directamente del documento digital y, herramientas de conversión que traducen un formato de metadatos a otro.

¿Qué son los metadatos? Los datos sobre datos (2019)Oficina de Seguridad del Internauta.

Principio 2: Unos buenos metadatos deben soportar la interoperabilidad.

Principio 3: Unos buenos metadatos deben usar controles de autoridad y control de vocabulario para describir los documentos y los objetos relacionados.

Principio 4: Unos buenos metadatos deben incluir una clara regulación de las condiciones y términos de uso del documento digital.

Principio 5: Unos buenos metadatos deben soportar la preservación y conservación de los documentos a largo plazo.

Carlos Andrés Pino, (2016),Metadatos en la Gestión de Documentos.

Estos conjuntos de metadatos se pueden aplicar a los documentos, a todos los procedimientos, políticas y regulaciones donde participan, a cualquier sistema que los gestione y a cualquier organización que sea responsable de esta gestión.

la gestión de documentos siempre ha tenido en cuenta la gestión de los metadatos. El entorno digital precisa unos mecanismos distintos para la identificación, incorporación al sistema, asignación y uso de estos metadatos.

OpenKM,(2016) Gestión de metadatos.

Una de las contribuciones importantes de este proyecto de la Universidad British Columbia ha sido el establecimiento de una teoría sobre las actividades y las entidades incluidas en la génesis y conservación de los documentos y el modelo que ilustra las relaciones entre entidades y actividades que tienen lugar en la gestión de los fondos archivísticos.

Imagen recuperada de: prezi. (jose luis yaso) https://prezi.com/p/elwz9t4pyeeh/metadatos-para-la-gestion-de-documentos/

El ámbito donde se van a implementar metadatos.

Es necesario especificar los niveles de agrupación que se siguen, a nivel de entidad agente o entidad documento.

Identificar las entidades y las agrupaciones, es decir, qué elementos identificarán de manera única los documentos y la fuente de dónde se tomarán.

Establecer vínculos entre las entidades y las agrupaciones que estén relacionadas.

Decidir como se van administrar las funcionalidades, como por ejemplo sobre acceso, uso, eliminación, etc.

Documentar todas las acciones hechas sobre los documentos.

Los esquemas de metadatos para la gestión de documentos definen como los documentos se estructuran y presentan, de ahí su importancia de ser gestionados de manera precisa.

Imagen recuperada de prezi.com: https://prezi.com/p/nd6rbjfnv1ta/iso-23081-metadatos-para-la-gestion-de-documentos/

formato de estos datos. Las normas de descripción nos ayudan a ello. Pero la implantación y desarrollo de sistemas de información en las instituciones como medio para difundir materiales digitales se confunde muchas veces con los procesos de conservación de los documentos y se resuelve de manera puntual y no integrada.

A lo largo del texto se han presentado diferentes modelos y esquemas de metadatos con la intención de dar ejemplos. Estos metadatos, todos atienden el documento con su complejidad, otros además añaden la entidad, el agente…Su funcionalidad empieza en el momento de su creación y a lo largo del ciclo de vida, con especial sentido para la conservación de los documentos y para garantizar la evidencia.

Hay esquemas que están pensados para ser reproducidos tantas veces como sea necesario pero sin alterar su esquema. Pero contamos con estándares o modelos que proponen que cada organización deba adaptar su esquema partiendo del modelo. Por ello puede ser muy interesante la contribución que Wendy Duff ha dado a la investigación.

Imagen recuperada de iasa: https://www.iasa-web.org/book/export/html/3490