Structures de gouvernance: éviter de créer des commissions supplémentaires, privilégier un système de Bureau de la GS, seule structure d’instruction et de validation, qui s’élargit régulièrement aux opérateurs.

• "Ne pas rajouter des commissions pour résoudre les problèmes"

• “Aller plutôt vers l’idée que le Bureau de la GS s’élargit régulièrement aux opérateurs - avec des représentants des opérateurs qui soient suffisamment proches de la direction pour être capables d’instruire la décision à l’échelle de l’opérateur”

• “Le conseil est le lieu de décision. Le lieu d’instruction et de validation se fait au bureau GS”

Certains suggérant que les GS développent leur propre identité de communication, de manière encadrée par une charte notamment “délégation de communication avec reposant sur une politique et charte” et "rédaction d'une charte de communication (principe de réciprocité, en gardant l'aspect fédérateur et cumulatif de UPSaclay)" ; “Améliorer la communication et les rôles de chacun (éviter la « concurrence », se mettre d’accord sur les principes généraux (à quel moment on cite les partenaires par exemple)”

Autonomie / international : autoriser les GS à communiquer sur leur thématique à l’international au nom de l'UPSaclay

• "GS : compétente pour communiquer sur sa thématique (et seulement sur celle-ci) au nom de l'UPSay à l'international"

Visibilité / international : clarifier ce qu'est une Graduate School pour les publics internationaux. Veuillez indiquer en commentaires les principaux messages à communiquer.

• “Bien expliquer ce qu'est une graduate school pour l'international"

Visibilité / locale et nationale : assurer la présence des GS lors des journées portes ouvertes sur tous les sites

• "Présence des GS lors des JPO et JPE sur l'ensemble des sites"

Kit de communication externe : développer un kit de présentation pour faciliter la communication externe

• "Besoin d'avoir un kit de présentation pour faciliter la communication à l'extérieur"

Implication du personnel de recherche : impliquer les directeurs de laboratoire comme relais clés, y compris dans le conseil de la GS.

• "Les directions de laboratoire sont les relais les plus pertinents. Quand une direction de labo est impliquée dans le conseil de la GS, tout fonctionne mieux"

Implication des étudiants : utiliser les responsables de formation/mention comme relais pour les étudiants de Master, et assurer un accès direct des listes d’étudiants par les GS.

• "pour les Masters, les responsables de formation/mention sont les bons relais"

Implication des étudiants : organiser des événements de rencontre intra-GS, offrir des goodies.

• "trouver un moment de rencontre intra GS (événements, goodies)"

Implication des services administratifs : renforcer les relations avec les services administratifs. Vous pouvez nous indiquer en commentaire des initiatives concrètes qui pourraient y contribuer.

• "La relation avec les scolarités est en train de s'améliorer, après avoir été un angle mort au départ"

Communication par email : mieux cibler les communications par email et clarifier le public cible. Vous pouvez nous indiquer en commentaires quelques principes concrets de cible à appliquer.

• "bien indiquer les destinataires dans les emails et à qui l'information est destinée"

Éligibilité aux AAP : clarifier l'éligibilité aux appels à projets, y compris pour les chercheurs non électeurs de la GS en question

• "clarifier le fait que même si on est électeur d'une seule GS, on est éligible à tous les AaP de toutes les GS"

Mutualisation des ressources : mutualiser les ressources entre GS pour la communication. Vous pouvez nous indiquer en commentaires quelques propositions concrètes (types de ressources, humaines ou financières, et pour quels objectifs).

• "Idée d’une mutualisation de moyens (GS) pour établir une information interne/externe sur les 3 grands domaines pour renforcer la visibilité"

RH communication : recentrer certaines ressources professionnelles en communication pour les publics externes.

• "l'absence de moyens humains en appui à la communication externe est un vrai problème. La communication est un métier en soi"

Rôle du coordinateur : assurer l'opérationnalisation des activités (finances RH) des GS de manière cohérente pour chacune des GS. Vous pouvez indiquer en commentaires des suggestions de manières d’assurer la responsabilité des GS en la matière.

• "choix du mode opératoire en délégation de moyens et de mode de gestion (finance, rh) -> décision au choix de chaque coordinateur"

Droits du coordinateur et opérateurs : établir le principe que les GS ne peuvent pas prendre des décisions qui engagent les ressources des coordinateurs et opérateurs sans accord préalable.

• “Les opérateurs restent décisionnaires sur l’engagement de leurs moyens dans la GS.”

Droits du coordinateur : la voix du coordinateur compte autant que celle des opérateurs. 

• “Le coordinateur n’a pas une voix différente d’un opérateur”

Devoirs du coordinateur : assurer que le coordinateur maintienne sa neutralité.

• "Le coordinateur oublie la casquette de son établissement porteur. Coordinateur : comme un commissaire européen, oublie sa nationalité"

• “Anime le travail pour le collectif et pas (seulement) pour son « établissement”

Devoirs des opérateurs : assurer l'accès aux installations des opérateurs pour les événements des GS, avec un principe de gratuité (hors coût du personnel).

• "avoir accès aux locaux des établissements opérateurs des GS pour des événements organisés par la GS. Avec un principe de gratuité (hors coût du personnels)"

Implication des opérateurs dans la GS : créer des bilans consolidés des ressources apportées par chaque opérateur, à fournir aux opérateurs

• "Bilan consolidé à faire pour chaque GS des moyens apportés par chaque opérateur -> à fournir aux opérateurs"

Caractériser la notion de subsidiarité à l’échelle des GS et leurs domaines de compétence : reconnaître la compétence et l’indépendance des GS dans des domaines où les opérateurs sont également compétents (sujets recherche, formation, international, partenariats, valorisation) mais à des échelles différentes. Vous pouvez réagir en commentaires sur la traduction concrète de ces différentes échelles GS/ opérateur sur ces sujets.

• "Subsidiarité : accepter la GS comme compétente sur des sujets Recherche, formation, international, partenariats, valor... Pour lesquels une composante, une école l'est aussi MAIS pas au même périmètre"

• "protéger l'indépendance des GS dans leurs actions de recherche (tout en veillant à la bonne coordination des opérations)"

Compétence des GS en matière de prospection scientifique : positionner les GS comme centres de détection des sujets de recherche et d’innovation émergents ainsi que l’évolution des formations et besoins métier. Vous pouvez réagir en commentaire sur les éléments clés de la relation GS-opérateurs pour assurer la bonne réalisation de cet objectif. "Pertinence de la GS comme lieu de détection, repérage de sujets émergents"

Compétence des GS en matière de coordination de réponse aux AAPs et demandes de financement : coordonner les demandes de financement (CPER, SESAME, équipements), lorsque plusieurs opérateurs sont impliqués et que cela est pertinent.  Vous pouvez réagir en commentaire pour proposer des manières de coordonner ces réponses aux demandes de financement qui vous sembleraient adaptées.

• "Importance que les GS communiquent entre elles lorsqu'elles sont sur des périmètres proches"

• “Exemple de la commission des opérateurs côté sciences de la vie qui a permis une meilleure coordination des demandes de financement d’équipement. Autre moment important : phase de préparation d’un CPER / SESAME.”

Relation avec les laboratoires : une relation fonctionnelle/ thématique entre les laboratoires et les GS plutôt que hiérarchique.

• "préciser et clarifier le lien de relation 'fonctionnelle' ou 'thématique' des laboratoires GS : pas un lien de rattachement mais de contribution thématique"

Actions des GS particulièrement efficaces : continuer à soutenir les actions particulièrement fédératrices, dont notamment les AAP recherche, les journées scientifiques, le soutien aux étudiants de Master et la prolongation de thèses

• "L'aspect 'appel à projets de recherche' + l'organisation des journées scientifiques + soutien aux étudiants de Master + prolongation de thèses : autant d'éléments fédérateurs"

Coordination avec les opérateurs : inclure les directeurs de GS dans le comité exécutif du coordinateur (invité pour certains points à l’ordre du jour ou invité permanent).

• "le bureau du coordinateur inclut le directeur/directrice de la GS"

Coordination avec les opérateurs : organiser des réunions annuelles avec tous les doyens et directeurs des opérateurs pour examiner les ressources attribuées aux GS.

• "Une réunion de tous les opérateurs peut se mettre en place pour des questions de vision d'ensemble des moyens et des priorités, une par an"

• “Intérêt d’une commission des opérateurs pour arbitrer les moyens car bon niveau de décision (cad avec les doyens/directeurs)”

Coordination avec les opérateurs  : élargir régulièrement les réunions du bureau des GS pour inclure des représentants des opérateurs 

• "Un bureau de la GS élargi aux opérateurs régulièrement, avec des représentants des opérateurs proches de la direction"

Représentants des opérateurs : s'assurer que les représentants des opérateurs aient une capacité de décision (connexion aux instances de pilotage de son opérateur) et s’assurer qu’ils proviennent de la discipline en question (ex. directeurs de composantes ou de département selon les cas, y compris pour les UMA).

• "Des représentants capables de faire le lien avec le bureau des opérateurs et leurs conseils et qui sait instruire ou faire instruire l'avis de l'opérateur"

• Représentant de l'opérateur au bon niveau du périmètre de la GS : donc pas le niveau UMA mais composantes, parfois pas le niveau composante mais le niveau département" 

Sélection du directeur : Proposition du directeur de la GS par l'opérateur, après consultation avec les opérateurs, et demande de l’avis au conseil de GS. Besoin de clarification de la procédure en cas de non-proposition par le coordinateur. Vous pouvez nous indiquer en commentaire des options concrètes de solution en cas de non-proposition. 

• "Rappel : Construction de l'équipe de direction : le directeur de la GS est proposé par l'opérateur"

• "Le coordinateur doit proposer : si il ne propose pas, il ne se passe rien, donc avoir une solution dans ce cas"

• "Le coordinateur propose une direction de la GS, après concertation avec les opérateurs"

Composition de l’équipe de direction : veiller à la représentation des principaux opérateurs dans l'équipe de direction. 

• "équipe de direction composée et proposée par le directeur de la GS (en fonction des expertises requises et en veillant à la représentation des opérateurs principaux)"

Relation avec le CAC : assurer la présence d’élus du Conseil Académique (CAC) au sein des GS

• "Confirmer la pertinence de la présence élus du CAC dans les conseils du GS"

Relation avec le CAC : formaliser des points avec le CAC tous les deux ans

• “Points d'information réguliers des GS au CAC (peut-être une fois tous les deux ans)"

Relation avec le CODIR(e): Ne pas formaliser de point régulier avec le CODIR(e)

• "Le fait que les GS aient un lien avec le CODIR n'est pas perçu comme une nécessité sauf problème très ponctuel"

Relation avec le CODIREV, CODIFO et CODIRIN: formaliser des points réguliers avec le CODIREV, CODIFO et CODIRIN sur les enjeux de prospective scientifique et autres enjeux pertinents

• "Sur les enjeux de prospective scientifique, il peut exister un lien potentiel avec le CODIREV plutôt que le CODIRE"