Etre discrète, polyvalente, réactive, rigoureuse, sociable, être un soutien, proactive, organisée, bienveillante, politesse, avoir une tenus correcte (image), fermeté, ponctualité (horaires et délais)

Etre force de propositions et disponible

Doplomatie

SAVOIR-FAIRE :

Accueil téléphonique

Accueil physique

Tenue de l'agenda

Prise de notes

Etablir des comptes rendus

Gestion des fournitures de bureau

Maîtrise des outils bureautiques

Savoir rédiger avec respect de la charte graphique

Savoir rendre compte

Qualifier le poste d'assistante. Quelles sont ses missions ? Fiche de poste ?

Problématique(s) :

Se situer par rapport aux missions de l'assistante. Ou se situe le curseur ? Est-ce que j'en fais trop ou pas assez ? Fiche de poste ?

Question(s) : NC

SE SITUER SUR SON POSTE ET SA CONTRIBUTION :

Bonne contribution globale. Prévoir, organiser et assurer l'interface.

Les missions non réalisées sont déléguées à d'autres services au sein de l'organisation

12 plutôt vrai

Prête à découvrir et à apprendre toutes les facettes et astuces du métier d'assistante

Problématique(s) :

Pas encore assez de recul sur le métier.

Question(s) :

Comment cerner le rôle de l'assistante, fiche de poste ?

SE SITUER SUR SON POSTE ET SA CONTRIBUTION :

Encore en cours d'acquisition du métier suite à remplacement depuis septembre 2023. A besoin de s'imprégner du métier. Peut être épaulée par des collègues.

Formation envisagée :

Gestion du temps et des priorités

Formation sur la prise de notes

Mutualisation des expériences avec Isabelle

12 plutôt vrai

Découvrir de nouvelles ou modes opératoires

Problématique(s) :

Mieux cerner les contours du poste d'assistante du chef d'établissement

Question(s) :

Quelles sont les 3 missions clé selon Cegos

SE SITUER SUR SON POSTE ET SA CONTRIBUTION :

Bonne contribution globale. Prévoir, organiser et assurer l'interface.

Les missions non réalisées sont déléguées à d'autres services au sein de l'organisation

17 plutôt vrai avec nuances

Non concernée par les achats de type technique ni par les marchés.

S'organiser pour réussir à réaliser les tâches dans les délais impartis.

Anticiper et Prioriser

Outils :

Todolist

Agenda Outlook avec rdv

Post-it

Utilisation d'indicateur (drapeau)

Comptes rendus :

Utilisation d'une trame existante en amont de la réunion

COURRIER :

Objet

Destinataire personnel et identifié

Formule d'appel (Mme, M.)

Développement du sujet dans le corps de la lettre

Discours direct

Formule de politesse

Signature manuscrite

1 page ou 2 maximum

Les mots sont précis, bien choisis

NOTE :

EX : Note de service

Référence et numérotation du document

Objet

Pas de formule de politesse

Très succinct

Signature du responsable

Copie interne / Copie externe = destinataires multiples

Diffusion générale

Ton plus impératif que dans un courrier

MAIL :

Reçu dans la messagerie

Pas de charte graphique

Adapté à l'interlocuteur

Objet

Les abréviations peuvent être utilisées

Discours moins formel, plus fluide

Peut être succinct ou développé selon le sujet

On peut y mettre des PJ, liens

On peut demander un accusé de lecture

Destinataire : personnel ou multiple (diffusion générale)

Logo dans la signature + contact

Très rapide, instantané