Le brainstorming est la base cruciale pour les premières phases créatives du processus de planification. De nombreux chefs de projet conduisent ce type de session mais elles peuvent aussi être mises en place durant d’autres moments de la réalisation du projet pour résoudre des problèmes ou aussi faire des tests. Pour que cela soit efficace, vous avez besoin de définir l’objectif de la session, de manager l’activité en elle-même puis d’implémenter les actions qui y auront été décidées. Lors de ces sessions, vous pouvez utiliser une palette de techniques pour extraire les idées de votre équipe comme le jeu de rôles, les votes ou autres …

Ce sont de précieux outils dans l’amélioration de processus et l’analyse des causes racines. Si vous avez un problème lors du déroulement du projet, les fishbones diagrams peuvent vous permettre d’identifier la cause et vous aider aussi à voir quels changements pourraient la prévenir dans le futur. Ce diagramme représente une épine dorsale de gauche à droite qui se termine par le résultat final ou problème. Sur cette épine dorsale se positionnent tous les facteurs contribuant au résultat final. Ils sont représentés par les arêtes qui se connectent sur cette épine. A son niveau basique, le fishbone diagram est un outil efficace de modélisation et de planification.

Ils peuvent être efficacement utilisés pour préparer le budget, l’échéancier, présenter un plan de projet, et sont suffisamment faciles à lire pour les sessions avec les parties prenantes. Dans le bon vieux temps, ces derniers étaient réalisés à la main mais cela pouvaient les rendre illisibles. Heureusement, le XXIème siècle est arrivé et il est maintenant facile de réaliser les diagrammes de Gantt sur PC, smartphones ou encore tablettes.

Sans doute, la première catégorie représentée dans les outils ciblés de pilotage de projet.Nombreuses sont les entreprises à travailler en mode projet. Ce type de travail implique une organisation sans failles, basée sur :

– des deadlines,

– le respect des timings

– et l’articulation entre les activités, entre les tâches.

Il existe donc des outils se concentrant spécifiquement sur la gestion des ressources humaines (RH) dans le projet.

Dans ce cas, l’outil va permettre :

– l’affectation des différents collaborateurs aux projets et autres activités,

– le suivi de feuilles de temps,

– la détection des performances

– ou pourquoi pas, la visualisation d’un plan de charge, (mise en forme d’un résumé des temps passés et planifiés (par collaborateurs, par projets ou par tâches).

On y trouve des logiciels qui placent les tâches au centre de l’attention ; l’opérationnel et la traçabilité sont alors essentiels.

Ces outils, comme Trello par exemple, ne se concentrent pas sur la durée en elle-même des tâches, mais sur leur réalisation, sur leur niveau d’avancement éventuellement. Ainsi, on va établir toutes les tâches qu’on a à faire pour réaliser un projet ; on va leur attribuer des niveaux d’urgence et d’importance ; et on va les réaliser au fur et à mesure, en les classant sous la forme “A faire”, “En cours” et “Faites”. On peut aussi constituer de simple todo lists, comme avec TodoList, et définir des tâches que l’on ira cocher au fur et à mesure de notre progression. 

On peut également mettre en place des logiciels de gestion du temps, comme RescueTime ou HoursTimeTracking, qui se concentrent très logiquement… sur le temps passé sur telle ou telle tâche.

Le but est de gérer son temps de la façon la plus optimale possible ; en se basant sur les temps de travail actuels pour prédire les futurs. On y cherche notamment à anticiper les pertes de temps.

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Autre pan de la gestion de projet : la centralisation des données, le partage de l’information.

Les logiciels de stockage dans le cloud vont permettre cette approche plus collaborative ; et mettre à disposition des équipes l’ensemble des éléments, le plus souvent à jour, de la société ou du projet.

En mettant tous les fichiers dans un même endroit, facile d’accès pour tous, on va éviter les pertes de temps et les envois de mails à répétition. Des outils comme Dropbox ou Google Drive seront ainsi très pratiques pour partager des données et travailler en collaboration.

Dans la même idée, des outils comme Slack, Discord ou Stride permettront une communication facilitée entre les différents membres d’une équipe.

Ces applications de “chat avancé” offrent notamment la possibilité de :

– créer plusieurs channels de discussions ;

– définir des membres particuliers à chaque channel ;

– montrer si l’on est indisponible ou non,

– transmettre des messages privés et des pièces jointes.

Les différents membres ont des préoccupations différentes : 

Le Maitre d’Ouvrage doit se demander comment ce projet servira

Le chef de projet est là pour que ca avance

Equipe projet est présente pour que le projet marche

Le comité de pilotage doit calculer combien ça rapportera