Principales documentos en la compra-venta. by Victoria Marqués De Oliveira

Pedido:

vmd0004 — 2025-02-28 17:09:26 UTC

Una vez aceptado el presupuesto, o si este no ha sido requerido, se realiza el pedido. En este documento, el cliente especifica los productos que quiere adquirir, a la espera de la confirmación del vendedor. Dicha aceptación puede darse por escrito o de manera implícita, en el caso de que el vendedor entregue la mercancía directamente al comprador.

En la hoja de pedido debemos incluir:

Nombre y dirección del comprador.
Número de la orden de compra.
Lugar y fecha en la que se emite el pedido.
Nombre y dirección del proveedor o vendedor.
Términos de entrega y condiciones de pago.
Descripción y cantidad de los productos solicitados.
Precio individual de cada producto.
Costo de envío y entrega.
Precio total del pedido.
Firma y/o sello de la empresa.

Factura:

vmd0004 — 2025-02-28 17:14:07 UTC

Documento que contiene toda la información relacionada con la compra-venta, certificando que toda la operación se ha realizado de forma legal y aplicando los impuestos que le corresponden.

Todas las empresas están en la obligación de emitir facturas, ya que están obligadas a presentar todas las facturas de su actividad ante la agencia tributaria. Esto hace que la propia administración sea capaz de verificar la legalidad de las transacciones llevadas a cabo por la empresa y garantizar que los impuestos pagados, son los adecuados.

Datos obligatorios de incluir en la factura:

Número de factura.
Fecha de emisión.
Información fiscal del vendedor y comprador.
Número de identificación fiscal de la empresa.
Descripción detallada de los productos, precio por unidad y posibles descuentos.
El porcentaje del impuesto a aplicar.
Fecha de la compra o el pago, si es diferente a la fecha de emisión.

Albarán:

vmd0004 — 2025-02-28 17:36:41 UTC

Documento que se entrega junto con la mercancía, con el fin de que el comprador compruebe que ha recibido todo correctamente y lo firme. Este documento actúa como comprobante o justificante de que la entrega de los productos solicitados ha sido la adecuada.

El albarán se compone de los siguientes elementos:

Número del albarán.
Lugar y fecha en los que se emite el albarán.
Datos fiscales del vendedor y del comprador.
Descripción de la mercancía y número de unidades de cada producto.
Lugar y fecha de entrega.
Precio pagado según la factura.
Firma del que recibe la mercancía o sello de la empresa.

Presupuesto:

vmd0004 — 2025-02-28 18:01:34 UTC

Se trata de una propuesta por parte de la empresa, donde viene especificado el precio de los bienes o servicios que el cliente desea adquirir. Además, también vienen determinados detalles sobre plazos y características del producto o servicio.

En el caso de que el comprador acepte y firme el presupuesto, se formaliza el acuerdo y se comienza la compraventa, ya sea firmando un contrato o con la aceptación de un documento de presupuesto.

Este documento debe constar de los siguientes elementos:

Fecha de emisión del presupuesto.
Datos de la empresa.
Datos del usuario que ha solicitado el presupuesto.
Descripción detallada de los productos.
Precio (tener presente el IVA)
Posibles descuentos.
Condiciones y formas de pago.
Plazo máximo para aceptar el presupuesto.
Firma y sello de la empresa.